Antes de empezar
Esta ficha explica cómo se crea un nuevo perfil de Timmi Tiempo o se edita la configuración de un perfil existente.
Índice:
Si quieres gestionar una nueva población de usuarios de Timmi Tiempo, con un funcionamiento distinto del resto de los usuarios, deberás crear un nuevo ciclo de trabajo y un nuevo perfil.
Crear un nuevo ciclo de trabajo
Para distinguir la población nueva de usuarios, tendrá que crearles un ciclo de trabajo desde la rueda dentada de la parte superior derecha > Ciclos de trabajo.
Si tiene usuarios que deben declarar en horarios y otros en horas, o algunos en modo Presencia y otros en modo Actividad, tendrá que crear ciclos de trabajo distintos. Para distinguirlos más fácilmente, le recomendamos que les asigne un nombre explícito (por ejemplo: «Tiempo completo: horas», «Tiempo completo: horarios» o «Tarifa por día: presencia» y «Tarifa por día: actividades).
Para obtener más información sobre los ciclos de trabajo, consulte la ficha Crear y gestionar ciclos de trabajo.
Una vez creado este ciclo, ve al expediente de Portal RR. HH. de los empleados correspondientes (desde Empleados > Información aplicativa > Ciclos de trabajo) y asígnales ese nuevo ciclo de trabajo a partir de la fecha en la que quieres que declaren sus horas según el nuevo perfil.
Crear un perfil
Nuevo perfil
Para añadir un perfil, ve a Configuración y pulsa el botón «Crear un perfil» en la parte superior. También puedes duplicar un perfil existente.
Te recomendamos, en la medida de lo posible, duplicar una normativa existente que se parezca a la que quieras crear (el mismo modo de declaración, la misma unidad del ciclo de trabajo y controles y contabilización del tiempo similares).
Tal y como se indica a continuación (Configurar la contabilización del tiempo), la configuración de las reglas de contabilización de tiempos de un perfil necesita la intervención de un consultor de Lucca y será objeto de una nota de pedido según su complejidad. Si creas un perfil en blanco, deberás recurrir a nosotros para esa sección.
Puedes cambiar el nombre del perfil creado para encontrarlo con más facilidad.
Cuando crees un perfil en blanco, deberás indicar lo siguiente:
- (1) su nombre;
- (2) el modo de declaración: Presencia o Actividad ;
- (3) la unidad del ciclo de trabajo: días, horas u horarios;
- (4) el tipo de seguimiento del tiempo: sin seguimiento del tiempo, seguimiento clásico, seguimiento por tipo de tiempo;
- (5) la fecha de inicio de la declaración del parte de horas.
Configurar el perfil
Definir los empleados correspondientes
Vincula los ciclos de trabajo a la normativa haciendo clic en la línea «Ciclos de trabajo» y guárdalos.
En la lista desplegable solo aparecen los ciclos de trabajo disponibles: los ciclos que no están vinculados a otra normativa y los que tienen la misma unidad que el perfil en cuestión (días, horas u horarios).
Un empleado no se puede asociar a dos perfiles en un mismo período. Puedes pasar de un perfil a otro si cambias de ciclo de trabajo en una fecha determinada.
Definir las opciones de introducción del tiempo
En Opciones de introducción de tiempo,, selecciona la periodicidad de declaración: mes, semana o mes en semanas completas.
Si contabiliza las horas extraordinarias por semana, tendrá que seleccionar una periodicidad semanal o mensual en semanas completas.
De hecho, si selecciona una periodicidad por mes natural, pero configura reglas de contabilización del tiempo por semana, si se trata de una semana ubicada entre dos meses, las horas extraordinarias trabajadas al principio de la semana se contabilizarán el mes siguiente. Por lo tanto, correrá el riesgo de no entender los descuentos de las horas extraordinarias el mes siguiente.
