Antes de empezar
Consideramos que la herramienta de gestión del expediente de RR. HH. de los empleados debe ser clave frente a la herramienta de nómina. La frecuencia de actualización y de uso de datos y las funcionalidades de incorporación, de gestión de alertas y de campañas de actualización de los datos de los empleados justifican este posicionamiento.
En cada período de nómina, el administrador de RR. HH. debe asegurarse de transmitir a su gestor de nómina los datos de RR. HH. de los empleados actualizados y útiles para la producción de las nóminas.
Esta ficha de ayuda es para los asesores y administradores de RR. HH. que desean automatizar la creación o la edición de fichas de empleados en SagePaie i7 a partir de una exportación de datos desde la aplicación de Poplee Core HR.
El objetivo de este documento es acompañarte en la configuración de tu entorno de Lucca y de la herramienta SagePaie para que no tengas que introducir los datos en los dos sistemas.
Requisitos previos
Para garantizar la coherencia de la gestión de los datos de los empleados entre las aplicaciones Lucca y tu gestión de la nómina en SagePaie, te aconsejamos seguir este principio:
1 establecimiento de Lucca debe corresponderse con un establecimiento de nómina (CIF) en SagePaie.
En caso contrario, contacta con el servicio de soporte de Lucca (https://support.lucca.fr/hc/fr/requests/new) para analizar el impacto y considerar una reorganización de los establecimientos en Lucca.
La gestión de números de empleado
El número de empleado es el identificador único que permite identificar a los empleados en el sistema de nóminas. Para facilitar las exportaciones de datos de empleados, las ausencias y las variables de nómina hacia tu sistema de nóminas, debes almacenar en Lucca el número del empleado desde su creación en Poplee Core HR.
Para los empleados existentes, el módulo de importación de los usuarios de Lucca permite guardar los números de empleado de la nómina en el expediente de RR. HH. de cada empleado.
En cuanto a los futuros empleados, hay una funcionalidad de Poplee Core HR que permite automatizar la generación de un número al crear un nuevo empleado en Lucca siguiendo el formato de números de empleado que espera tu programa de gestión laboral.
Es muy sencillo activar esta funcionalidad: en la configuración de los valores predeterminados del expediente de RR. HH., debes configurar el formato de número de empleado deseado y relacionarlo con los establecimientos. Para más información, consulta la ficha de ayuda específica.
Identificación y configuración de los datos que hay que exportar
Lista de datos de la ficha de empleado Sage - ficha de empleado de Lucca:
En el cuadro anterior se clasifica cada dato por formato y características para crear o relacionar el dato con su formato correspondiente en Poplee Core HR.
| Dato Sage | Formato Sage | Ejemplo de dato | Dato de Lucca |
| Número de empleado | 10 caracteres máx. | 00001 | employeeNumber |
| Tratamiento | * cuadro | Señora | civilTitle |
| Apellidos | 30 caracteres máx. | Alibert | lastName |
| Nombre | 20 caracteres máx. | Chloé | firstName |
| Apellido de soltera | 30 caracteres máx. | Bouvet | ED tipo de texto que hay que crear |
| Situación familiar | * cuadro | Casado/a | ED tipo de lista que hay que crear |
| Fecha de nacimiento | 10 caracteres máx. | 19/02/1975 | birthDate |
| Lugar de nacimiento | 26 caracteres máx. | París | ED tipo de texto que hay que crear |
| Provincia de nacimiento | 2 caracteres | 75 | ED tipo de texto o lista que hay que crear |
| Código del país de nacimiento | 2 caracteres | ES | ED tipo de texto o lista que hay que crear |
| Nacionalidad (código) | 3 caracteres | ESP | nationality |
| Número de la Seguridad Social | 13 caracteres (sin la clave) | 2750275119047 | insuranceNumber |
| Permiso de residencia - Núm. | 10 caracteres máx. | 1234567890 | ED tipo de texto que hay que crear |
