Antes de empezar
Esto permite exportar los nuevos datos desde la última exportación, sin límite de tiempo.
Timmi Ausencias permite exportar las ausencias de sus empleados a una herramienta externa, como un sistema de fichaje físico. Para hacerlo, tiene dos posibilidades:
- Sincronización en tiempo real: envío de las ausencias en tiempo real por API. Para obtener más información, consulta la ficha de ayuda del módulo de sincronización.
- Exportación de las ausencias por archivo: exportación al formato previsto por su programa, automático o manual. El archivo se puede subir a un FTP para luego importarlo a su herramienta.
La selección de una u otra opción dependerá de las posibilidades técnicas de tu herramienta externa.
Este artículo aborda la exportación de las ausencias por archivo.
Funcionamiento
El módulo de exportación único permite exportar todas las ausencias validadas o eliminadas desde la última exportación (la exportación íntegra).
Se puede acceder al módulo desde el menú de Exportaciones.
Haciendo clic en la configuración correspondiente, accederás a la interfaz de gestión que te permite acceder al historial de exportaciones. Cada archivo se puede descargar individualmente.
Se puede cancelar la última exportación.
Aviso: no se recomienda cancelar una exportación si ya se ha importado a la herramienta de destino. De hecho, si repites la exportación, mientras tanto se podrían haber producido nuevas ausencias o eliminaciones, y esto podría generar una diferencia con las ausencias ya importadas.
Exportación manual
Desde esta pantalla se puede generar manualmente una exportación haciendo clic en el botón «Exportar». Se exportarán todas las nuevas ausencias validadas o eliminadas desde la última exportación.
Configuración
La implementación de una exportación a un sistema de fichaje físico es una prestación realizada por nuestro equipo de asesores.
Timmi Ausencias propone los formatos de los principales sistemas de fichaje físico del mercado (Bodet, Horoquartz, etc.). También se pueden configurar formatos específicos. Contacta con el servicio de soporte y facilítale las especificaciones del formato de exportación que desees, con el fin de verificar su viabilidad.
Si el formato que se requiere se puede configurar, te pediremos que nos facilites, para cada cuenta de ausencias que se tenga que exportar («vacaciones, teletrabajo, etc.»), el código de la clave del concepto que tu sistema de fichaje físico necesita para terminar de configurar la exportación.
Aviso: En caso de añadir nuevas cuentas de ausencias en Timmi Ausencias, tendrás que configurarlas en el módulo de exportación al sistema de fichaje físico para que se exporten las ausencias asociadas (como sucede con la exportación a nóminas).
Configuración general
Puedes editar la configuración de su exportación desde la página de acceso a los archivos exportados.
En la pestaña de configuración general puedes configurar:
- El nombre de la exportación: permite distinguir las exportaciones en la página principal, por ejemplo, si tienes varias en el mismo formato para establecimientos distintos.
- Los establecimientos correspondientes: todos los empleados de estos establecimientos estarán incluidos en la exportación.
- El registro de los archivos en un servidor FTP.
- Automatización: selección de la frecuencia y la hora de las exportaciones.
Claves concepto
En la pestaña de las claves de concepto, puedes gestionar la correspondencia entre las cuentas de ausencias de Timmi Ausencias y la base de referencia del sistema de fichaje físico. Debes contar con una clave de concepto por tipo de ausencia en el sistema de fichaje físico.
Cada clave de concepto contiene:
- Un código: el código que identifica los tipos de ausencia (y, en su caso, un código específico para las medias jornadas).
- Una o varias cuentas de ausencias Timmi Ausencias.
En el caso de las cuentas de ausencias en días naturales o en días laborables, una opción permite exportar solamente los días trabajados.
Si no quieres exportar determinados tipos de ausencia, tendrás que excluir las cuentas de la exportación mediante la sección No exportar, en la parte inferior de la lista de claves de concepto.
Todos los tipos de ausencias deben estar asociados a una clave de concepto o deben estar excluidas explícitamente.