Con la periodicidad «mes en semanas completas», si un mes termina en medio de una semana, los últimos días del mes se vincularán al mes siguiente.
Configurar el circuito de aprobación
Puedes definir las diferentes etapas de aprobación, regulando los posibles casos de aprobación automática mediante alertas y controles (ver más abajo Configurar los controles y alertas).
En este menú también tienes la opción de impedir que los administradores aprueben sus propios partes de horas si se designa a un aprobador que no sea él mismo.
Para obtener más información sobre el circuito de aprobación, consulta esta ficha de ayuda: Configurar el circuito de aprobación de un perfil de Timmi Tiempo.
Configurar las notificaciones por correo electrónico
Este menú te permite hacer lo siguiente:
- Programar el envío de un recordatorio de registro a los usuarios.
- Regular el envío de notificaciones por correo electrónico a los mánagers cuando un empleado envía su hoja de tiempo para que la aprueben.
- Activar la opción que requiere iniciar sesión en Lucca al aprobar o declarar desde el correo electrónico.
Configurar las alertas
El siguiente menú, «Alertas», permite establecer controles sobre los tiempos introducidos, activando alertas visuales en la hoja de tiempo y en el circuito de aprobación. Esto ayuda a poner de relieve anomalías y a llamar la atención del mánager sobre ellas cuando se aprueban:
Se pueden configurar alertas personalizadas. se trata de alertas libres, que se presentan en forma de una casilla de verificación, una designación y un mensaje de error en caso de que la casilla no se seleccione. Estas alertas personalizadas permiten aplicar normas que Timmi Tiempo no podría calcular por sí solo, como el cumplimiento del derecho a la desconexión.
Configurar la contabilización del tiempo
La configuración de la contabilidad horaria y, en particular, la gestión de las reglas de Timmi Tiempo, son muy complejas y requieren la asistencia e intervención de un consultor de Lucca y será objeto de una nota de pedido. Una configuración incorrecta de esta sección puede tener consecuencias importantes, con la contabilización errónea de las horas extraordinarias.
Configurar la exportación del tiempo
Desde el módulo Exportar, configure la exportación de las horas extraordinarias a la nómina o a Timmi Ausencias, o la exportación de las actividades, siguiendo el procedimiento que se describe aquí: Configurar las exportaciones de Timmi Tiempo.
Activar los ejes analíticos
Si has elegido el modo Actividades, la última pestaña, Ejes analíticos, muestra los ejes analíticos disponibles en la base de datos.
Ten en cuenta que la configuración de los ejes analíticos se comparte entre todos los perfiles. Si activas un eje analítico en un perfil, se activará para todos los perfiles en modo Actividades.
Seleccione los ejes en los que sus empleados deben imputar su tiempo. Para cada eje, seleccione si es obligatorio, si tiene un valor predeterminado, si se puede editar o si está oculto. Un eje editable no puede estar oculto.
El parámetro «obligatorio» propone tres opciones:
- «Nunca»: la selección de un valor es opcional para este eje analítico.
- «Siempre»: la selección de un valor es obligatorio para este eje analítico.
- «Cuando esté disponible»: la selección de un valor solamente es obligatorio para este eje si contiene valores. Por ejemplo, si tiene un árbol tipo Proyectos – Tareas y selecciona el parámetro «Cuando esté disponible» para el eje Tareas, el usuario solamente deberá seleccionar una tarea cuando el proyecto seleccionado contenga tareas.
Si un eje secundario es obligatorio, los valores del eje principal solamente aparecen en la búsqueda de Timmi Tiempo si el usuario tiene acceso a los valores secundarios. Por ejemplo, con un árbol Cliente > Proyecto > Tarea, con Cliente y Proyecto siempre obligatorios, un usuario solamente verá el Cliente A si tiene acceso al menos a un proyecto del Cliente A.
En lo que respecta a la administración de ejes analíticos, consulte esta ficha de ayuda: Crear y administrar ejes analíticos.