Antes de empezar
Se puede crear una interfaz de Timmi Ausencias con Slack para:
- Mostrar las ausencias del día en sus canales de equipo.
- Indicar las ausencias en los estados de Slack de los empleados.
- Enviar en Slack las solicitudes pendientes a los mánagers.
Esta ficha de ayuda describe los pasos para integrar Timmi Ausencias en su espacio de trabajo Slack.
Requisito previo: debes ser administrador de tu espacio de trabajo Slack.
Observación: también puedes hacer integraciones más profundas mediante herramientas de terceros, como Zapier, si tienes competencias técnicas.
1. Conectar Timmi Ausencias a tu espacio de trabajo de Slack
En Timmi Ausencias > Configuración > Integraciones, identifica la integración Slack y haz clic en Conectar.
En la pantalla siguiente, debes autorizar el Luccabot a publicar mensajes en su espacio Slack. Estos derechos son necesarios para que la integración se realice correctamente.
2. Crear una integración
Una vez tu espacio Slack esté´conectado a Timmi Ausencias, podrás crear integraciones.
Ausencias del día
Esta integración se puede hacer con una cuenta de Slack gratuita o de pago.
Esta integración permite publicar cada día la lista de ausencias en el canal de tu elección. Puedes configurar una integración para toda la empresa (se recomienda esta opción para las empresas con menos de 50 personas) o una integración por departamento, o por equipos, para las empresas de mayor tamaño.
Para cada integración, tendrás que indicar lo siguiente:
- El canal (privado o público) en el que se publicarán las ausencias del día (obligatorio). El canal debe existir; si quieres publicar las ausencias en un canal específico, antes tendrás que crearlo en Slack.
Aviso: Si quieres publicar las ausencias en un canal privado, tendrás que añadir el LuccaBot al canal en cuestión (Pedido/ y luego Añadir una aplicación). - El o los establecimientos o departamentos correspondientes (de manera predeterminada, se tienen en cuenta todos los trabajadores).
- El tipo de evento que se debe tener en cuenta: ausencias o teletrabajo (en el caso del teletrabajo, asegúrate de que la cuenta utilizada tenga seleccionada la opción Teletrabajo). Esta configuración ya no está disponible de forma predeterminada, te recomendamos utilizar Timmi Oficina para gestionar el teletrabajo. Este artículo explica por qué introducir el teletrabajo en Timmi Oficina y no en Timmi Ausencias.
- El idioma de los mensajes.
- La hora de envío del mensaje en Slack.
- La frecuencia (días de la semana o 7 días de 7).
Probar la integración
Una vez creada la integración, puedes probarla. Se enviará un mensaje en Slack con las ausencias del día, sin tener que esperar al día siguiente.
También se puede desactivar una integración sin eliminarla mediante el interruptor que se encuentra a la izquierda.
Sincronización de estados
Esta integración requiere una cuenta Slack de pago. La persona que crea la integración debe ser un administrador en el Slack de la empresa. Ten en cuenta que la clave de correspondencia es la dirección de correo electrónico.
Esta integración le permite sincronizar el estado Slack de los trabajadores con sus ausencias.
Se mantiene la confidencialidad de las ausencias y el mensaje es genérico, tal como se muestra en la imagen superior, sea cual sea el tipo de ausencia. Solamente el teletrabajo tiene un mensaje distinto, con el emoticono 🏠.
El estado se actualiza 30 minutos antes de que comience la jornada o la media jornada (de manera predeterminada, 7:30 h — el inicio de la jornada se define por la opción Horarios de eventos ICS en Configuración > Preferencias > Configurar > Configuración avanzada).
Para esta integración, tendrás que indicar lo siguiente:
- El o los establecimientos o departamentos correspondientes (de manera predeterminada, se tienen en cuenta todos los trabajadores).
- El idioma de los mensajes.
Por el momento, ofrecemos francés, inglés y español. Si quieres otro idioma, puedes solicitarlo al servicio de soporte de Lucca en el formulario que se encuentra en la parte superior de la página y estudiaremos la solicitud.
- El huso horario utilizado para identificar los horarios de sincronización.
- La inclusión o no de los trabajadores que teletrabajan.
También se puede desactivar una integración sin eliminarla mediante el interruptor que se encuentra a la izquierda.
Aprobación en Slack
Esta integración permite notificar a los mánagers directamente en Slack cuando tienen una solicitud pendiente de aprobación.
Para esta integración, tendrás que indicar lo siguiente:
- El o los establecimientos o departamentos correspondientes (de manera predeterminada, se tienen en cuenta todos los trabajadores).
En ese caso, los mánagers recibirán todas las notificaciones en Slack cuando un empleado presente una solicitud. Los trabajadores que presentan solicitudes no reciben ninguna notificación en Slack.
Los mánagers pueden desactivar las notificaciones individualmente en Slack desde el módulo Aprobación, en la parte inferior de la lista de solicitudes.
Todavía no se puede desactivar el envío de notificaciones por correo electrónico.
La información que hay que comprobar antes de contactar con el servicio de soporte
Si parece que la integración no funciona (no aparecen ausencias en Slack o los estados no se actualizan), comprueba la siguiente información antes de contactar con nosotros:
- Comprueba que la persona que ha creado la integración no se ha ido. La persona que ha creado la integración debe autentificarse. Si esta persona se va de la empresa, se revocarán sus derechos. La integración se deberá crear de nuevo por una persona que tenga derecho a hacerla.
- Si el estado no se actualiza: en primer lugar, comprueba que no se ha añadido ningún estado a la cuenta de Slack del empleado. Slack siempre priorizará los estados de las integraciones, incluso sobre los de Lucca. Si no se ha añadido ningún estado en la cuenta de Slack, puede ser que haya otra integración en conflicto con la de Lucca.
- Asegúrate de que el tipo de ausencia en cuestión esté bien «Descontado como ausencia» (consultar la configuración de la cuenta).
- Asegúrate de que haya eventos. Si no aparecen ausencias en los canales del equipo, puede deberse a que no haya ausencias.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden publicar las ausencias en un canal privado?
Sí, pero en ese caso se tendrá que añadir LuccaBot al canal en cuestión (comando / y luego Añadir una aplicación).
¿Se puede editar el nombre o la imagen del bot?
No, estos datos no se pueden editar. Hemos elegido el calendario (en el que aparece una fecha, a diferencia de Google Calendar, que no tiene fecha) porque consideramos que este es el emoji que mejor se correspondía con todos los tipos posibles de ausencia: vacaciones, descanso compensatorio, permiso de maternidad, baja por enfermedad, etc.