| Permiso de residencia - Fecha de vencimiento | 10 caracteres máx. | 12/10/2027 | ED tipo de dato que hay que crear |
| Permiso de residencia - Expedido por | 20 caracteres máx. | Pref. Evry | ED tipo de texto que hay que crear |
| Dirección | 32 caracteres máx. | 13, rue Martin Bernard | address |
| Dirección adicional | 32 caracteres máx. | Edif. A | ED tipo de texto que hay que crear |
| Código postal | 5 caracteres | 75013 | ED tipo de texto que hay que crear |
| Municipio | 26 caracteres máx. | París | ED tipo de texto que hay que crear |
| Código de país | 2 caracteres | ES | ED tipo de texto o lista que hay que crear |
| Nombre del banco | 30 caracteres máx. | Crédit agricole | bankName |
| Código BIC | 11 caracteres máx. | BOUSFRPPXXX | bic |
| Código IBAN | 34 caracteres | FR7640618802... | iban |
| Forma de pago | * cuadro | Transferencia | ED tipo de lista que hay que crear |
| Naturaleza del contrato | * cuadro | Contrato indefinido | ED tipo de lista que hay que crear |
| Fecha de inicio del contrato | 10 caracteres máx. | 01/09/2014 | dtContractStart |
| Fin de finalización del período de prueba | 10 caracteres máx. | 30/11/2014 | ED tipo de dato que hay que crear |
| Fecha de finalización del contrato | 10 caracteres máx. | 31/12/2020 | dtContractEnd |
| Ref./número de contrato | 20 caracteres máx. | CA-2014/53 | ED tipo de texto que hay que crear |
| Antigüedad | 10 caracteres máx. | 01/03/2014 | seniorityDate |
| Tipo de entrada de establecimiento | * cuadro | Contratación | ED tipo de lista que hay que crear |
| Establecimiento del empleado | 5 caracteres máx. | Lucca Nantes | legalEntity |
| Código del convenio colectivo | * cuadro | Syntec | ED tipo de lista que hay que crear |
| Departamento del empleado | * cuadro | Comercial | department |
| Cualificación | 15 caracteres máx. | Ingeniero de ventas | jobTitle |
| Nivel | 4 caracteres máx. | 2.2 | ED tipo de texto que hay que crear |
| Coeficiente | 10 caracteres máx. | 280 | ED tipo de texto que hay que crear |
| Horario de base | 12 caracteres máx. | 151,67 | ED tipo de texto que hay que crear |
| Modalidad de jornada laboral | * cuadro | Tiempo completo | ED tipo de lista que hay que crear |
* Algunos datos, como por ejemplo «Situación familiar», hacen referencia a un cuadro de valores predefinidos. En Poplee Core HR estos datos deberán estar configurados con el formato «lista de valores» y tomar los valores referenciados por Sage (la lista de cuadros predefinidos se encuentra anexada a este documento).
Este cuadro no es exhaustivo, clasifica los datos estándar comunes a todos los expedientes de nómina. Puedes ampliar este cuadro mediante la creación en Poplee Core HR de datos personalizados del mismo modo que con las zonas libres adjuntas a la ficha de empleado en Sage.
Te aconsejamos crear en Poplee Core HR una sección específica para agrupar todos los datos que hay que exportar y así facilitar la configuración del formato de la exportación.
Configuración de una exportación de datos de RR. HH. en formato SagePaie (xlsx)
En el menú «Exportación» del módulo «Empleados» (Empleados > Exportación)
I. Haz clic en «Nueva configuración» y selecciona el formato de salida «Formato CSV genérico».
II. Introduce la configuración general de tu formato de exportación:
1. Nombra la configuración de exportación.
2. Vincula el establecimiento correspondiente a tu establecimiento en SagePaie
En caso de que tu instancia Lucca albergue varios establecimientos que deseas exportar, se recomienda crear una configuración de exportación por establecimiento.
3. Determina la población implicada en la exportación gracias al criterio de categoría socioprofesional
4. Nombra el archivo de exportación que será generado. No añadas espacios en el nombre del archivo.
Nota: indica la extensión «.xlsx» al final del nombre del archivo. Sin ella, el módulo de importación de Sage no podrá reconocer el archivo que hay que importar.
