Crear o modificar una cuenta de ausencia

Antes de empezar

La creación y administración global de las cuentas de ausencia se realiza desde Configuración > Cuentas.

Este módulo aloja todas las cuentas existentes en su base de datos.

En Figgo, distinguimos :

  • Las cuentas periódicas, también llamadas recurrentes, que pertenecen a categorías recurrentes, cuya adquisición se repite. Hay 4 tipos: Vacaciones pagadas, días de descanso compensatorio, Antigüedad, Fraccionamiento.
  • Las cuentas no periódicas, también llamadas cuentas puntuales, en contraposición a las cuentas periódicas. Pueden estar sin categoría, en una categoría sin tipo o en una categoría única. Hay dos tipos: ausencias con interrupción del trabajo y ausencia a recalificar.

Crear una cuenta

Para crear una cuenta, comience por hacer clic en Crear una nueva cuenta

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A continuación, elija el tipo de cuenta.

Por último, rellene el formulario (descrito a continuación) y guárdelo.

Una vez creada la cuenta, pueden ser necesarias varias acciones fuera de la administración de la cuenta:

  • Exportación a nómina: si utiliza la exportación a nómina de Figgo, tendrá que adjuntar la nueva cuenta a su sección de nóminas o a la sección "No exportar" si es el caso.
  • Perfiles de adquisición: si la cuenta requiere una regla de adquisición (por ejemplo, 25 días de vacaciones pagadas), debe definirse en Normativas > Perfil de adquisición.
  • Antigüedad: si los días se adquieren en la cuenta según la antigüedad, tendrá que definir la regla en Crédito/Débito > Adquisición > Antigüedad.
  • Regla de límites: puede configurar una regla de límites de las ausencias excepcionales (por ejemplo, Nacimiento, máximo 3 días por solicitud) en Normativas > Reglas
  • Lista de cuentas: si utiliza una regla de regularización, no olvide añadir la nueva cuenta a la lista de cuentas correspondiente

Modificar una cuenta

Para modificar una cuenta,

  1. buscar la cuenta o la categoría* a modificar
  2. pase el ratón por encima de la línea para que aparezca el lápiz de edición a la derecha y haga clic

*Si desea modificar todas las cuentas de una categoría (por ejemplo, todos los permisos retribuidos), haga clic en Modificar la categoría. Si desea modificar una sola cuenta (por ejemplo: Vacaciones pagadas 2021), debe desplegar la categoría de Vacaciones pagadas y hacer clic en Modificar a la derecha de la cuenta.

Los diferentes elementos de la configuración de la cuenta

El formulario de creación y modificación de una cuenta permite ajustar los parámetros siguientes:

Ajustes generales

  • Normativa: La elección de una normativa permite definir qué conjunto de establecimientos tendrá acceso a la cuenta.
  • Nombre
  • Color: Color personalizado de las ausencias en los calendarios (sólo los usuarios que tienen derecho a ver los detalles de las ausencias verán el color en su forma personalizada)
  • Personalizar el ID de Figgo de la cuenta (configuración avanzada) : Cuando se crea una cuenta no recurrente, es posible elegir su ID de Figgo único. Si no se rellena manualmente, se genera automáticamente. No tiene ninguna relación con el posible identificador de cuenta en gestoría.
  • Unidad: Las cuentas en horas sólo se pueden utilizar si los usuarios tienen un ciclo de trabajo en horas o en horarios.
  • Tiempo parcial: Este parámetro se utiliza para definir el método de recuento de los días no trabajados por los empleados a tiempo parcial. Sólo está disponible para las categorías recurrentes (vacaciones, día de descanso compensatorio, Antigüedad, Fraccionamiento) en días laborables.
  • Modo de recuento: En días naturales, este ajuste garantiza que los fines de semana y los días festivos se contabilicen si se introduce una ausencia el día anterior.

Uso

  • Cuenta disponible para los empleados: Si se activa, los empleados podrán utilizar la cuenta. Si se desactiva, la cuenta sólo estará disponible en Gestión del planning para los administradores y cualquier gerente con acceso.
  • Aprobación obligatoria: Si la cuenta está disponible para los empleados, puede activar el circuito de aprobación aquí.
  • Aprobación obligatoria de las solicitudes de cancelación: Si está desactivada, permite a los usuarios cancelar inmediatamente sus solicitudes aprobadas en el futuro, sin activar un circuito de aprobación
  • Cuando se realiza una solicitud, muestra un mensaje al empleado: Si la cuenta está disponible para los empleados, puede escribir un mensaje para ellos aquí. Ejemplo: "Por favor, envíe su justificante al departamento de RRHH" para una cuenta de evento familiar

