Crear o editar una cuenta de ausencia

Antes de empezar

La creación y la administración global de los tipos de ausencias se hacen desde Configuración > Cuentas.

Este módulo aloja el conjunto de las cuentas de todas tus Normativas.

En Timmi Ausencias se distingue entre:

Las Cuentas recurrentes, también se denominan cuentas fechadas, es decir, que se repite la adquisición todos los años. Hay cuatro tipos: Vacaciones, Descanso compensatorio, Antigüedad y Fraccionamiento.
Las otras cuentas, también conocidas como no fechadas. Hay dos tipos: Baja médica (DSN*) y No recurrente.

Crear una cuenta

Para crear una cuenta, empieza haciendo clic en Crear una nueva cuenta y, a continuación, selecciona el tipo de cuenta (Descanso compensatorio, Vacaciones, etc.).

Por último, indica el formulario (se describe más adelante en Distintos elementos de configuración de una cuenta y guarda).

Acciones que se deben realizar una vez creada la cuenta

Una vez creada la cuenta, podrían ser necesarias varias acciones ajenas a la administración de cuentas:

Exportar los datos de ausencias a través de Exportar nómina: si utilizas la exportación a nómina de Timmi Ausencias, tendrás que asociar la nueva cuenta a tu clave de nómina o a la clave «No exportar», en tu caso.
Completar la Lista de cuentas: las listas de cuentas se utilizan principalmente para enumerar las ausencias que afectan a la adquisición de derechos y para limitar la visibilidad a unas cuentas determinadas. No te olvides de añadir la nueva cuenta a la lista de cuentas correspondiente.
Definir los Perfiles de adquisición: si la cuenta requiere una regla de adquisición (p. ej., 25 días por año para las vacaciones), se tendrá que definir en Normativas > Perfil de adquisición.
Definir las reglas de Antigüedad: si se adquieren días en la cuenta en función de la antigüedad, se tendrá que definir la regla en Abonar/Deducir > Antigüedad.
Definir las Reglas de límites: puedes configurar una regla de límites (p. ej., nacimiento, un máximo de 3 días por solicitud) en Normativas > Reglas.

Editar una cuenta

Para editar una cuenta:

Busca la cuenta o la categoría que quieras editar.
Pasa el ratón sobre la línea para que aparezca el lápiz de edición a la derecha y haz clic.

Una categoría corresponde a una agrupación de cuentas. Por ejemplo, la categoría Vacaciones agrupa todas las cuentas fechadas Vacaciones 2021/2022, Vacaciones 2022/2023, etc., o también la categoría Días de descanso que necesitan una baja médica agrupa las cuentas Enfermedad, Maternidad, etc.

* Si deseas editar el conjunto de cuentas de una categoría (p. ej., todas las cuentas Vacaciones), pulsa en Editar la categoría. A continuación, Timmi Ausencias propondrá que apliques la edición a todas las cuentas de la categoría. Si solamente quieres editar una cuenta (p. ej., Vacaciones 2022/2023), tendrás que abrir la categoría de Vacaciones y hacer clic a la derecha de la cuenta, en Editar.

Distintos elementos de configuración de una cuenta

El formulario de creación y edición de una cuenta te permite ajustar los valores siguientes:

Configuración general

Nombre de la cuenta. Si operas en un entorno internacional, se puede especificar para cada nombre de cuenta la traducción a los distintos idiomas utilizados por los empleados. [Pulsa en el icono del globo terráqueo en campo de introducción de datos].
Color: color personalizado de las ausencias en los calendarios (solamente podrán ver el color personalizado los usuarios autorizados a consultar los detalles de las ausencias).
Normativas: la normativa agrupa la política de vacaciones que se aplica a una población. Esa población se define en forma de conjunto de establecimientos. La gestión de las normativas asociadas a una cuenta permite definir los establecimientos que tendrán acceso a la cuenta.
Tipo de categoría (Vacaciones, Descanso compensatorio, etc.).
Unidad: esta opción define el modo de descuento de la ausencia. Los descuentos se pueden hacer en días trabajados, días laborables, días naturales u horas. Aviso: las cuentas en horas solamente se podrán utilizar si los usuarios tienen un ciclo de trabajo en horas o en horarios.
Tiempo parcial: esta opción sirve para definir el método de descuento de los días no empleados de los trabajadores a tiempo parcial. Para descontar correctamente los días de tiempo parcial, estos se tienen que identificar como tales en el ciclo de trabajo de los empleados. Esta ficha de ayuda explica de manera detallada el descuento de los tiempos parciales en Timmi Ausencias. Esta opción solamente está disponible para las cuentas recurrentes (Vacaciones, RTT* (día(s) de descanso compensatorio, Antigüedad, Fraccionamiento) en días trabajados.

Uso

Cuenta disponible para los empleados: si esta opción está activada, los empleados pueden utilizar la cuenta. De lo contrario, la cuenta solamente estará disponible en Administrar el planning, para los administradores y para los mánagers con acceso. Los mánagers pueden acceder al módulo Gestión del planning si tienen activado el permiso Gestión del planning. En principio, los mánagers solamente pueden gestionar unas cuentas determinadas (por ejemplo, las ausencias que se deben justificar); en ese caso, hay que crear una lista de cuentas y añadirla al permiso.
Aprobación obligatoria: de manera predeterminada, la aprobación es obligatoria; por lo tanto, esta opción tiene que estar desactivada si se quiere retirar la aprobación.
Aprobación de las solicitudes de cancelación obligatoria: si esta opción está desactivada, los usuarios pueden cancelar sus solicitudes futuras aprobadas, sin que se active un flujo de trabajo de aprobación. De todos modos, el aprobador recibirá la notificación de la cancelación de la solicitud.
Al realizar una solicitud, mostrar un mensaje al empleado: si la cuenta está disponible para los trabajadores, aquí puedes redactar un mensaje para ellos. Por ejemplo: «Gracias por enviar su justificante al servicio de RRHH», para una cuenta de evento familiar.

Adquisición

Para las cuentas no fechadas únicamente – Seguir el saldo: el seguimiento del saldo se debe activar si se requiere un abono de derecho para utilizar la cuenta. Esta opción permite hacer el seguimiento de las cuentas con saldo que no sea cero, en el panel de contadores para los usuarios y en Acciones pendientes de realizar para los administradores. En principio, las cuentas de Descanso compensatorio y las Sickleaves (bajas médicas) en EE. UU. requieren un seguimiento del saldo, mientras que los descansos no remunerados, los eventos familiares y las ausencias que uno se impone a sí mismo, por ejemplo, por enfermedad, no lo requieren.
Para las cuentas recurrentes únicamente – período de adquisición: aquí se define el período en el que se adquirirán los días. Para garantizar una distribución coherente de los abonos a los empleados, el período de adquisición debe ser un año (civil o de junio a mayo), un semestre o un trimestre, y debe empezar el primer día del mes para terminar el último día del mes.
Para la adquisición a través de perfiles exclusivamente - Los derechos se abonan completamente al inicio del período: esta opción se debe marcar si la adquisición es total al principio del período de adquisición (p. ej., 12 días de descanso compensatorio a 1 de enero).
Disponible únicamente al nivel de la categoría de una cuenta recurrente y para la adquisición a través de perfiles exclusivamente - Redondeo de derechos al final del período de adquisición : como recordatorio, el Código Laboral francés contempla un redondeo al entero superior para las vacaciones. Esta ficha de ayuda explica las reglas de redondeo en Timmi Ausencias.