5. Selecciona el formato de fecha deseado: dd/MM/yyyy o dd/MM/yy
III. Selecciona los datos que se vayan a exportar de entre el catálogo de datos de tu expediente de RR. HH.
Haz clic en el botón Añadir un dato. Una lista desplegable te permitirá seleccionar, de manera general, una sección con todos los datos que la componen, o de forma unitaria, un dato del expediente de RR. HH.
La primera columna debe coincidir obligatoriamente con el dato Número de empleado.
Con este símbolo podrás personalizar la distribución de los datos seleccionados arrastrando y soltando.
El orden de los datos definirá el orden de las columnas que se generarán en el archivo de exportación. El formato de importación creado en Sage deberá seguir este orden de columnas exacto.
IV. Accede a los cuadros de correspondencia y al formato avanzado
En caso de que las listas de valores de datos del tipo lista guardados en Poplee Core HR no coincidan con los valores esperados por Sage, haz clic en el dato que haya que formatear:
1. La pestaña Cuadro de correspondencia permite visualizar los valores de los datos destacados para los empleados del perímetro de tu exportación.
En caso de que no se haya introducido ninguna correspondencia, puedes configurar la acción que se llevará a cabo en el momento de la exportación:
En caso de faltar la configuración de correspondencia, de forma predeterminada, es el valor del dato tal y como se almacena en tu base de datos de Lucca el que se generará en el archivo de exportación.
- Bloquear la exportación: cada incidencia del dato debe coincidir con un valor de correspondencia. Si falta una correspondencia en uno de los datos que hay que exportar, el proceso se verá interrumpido por una alerta que te pedirá que la completes.
- Utilizar un valor predeterminado: permite asignar un valor que será asignado de forma predeterminada a todas las incidencias de la lista de valores no vinculados a una correspondencia para el dato configurado.
Nota: no se puede especificar una modalidad de correspondencia para los datos del tipo «fecha». El valor utilizado en el archivo de exportación es obligatoriamente el valor de Lucca. No obstante, se puede personalizar el formato (longitud, orientación y carácter de cumplimentación).
2. La pestaña Formato & Opciones avanzadas
Si lo necesitas, puedes personalizar el formato del valor exportado en el archivo de exportación generado.
La longitud (1) del valor del dato que se generará en el archivo, su orientación (2) y los caracteres de cumplimentación (3) se pueden configurar.
Si el valor exportado en el archivo supera el tamaño definido en el formato de importación de Sage, solo se tratará el dato importado hasta alcanzar el tamaño definido en Sage, el resto será desechado.
La opción avanzada Código de exportación (4) permite personalizar el nombre de la cabecera de la columna generada en la primera línea del archivo. De forma predeterminada, esta cabecera se rellena con el código asignado por Lucca para cada dato tal y como esté almacenado en la base de datos.
Configuración de un formato de importación CSV en SagePaie
Para importar el archivo Excel obtenido a partir de la configuración de exportación de Poplee Core HR, es necesario crear un formato de importación GA en SagePaie.
En el menú GA/Formato de importación, selecciona el elemento Formato de importación.
1. Añadir un formato de importación mediante el icono «+»
2. Selecciona el elemento Ficha de empleado en la ventana «Archivo raíz/Documento» y haz clic en Aceptar.
3. En la ventana Gestión avanzada: definición de una lista, selecciona la pestaña de la ficha de empleado en que se encuentre el dato que hay que tratar en la importación. El catálogo de campos disponibles está organizado por pestaña de la ficha de empleado.
En primer lugar, debes seleccionar el campo Número de empleado.
4. Selecciona el dato Número de empleado, que se encuentra en el elemento Estado civil.
5. Conserva la configuración del campo y haz clic en Aceptar.
Continúa con el proceso, repitiendo las etapas 3 y 5 para añadir todos los campos configurados en el archivo de exportación de Poplee Core HR y respetando escrupulosamente el orden de las columnas.
6. Al terminar la configuración de la lista de campos de datos que hay que importar, cierra la ventana de «Gestión avanzada: definición de una lista» y guarda tu modelo de importación con un nombre.
