Antes de empezar
El módulo de importación de archivos adjuntos te permite importar un gran número de archivos, como las fotos de los empleados, contratos, certificados de titularidad, etc., que pueden resultarte útiles en los expedientes de RR. HH. de los usuarios. Para ello, dirígete a la rueda de configuración de la parte superior derecha.
Para acceder a este menú, deberás disponer del permiso para importar datos. Si no es tu caso, consulta con el administrador o ponte en contacto con el servicio de soporte.
Importación de archivos
Preparar el archivo de importación
Nombrar archivos:
El módulo de importación de archivos permite analizar los nombres de los archivos para facilitar su vinculación a los usuarios.
Hay tres tipos de clave de análisis:
- Búsqueda del nombre de usuario al inicio del nombre de archivo
- Búsqueda del Nombre y del Apellido al principio del archivo
- Búsqueda del Apellido y del Nombre al principio del nombre del archivo
Se recomienda utilizar un carácter de separación (separador) al nombrar los archivos para poder encontrar la clave y, de esta forma, diferenciar esta última del resto del nombre del archivo.
El separador debe indicarse al importar (a continuación) y debe ser el mismo para todos los archivos que contenga el archivo ZIP.
Ejemplos de separadores: «-», «_», «|».
Ejemplos de archivos con nombre válido (tipo de clave, separadores):
Creación del archivo ZIP:
- Reunir los archivos que hay que importar en una misma carpeta
- Haz clic derecho en la carpeta > 7-Zip > Añadir a «nombredelarchivo.zip» o «Comprimir en formato ZIP»
- La carpeta comprimida puede contener un máximo de 150 archivos y tener un tamaño máximo de 60 MB.
Importación de archivo ZIP en la sección «Archivos»
Una vez que estés en el módulo de importación (rueda Configuración > Importar), haz clic en «Archivos»
En el módulo de importación de archivos:
- Elegir el tipo de clave que se detectará en el nombre de los archivos. Hay 4 posibilidades:
- Búsqueda del nombre de usuario al principio del nombre del archivo (predeterminado)
- Búsqueda de «nombre y apellido» al principio del nombre del archivo
- Búsqueda de «apellido y nombre» al principio del nombre del archivo
- No analizar los nombres de los archivos: el proceso de importación no intentará encontrar usuarios para relacionarlos con los archivos.
- Establecer el separador. Esto permite diferenciar la clave de relación con un usuario del resto del nombre del archivo.
- Activar o desactivar la opción de renombrar archivos.
Esta opción permite extraer la clave y el separador del nombre final del archivo.
Ejemplo:- Nombre inicial del archivo: MDupont_Evaluaciones2000-2001.pdf
- Clave buscada: nombre de usuario al principio del nombre del archivo
- Separador: «_»
- Tras la importación de los archivos finales, el archivo aparecerá en la carpeta de Marie Dupont con el nombre Evaluaciones2000-2001.pdf
- Haz clic en «Cargar un archivo»
- Importa
- Recupera el archivo csv con las tres columnas: nombre de usuario, nombre e identificación
- Si el procedimiento de importación no ha logrado identificar a un empleado por un archivo, aparecerá el valor «no reconocido» en la columna «Nombre de usuario» .
- Elimina del archivo la columna «Nombre».
- Si no se encuentran ciertos nombres de usuario, cumplimentar la columna «nombre de usuario» como corresponda o eliminar la línea
- Cambia el nombre de la columna «Id» con el código de los datos en los que deseas integrar los archivos: por ejemplo, «picture» para la foto (o cualquier otro dato personalizado)
- Tu archivo debería parecerse a la imagen siguiente
Importación de archivos CSV en la sección «Usuario»
- Importa el archivo csv con normalidad en el módulo de importación de usuarios. Puedes consultar la ficha correspondiente Importar datos de los empleados.