Consumo

Período de consumo: esta opción es opcional para las cuentas no fechadas. Permite definir el período durante el cual podrían colocar días.
Autorizar una solicitud antes de este período: puedes optar por autorizar simplemente, autorizar con un mensaje de alerta para el empleado y el mánager, o prohibir que se solicite un descanso por adelantado. Fíjate en que, legalmente, una empresa no puede denegar vacaciones con el único pretexto de que se disfruten por adelantado: ¿Un empleado puede solicitar vacaciones por adelantado?
Autorizar una solicitud después de este período: puedes optar por autorizar simplemente, autorizar con un mensaje de alerta para el empleado y el mánager (esta alerta no impedirá la distribución automática cuando un empleado presente una solicitud) o prohibir que se soliciten unas vacaciones después de la fecha de fin del disfrute.
Autorizar la solicitud por media jornada
Autorizar el descubierto (días en negativo): esta opción permite autorizar a los usuarios a solicitar más días de los que hayan adquirido hasta esa fecha, con el límite de lo que se adquirirá durante el período en curso. Por lo tanto, podría tener días en negativo. Asimismo, puedes autorizarlo «dentro del límite del redondeo», con el fin de permitir que el usuario solicite el día entero en caso de que tenga un saldo inferior en el momento de realizar la solicitud (0,7 días, por ejemplo).
Disponible en el menú desplegable durante una solicitud

Otra configuración

Descontado como ausencia: se debe marcar para que la cuenta se considere una ausencia al sincronizar con una tercera aplicación, como una agenda, o con un aplicación Lucca, como Cleemy Notas de gastos (se genera una alerta si se produce un gasto un día de ausencia), Pagga Vales de comida (retirada de un título en caso de ausencia) o Timmi Tiempo (se indica la ausencia en la hoja de tiempo).
Descontado como ausencias en los informes
Motivo público: el motivo estará visible para todos en el planning.
Incluir la cuenta en una categoría existente (opcional)
Personalizar el orden de visualización (opcional)

Para ir más allá

Modo de conteo, disponible para las cuentas solamente en Unidad Calendario: esta opción permite garantizar el conteo de los fines de semana y los días festivos si se introduce una ausencia el día antes.
En Adquisición – Personalizar los tipos de ausencia de compensacion: Timmi Ausencias funciona con lógica contable. Cualquier movimiento en el débito (días tomados) o en el crédito (días adquiridos) en una cuenta de ausencias se compensa con una contabilización inversa en un tipo de ausencia de compensación. Se recomienda que no se modifique la configuración predeterminada de los tipos de ausencia de compensación.
En Consumo – Forzar el disfrute del saldo de una vez: por ejemplo, si quieres que el descanso compensatorio que se abona a los empleados siempre se consuma de una sola vez.

En Consumo – Al realizar una solicitud, no presentar esta cuenta de manera predeterminada: esta opción se debe marcar si quieres que la cuenta no se proponga nunca en primer lugar. Por ejemplo, si los empleados tienen vacaciones y días en una cuenta ahorro de tiempo y deben utilizar las vacaciones como prioridad, puedes marcar esta opción para la cuenta ahorro de tiempo, de manera que no se proponga como opción predeterminada.

Configuración avanzada

Si se hace clic a la derecha del botón de creación de cuenta, hay creaciones avanzadas disponibles.

Crear una categoría vacía: puedes crear una categoría vacía para, a continuación, asociar cuentas. Una categoría corresponde a una agrupación de cuentas. Por ejemplo, la categoría Vacaciones agrupa todas las cuentas fechadas Vacaciones 2021/2022, Vacaciones 2022/2023, etc., o también la categoría Días de descanso que necesitan una baja médica agrupa las cuentas Enfermedad, Maternidad, etc.
Crear una cuenta de movimientos: Timmi Ausencias funciona con lógica contable. Cualquier movimiento en el débito (días disfrutados) o en el crédito (días adquiridos) en un tipo de ausencias se compensa con una contabilización inversa en una cuenta de movimientos. Por ejemplo, 1 día adquirido en el tipo descanso compensatorio 2023 se compensará con un débito de 1 día en el tipo de movimientos «Derechos abonados» y 1 día disfrutado se compensará con un abono en el tipo de movimientos «Derechos consumidos».