Adquisición

  • Seguimiento del saldo o de los justificantes: Este ajuste sólo está disponible para las cuentas no recurrentes. Si desea seguir los saldos (por ejemplo, de las cuentas de descanso) o los justificantes (por ejemplo, del matrimonio), especifique . Si no necesita seguir el saldo (por ejemplo, permisos sin goce de sueldo) o si usted mismo impone este tipo de ausencia (por ejemplo, baja médica), seleccione No.
  • Período de adquisición: Este parámetro sólo debe definirse para las cuentas con una antigüedad (por ejemplo, vacaciones pagadas). Permite definir el periodo en el que se adquirirán los días. Puede ser mensual (por ejemplo: 2,08 días/mes) o total al inicio del periodo.
  • Los derechos se acreditan en su totalidad al principio del periodo: Marque esta casilla si la adquisición es total al principio del periodo de adquisición (por ejemplo: 12 días de descanso compensatorio el 1° de Enero)
  • Redondeo de los derechos al final del periodo de adquisición: Por ejemplo, el Código del Trabajo francés prevé el redondeo al número alto más próximo para las vacaciones pagadas.
  • Personalizar las cuentas de contrapartida (configuración avanzada): Se recomienda no modificar la configuración por defecto de las cuentas de contrapartida. Figgo trabaja con una lógica contable. Cualquier movimiento de débito (días tomados) o de crédito (días adquiridos) en una cuenta de ausencias se compensa con un asiento inverso en una cuenta de contrapartida.

Consumo

  • Periodo de consumo: Este parámetro es opcional para las cuentas no recurrentes. Permite definir el periodo en el que se pueden utilizar los días.
  • Autorizar una solicitud antes de este periodo: Puede decidir autorizar simplemente, autorizar mostrando una alerta para el empleado y el manager, o prohibir la solicitud de ausencia por adelantado. Según la legislación francesa, una empresa no puede rechazar las vacaciones con el único pretexto de tomarlas antes de tiempo: ¿Puede un empleado solicitar las vacaciones antes de tiempo?
  • Autorizar una solicitud después de este período
  • Autorizar el permiso de media jornada
  • Autorizar el saldo descubierto (saldo deudor): Esta configuración permite a los usuarios autorizar más días de los que han adquirido hasta la fecha, dentro del límite de lo que se adquirirá en el período actual. Por lo tanto, pueden tener un saldo deudor. También se puede autorizar "dentro del límite del redondeo" para gestionar los casos en los que un usuario tiene un saldo como 0,7 días, para permitirle ausentarse todo el día.
  • Forzar el consumo de los días en una sola vez: Puede forzar el consumo en una sola toma. Por ejemplo, si quiere que la recuperación se consuma siempre en una sola vez.
  • Al solicitar, no proponer esta cuenta por defecto: Marque esta casilla si quiere que la cuenta no se proponga nunca en primer lugar. Por ejemplo, si sus empleados tienen vacaciones pagadas y días de descanso compensatorio y deben utilizar primero las vacaciones, puede marcar este parámetro para la cuenta Días de descanso compensatorio.
  • Disponible en el menú desplegable al hacer una solicitud

Otros ajustes

  • Considerado como ausencia: Se debe marcar para que la cuenta sea considerada como una ausencia en los informes o al sincronizar la ausencia con una aplicación de terceros (por ejemplo, el calendario). Esta configuración también se utiliza para mostrar las ausencias del día en la página de inicio y para identificar las ausencias en nuestras aplicaciones Cleemy (informe de gastos) y Timmi (gestión del tiempo) .
  • Considerado como absentismo en los informes
  • Teletrabajo: Consulte la hoja de ayuda dedicada para para saber más sobre las funcionalidades
  • Motivo público: El motivo será visible para todos en el planning
  • Considerado como tiempo de trabajo real en la aplicación Timmi (gestión del tiempo)
  • Incluir la cuenta en una categoría existente (opcional)
  • Personalizar el orden de visualización (opcional)

Configuración avanzada

Haciendo clic a la derecha del botón de creación de la cuenta, están disponibles las creaciones avanzadas.

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- Crear una categoría vacía: Puede crear una categoría vacía y luego adjuntarle cuentas. Una categoría corresponde a un grupo de cuentas. Por ejemplo, la categoría Vacaciones pagadas agrupa todas las cuentas recurrentes Vacaciones pagadas 2020/2021, Vacaciones pagadas 2021/2022, etc. o la categoría Permisos que requieren una interrupción del trabajo agrupa las cuentas Enfermedad, Maternidad, etc.

- Crear una cuenta de movimientos: Figgo funciona sobre una lógica contable. Cualquier movimiento de débito (días tomados) o de crédito (días adquiridos) en una cuenta de ausencia se compensa con un asiento inverso en una cuenta de movimiento. Por ejemplo, 1 día adquirido en la cuenta día de descanso compensatorio 2021 se compensará con un débito de 1 día en la cuenta de movimientos "Derechos abonados" y 1 día tomado se compensará con un crédito en la cuenta de movimientos "Derechos consumidos".

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