Antes de empezar

El módulo de importación de archivos adjuntos le permite importar un gran número de archivos, como las fotos de sus empleados, contratos, certificados de titularidad, etc., que pueden resultarle útiles en los expedientes de RR.HH. de los usuarios. Para hacer esto, vaya a la rueda de ajustes en la parte superior derecha.

Para acceder a este menú, tiene que disponer del permiso para importar datos. Si no fuera su caso, solicítelo a su administrador o al servicio de soporte.

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Importación de archivos

Preparar el archivo de importación

Nombrar archivos:

El módulo de importación de archivos permite analizar los nombres de los archivos para facilitar su vinculación a los usuarios.

Hay tres tipos de análisis:

  1. Búsqueda del nombre de usuario al inicio del nombre de archivo
  2. Búsqueda del Nombre y, luego, del Apellido al principio del archivo
  3. Búsqueda del Apellido y, luego, del Nombre al principio del nombre del archivo

Se recomienda utilizar un carácter de delimitación (delimitador) al nombrar los archivos para poder encontrar la clave y, de esta forma, diferenciar esta última del resto del nombre del archivo.

El delimitador debe indicarse al importar (a continuación) y debe ser el mismo para todos los archivos que contenga el archivo ZIP.

Ejemplos de delimitadores: "-" "_" "|" " " 

Ejemplos de archivos con nombre válido (tipo de clave, delimitadores):

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Creación del archivo ZIP:

  • Reunir los archivos para importar en una misma carpeta
  • Haga clic con el botón derecho en la carpeta > 7-Zip > Añadir a «nombredelarchivo.zip» o «Comprimir en formato Zip»

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  • La carpeta comprimida puede contener un máximo de 150 archivos y tener un tamaño máximo de 60 Mb.

Importación de archivo ZIP en la sección «Archivos»

Una vez que esté en el módulo de importación (rueda Configuración > Importar), haga clic en «Archivos» 

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En el módulo de importación de archivos: 

  1. Elegir el tipo de clave que se detectará en el nombre de los archivos.  Hay 4 posibilidades:
    • Búsqueda del nombre de usuario al principio del nombre del archivo (predeterminado)
    • Búsqueda del «nombre y apellido» al principio del archivo
    • Búsqueda del «apellido y nombre» al principio del nombre del archivo
    • No analizar los nombres de los archivos: el proceso de importación no intentará encontrar usuarios para relacionarlos con los archivos.
  2. Establecer el delimitador. Esto permite diferenciar la clave de asociación del usuario del resto del nombre del archivo.
  3. Activar o desactivar la opción de renombrar archivos.
    Esta opción permite extraer la clave y el delimitador del nombre final del archivo.
    Ejemplo:
    • Nombre inicial del archivo: MDupont_Entretiens2000-2001.pdf
    • Clave buscada: nombre de usuario al principio del nombre del archivo
    • Delimitador: "_"
    • Tras la importación de los archivos finales, el archivo aparecerá en la Carpeta de Marie Dupont con el nombre Evaluaciones2000-2001.pdf

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  • Haga clic en «Cargar un archivo»

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  • Importe

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  • Recupere el archivo csv con las tres columnas: nombre de usuario, nombre e identificación
    • Si el procedimiento de importación no ha logrado identificar a un empleado para un archivo, en la columna «Nombre de usuario», aparecerá el valor «no reconocido».

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  • Elimine del archivo la columna «nombre»
  • Si no se encuentran ciertos nombres de usuario, cumplimentar la columna «nombre de usuario» como corresponda o eliminar la línea
  • Renombre de la columna «id» (identificación) con el código de los datos en los que desea integrar sus archivos: por ejemplo, «picture» para la foto (o cualquier otro dato personalizado)
  • Tu archivo debería parecerse a la imagen siguiente

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Importar archivos CSV en la sección «Usuario»

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