Antes de empezar
Resulta que un empleado ha sido trasladado de país o de establecimiento. Si varios de tus establecimientos utilizan soluciones Lucca, es necesario realizar correctamente los cambios necesarios en la ficha del empleado en cuestión.
Hay que relacionar una cláusula adicional al contrato en la sección Contratos del Expediente de RR. HH. del empleado:
A continuación, se debe rellenar la información relativa al cambio (establecimiento, categoría socioprofesional…) así como la fecha de entrada en vigor:
La información actualizada se añadirá directamente en el contrato en vigor del empleado:
Timmi Ausencias
Si dispones de Timmi Ausencias, dirígete a la ficha del empleado en cuestión en la fecha de entrada en vigor del contrato para adaptar su perfil de Timmi Ausencias en función de sus nuevos derechos de adquisición. Para ello, dirígete a los «Datos de la aplicación».
El empleado siempre verá en sus contadores de Timmi Ausencias las cuentas propias de los dos establecimientos.
En nuestro ejemplo, Chloé podrá visualizar al mismo tiempo sus saldos de vacaciones de Lucca FR y Lucca UK. Si deseas retirar el acceso a una cuenta, debes dirigirte al Timmi Ausencias > Abonar/deducir > de un empleado e imponer un saldo a cero en la cuenta mediante la ficha de ayuda en cuestión.
Realiza este cambio únicamente cuando hayas hecho la exportación de nómina del mes anterior al cambio de establecimiento.
Cleemy Notas de gastos
Si dispones de Cleemy Notas de gastos y el empleado trasladado es usuario de notas de gastos, deberás hacer el cambio de establecimiento en su ficha de empleado únicamente tras haber exportado los elementos en contabilidad.
De este modo, las notas de gastos se imputarán correctamente a su antiguo establecimiento y no al futuro.
¿Qué ocurre con los gastos de un usuario al cambiar de establecimiento?
Los gastos se conservan en el antiguo establecimiento y el empleado no podrá declararlos en forma de notas de gastos.
Por tanto, es necesario que:
- O bien que vincules el usuario a su antiguo establecimiento para que declaren sus gastos en forma de nota. Cuando la pestaña «Gastos» esté vacía, podrás cambiarlo de establecimiento.
- O bien que le solicites volver a introducir los gastos para que se tengan bien en cuenta durante el traslado.
Recuerda que volver a introducirlos implica la eliminación anticipada de esos gastos. Para eliminarlo, hay que hacer clic en el icono «Basura» de la línea del gasto en cuestión, como se puede apreciar en esta captura de pantalla:
Timmi Tiempo
Las hojas de tiempo de un empleado dependen de la normativa a la que esté vinculado por su ciclo de trabajo.
Si el empleado cambia de ciclo de trabajo, o su futuro establecimiento no depende de la misma normativa en Timmi Tiempo, hay que planear su futuro ciclo de trabajo en la ficha de usuario.
Advertencia: las analíticas pueden estar restringidas para los usuarios, los departamentos o los establecimientos..
Si es el caso de tu base:
- Hay que verificar correctamente que el empleado ha rellenado y declarado sus hojas de tiempo antes de finalizar su antiguo contrato.
- Cuando el empleado haya iniciado su nuevo contrato, si fuera necesario, edita su departamento en la ficha de usuario y verifica que dispone de acceso a las analíticas correspondientes a su nuevo contrato.
- En caso de olvidar introducir las hojas de tiempo del antiguo contrato, si el empleado ya no tiene acceso a las analíticas de su antiguo establecimiento (los centros de coste, por ejemplo), hay que aplazar las fechas de sus contratos de forma provisional (posponer la fecha de finalización del antiguo contrato y la fecha de inicio del siguiente contrato). Recuperará el acceso a las analíticas de su antiguo establecimiento. Cuando haya declarado sus hojas de tiempo, podrás restablecer las fechas correctas del contrato.
- En caso de que se cree con retraso el nuevo contrato en la ficha de usuario, si el empleado ha seguido imputando tiempo en las analíticas de su antiguo contrato, hay que desaprobar o rechazar las hojas de tiempo en cuestión y eliminar o corregir las imputaciones.
Timmi Proyectos
Timmi Proyectos se basa en el concepto de organización, una organización que puede agrupar varios establecimientos de un mismo país.
Si se traslada al empleado a un establecimiento de la misma organización, sus actividades seguirán alimentando el volumen de negocio de la organización. Solo hay que programar el futuro contrato en la ficha de usuario.
Si el nuevo establecimiento pertenece a otra organización, hay que preparar el traslado para que las actividades declaradas por el empleado estén correctamente vinculadas a las organizaciones. Por tanto, se necesita:
- programar el futuro contrato en la ficha de usuario (indicando si fuera necesario el coste y el precio individual del empleado en su futuro establecimiento);
- asegurarse de que el empleado ha declarado correctamente las hojas de tiempo de su antiguo contrato antes de pasar a un nuevo contrato.
En caso de que se cree con retraso el nuevo contrato en la ficha de usuario, si el empleado ha seguido imputando tiempo en los proyectos de la anterior organización, hay que desaprobar o rechazar las hojas de tiempo en cuestión y eliminar o corregir las imputaciones antes de crear un nuevo contrato en la ficha de usuario.