Antes de empezar
Para evitar tener que introducir manualmente un gran número de ausencias, Lucca Ausencias te permite importar en masa las ausencias pasadas o futuras. Esta operación se lleva a cabo en el módulo «Gestión del planning» > «Importar ausencias». Aviso: una importación no se puede cancelar, por lo tanto, se recomienda hacerlo primero en la base de prueba.
Importar ausencias
Obtener el modelo de archivo de importación
Conéctate a tu base de prueba. El archivo de importación de ausencias se obtiene en la pestaña «Importar ausencias». Solo tienes que hacer clic en «Descargar la plantilla de archivo».
Cumplimentar las columnas del archivo de importación
A continuación, tienes que cumplimentar el documento con la información siguiente para cada empleado:
- legalEntity: código del establecimiento del empleado
- employeeNumber: el número de empleado único del empleado
- lastName: el apellido del empleado
- firstName: el nombre de pila
- accountID: el código de la cuenta de ausencias correspondiente Puedes encontrar la opción en Lucca Ausencias > Configuración > Cuentas. Por ejemplo, si el empleado tiene una ausencia prevista en su cuenta Vacaciones 2022–2023, tendrá que indicar el código 1222 en el archivo de importación:
- startDate: el primer día de la ausencia (en formato DD/MM/AAAA)
- flagStartDate: aquí se tiene que indicar si la ausencia empezó por la mañana (AM) o por la tarde (PM)
- endDate: el último día de la ausencia (en formato DD/MM/AAAA)
- flagEndDate: indica si la ausencia finaliza por la mañana (AM) o por la tarde (PM)
- nbHours: introducir aquí el número de horas trabajadas en las cuentas valoradas en horas (p. ej., 2 horas para una cuenta de formación), suprimir la columna si no procede.
- isApproved: indica «Sí» si la ausencia se ha aprobado y «No» en el caso contrario (es obligatorio para las ausencias sujetas a validación; de lo contrario, déjalo en blanco)
Es conveniente distinguir las ausencias pasadas de las ausencias futuras.
Por ello, tendrá que crear dos archivos individuales:
- un archivo que incluya las ausencias en el pasado,
- y un archivo que incluya las ausencias futuras.
Se recomienda importar archivos con un máximo de 200 líneas.
Probar el archivo
Una vez que hayas cumplimentado el archivo de importación, puedes comprobar la importación. Solo tienes que incluir el archivo en el campo correspondiente o descargarlo y, a continuación, hacer clic en «Analizar la importación».
Este análisis mostrará los errores detectados en el archivo. Estos errores pueden ser el solapamiento de ausencias de un mismo empleado, números de empleados no reconocidos o ausencias que caen en sábado, cuando la cuenta está configurada para días trabajados.
Así es como aparecen los errores durante la importación:
Una vez corregido el archivo, podrás volver a analizar la importación.
Observación: También puedes pulsar en «Continuar e ignorar los errores».
Sustituir ausencias existentes durante la importación
Una vez que esta configuración se haya activado desde tu entorno, las opciones avanzadas del módulo de importación te propondrán marcar la casilla «Reemplazar ausencias existentes».
- Si la opción no está marcada: si las fechas se solapan, mostramos las líneas con errores y bloqueamos la importación.
- Si la opción está marcada: sobrescribimos las ausencias que entren en conflicto con las del archivo.
Impacto de la importación en los saldos
A continuación, y antes de la importación, Lucca Ausencias te propondrá que vuelvas a abonar los tipos de ausencias correspondientes por la importación.
- Si solamente quieres importar un historial de ausencias, pero estas ya se han descontado en tu nómina, puedes dejar marcada la casilla «No repercutir en el saldo»:
- Si importas ausencias futuras que se tengan que descontar, puedes seleccionar la opción «Repercutir en el saldo», para que los saldos de las cuentas se modifiquen de la manera correspondiente.
Por último, puedes hacer clic en «Importar las ausencias»: ¡has terminado! Puedes verificar las ausencias en «Consultar el planning».
Puedes recuperar un modelo de importación desde tu entorno de Lucca. Si aún no tienes acceso a este, puedes basarte en el modelo disponible aquí.