Procedimiento de exportación Lucca - importación Sage
I. Generar la exportación de datos editados a partir del menú Exportación del módulo Empleados
1. Haz clic en la tarjeta correspondiente al formato configurado por Sage y establece la fecha a partir de la cual deseas exportar los datos de RR. HH. editados.
Esta fecha se tendrá en cuenta automáticamente en las siguientes exportaciones para mostrar únicamente las ediciones realizadas desde la fecha de la última exportación.
2. Controla la información de los últimos datos editados. Con la vista previa, puedes consultar:
- El número de empleado y el nombre completo del empleado en cuestión.
- El concepto del campo del dato que ha sufrido la edición.
- El nuevo valor del dato.
- La fecha de edición del dato.
3. Haz clic en Generar los archivos de exportación
Los archivos generados estarán disponibles en la sección de historial en forma de enlace de descarga:
- Un formulario de enlace en Excel. Se trata de una recapitulación de todos los datos editados desde la última exportación al formato Lucca.
- El archivo que hay que descargar en formato Sage, teniendo en cuenta los formatos configurados (correspondencias y formatos de datos).
Puedes automatizar la planificación de la generación de la exportación y su depósito en un servidor FTP. Consulta la ficha de ayuda específica sobre automatización de las exportaciones de datos de RR. HH.
II. Importa en SagePaie el archivo de exportación de los empleados procedente de Poplee Core HR.
En el menú Listas > Fichas de personal, haz clic derecho en la ventana Lista de empleados y selecciona la operación Importar.
1. Haz clic en el tipo de importación Hoja de Excel
2. Selecciona el tipo de formato Personalizado
3. En la lista, elige el formato personalizado creado previamente
4. Escoge el modo de importación que permite editar las fichas de los empleados y haz clic en Aceptar.
5. Selecciona el archivo Excel que deseas importar e imprime el informe de importación en formato PDF.
Anexo
Para importar a Sage la información de una lista desplegable, el valor que hay que introducir en la hoja de Excel es el índice de esta información. Generalmente, el primer elemento de la lista desplegable tiene por
índice 0. Por ejemplo, para Tratamiento, Sage identifica el valor 0 para Señor o 1 para Señora.
Aquí tienes la lista de cuadros de referencia de Sage para los campos de datos del tipo lista:
Nota: estos cuadros pueden ser completados o personalizados por el administrador de nóminas.
Cuadro de Tratamiento:
| valor | Código para importación |
| Señor | 0 |
| Señora | 1 |
| Señorita | 2 |
Cuadro de Situación familiar:
| Valor | Código para importación |
| Soltero/a | 0 |
| Casado/a | 1 |
| Viudo/a | 2 |
| Divorciado/a | 3 |
| Separado/a | 4 |
| Vida matrimonial | 5 |
| Beneficiario/a de unión civil | 6 |
| Desconocido | 7 |
Cuadro de Forma de pago:
| Valor | Código para importación |
| Transferencia | 0 |
| Cheque | 1 |
| Efectivo | 2 |
Cuadro de Naturaleza del contrato:
| Valor | Código para importación |
| Contrato indefinido | Contrato indefinido |
| Contrato temporal | CDD |
| Contrato de formación profesional, indefinido | CPROF |
| Contrato de formación profesional, temporal | CPROF1 |
| Contrato de prácticas | CAP10 |
| Contrato por temporada | CS |
| Cargo electo | MANDAT |
| Convenio de prácticas | NC01 |
| Sin contrato o convenio | SC |
Cuadro de Tipo de entrada de establecimiento:
| Valor | Código para importación |
| Contratación | EM |
| Traslado | MU |
| Inicio del cargo | DM |
Cuadro de Modalidad de jornada laboral:
| Valor | Código para importación |
| Tiempo completo | 10 |
| Tiempo parcial | 20 |
| Tiempo parcial por motivos terapéuticos | 21 |
| Tiempo alterno (aeronáutica) | 30 |
| No aplica | 90 |
Cuadro de Código del convenio colectivo: cuadro creado por el administrador de nóminas
Cuadro de Departamento del empleado: cuadro creado por el administrador de nóminas