Antes de empezar
Para regularizar la adquisición en función de las ausencias, puedes utilizar el módulo «Regularización» de Lucca Ausencias configurando el método adaptado (por ejemplo, prorrateo en función de las ausencias).
Sin embargo, algunas necesidades podrían no ser configurables con las reglas de regularización de Lucca Ausencias (regularización en función de la antigüedad, prorrateos, múltiples criterios, etc.). En ese caso, puedes importar los contadores ajustados desde la nómina para actualizar los contadores de Lucca Ausencias. Para hacerlo, ve al módulo Importaciones, disponible en la pestaña Crédito/Débito.
El módulo te permite hacer lo siguiente:
- Realizar una importación simple de derechos: actualización de los contadores por importación de un importe positivo o negativo que abonará o deducirá derechos en el contador (pero que no reemplazará el saldo)
- Realizar una importación de adquisición: actualización de los contadores comparando la adquisición acumulada en una cuenta de Lucca Ausencias con la adquisición en nómina (o de un sistema externo). El módulo permite alinear Lucca Ausencias en la nómina abonando o deduciendo la diferencia con el sistema externo en Lucca Ausencias. Recomendamos este método: Lucca Ausencias gestiona las ausencias (débito) y la nómina gestiona la adquisición (crédito).
- Realizar una importación de saldos: actualización de los contadores comparando los saldos de Lucca Ausencias con los saldos de la nómina (o un sistema externo), abonando o deduciendo en Lucca Ausencias la diferencia con el sistema externo.
¿Hay que importar la adquisición o el saldo?
Te recomendamos que importes a la nómina la acumulación de los derechos adquiridos. De hecho, la nómina suele ser la referencia para calcular los derechos si Lucca Ausencias no gestiona todas las reglas deseadas, pero Lucca Ausencias resta la diferencia para las ausencias.
Importar una acumulación de adquisiciones
Para importar los derechos adquiridos que incluyen las regularizaciones desde la nómina, primero hay que identificar correctamente la fecha de cálculo los derechos. Te recomendamos que hagas esta importación después de elaborar la nómina, es decir, a finales de mes.
Aviso: La adquisición se compara con el conjunto del período de adquisición de la cuenta, no del período de pago. Por ejemplo, en un caso estándar, se importan 2,08 en junio, luego 4,16 en julio, 6,24 en agosto, y así sucesivamente.
Después de hacer clic en el módulo Importar una acumulación de adquisiciones:
- Carga el archivo.
- Indica la fecha de referencia para hacer la comparación con los derechos adquiridos en Lucca Ausencias. Es el último día del mes en el que acabas de realizar la nómina.
- Opcionalmente, puedes modificar los tipos de asiento que se deben tener en cuenta para hacer la comparación. ¡Solamente para expertos!
Haz clic en Continuar. Lucca Ausencias mostrará la comparación, línea por línea, con los eventuales errores o alertas.
Solo tendrás que guardar para actualizar los contadores de Lucca Ausencias.
Nota: También puedes descargar la comparación en el paso de verificación sin actualizar los contadores, si solamente quieres consultar las diferencias.
Importar los saldos
La comparación de saldos entre Lucca Ausencias y la nómina solo resulta pertinente si todas las ausencias exportadas por Lucca Ausencias se han integrado en la nómina; de lo contrario, es posible que los saldos calculados en la nómina no hayan tenido en cuenta las ausencias guardadas en Lucca Ausencias, pero que todavía no se han exportado. Por lo tanto, la importación del saldo se hace en relación con una exportación a nómina realizada en Lucca Ausencias, a priori, la última exportación del período.
Después de hacer clic en el módulo Importar un saldo:
- Carga el archivo.
- Selecciona la última exportación a nómina realizada.
Nota: los saldos se comparan en la fecha de finalización del período de la exportación en cuestión (el último día del mes de la exportación) y la comparación no se puede realizar durante el mes actual.
Ten en cuenta que, a diferencia de los otros dos métodos, este no puede automatizarse. El archivo debe importarse manualmente a través de la interfaz dedicada.
Formato de archivo
El formato previsto es un archivo CSV o Excel (.xlsx).
Los usuarios se pueden identificar por su establecimiento y su número de empleado, o por su nombre de usuario. Es obligatorio utilizar uno de los dos métodos.
El archivo debe tener las columnas siguientes:
- Establecimiento (si la identificación se realiza por establecimiento/número de empleado): nombre o código de establecimiento.
- Número de empleado (si la identificación se realiza por establecimiento/número de empleado): número que el empleado utiliza en la nómina.
- Nombre de usuario (si la identificación se realiza con el nombre de usuario): nombre de usuario del empleado.
- Apellidos
- Nombre
- Cuenta n.º 1
- Cuenta n.º 2
- Cuenta n.º 3
- ...
El archivo debe incluir al menos una columna de cuenta. No hay límite para el número de cuentas.
Si utilizas las designaciones exactas de las cuentas, se reconocerán automáticamente. En caso contrario, la correspondencia se tendrá que realizar manualmente.
Ejemplo de archivo con identificación por establecimiento y por número de empleado:
Ejemplo de archivo con identificación con el nombre de usuario:
Después de hacer clic en «Continuar», Lucca Ausencias muestra la comparación, línea por línea, con los eventuales errores o alertas.
A continuación, si observas diferencias, podrás ajustar con un clic los contadores de Lucca Ausencias.
Advertencias posibles (sin bloqueo):
- El nombre del empleado no coincide con su número de empleado o su nombre de usuario: se recomienda verificar la línea, porque esto se podría deber a un error con el número de empleado o el nombre de usuario.
Errores posibles (con bloqueo):
- No se reconoce la cuenta: no se reconoce el nombre de una o varias cuentas; por lo tanto, hay que seleccionarlas manualmente.
- El número de empleado no existe o es incorrecto
- El establecimiento no existe o es incorrecto
- El nombre de usuario no existe o es incorrecto
- Líneas duplicadas (hay dos líneas correspondientes al mismo empleado)
- Se ha introducido un valor para un trabajador en una cuenta a la que este no tiene acceso (la cuenta indicada no corresponde a la normativa del establecimiento del trabajador).
- Se ha introducido un valor para un trabajador sobre el que el administrador que realiza la importación no tiene derechos de acceso (el establecimiento no está presente en su función o el trabajador está ausente en el perímetro en el que el administrador tiene derecho a comparar).
Para cada línea, Lucca Ausencias muestra:
- el valor en el archivo
- el valor en Lucca Ausencias
- el ajuste propuesto (valor en el archivo – valor en Lucca Ausencias)
Luego podrás descargar la tabla (las tres columnas indicadas más arriba) o guardar los ajustes en Lucca Ausencias.
Importante: si realizas una comparación de adquisición para el mes actual antes del último día del mes y guardas los ajustes, Lucca Ausencias no activará la adquisición para ese mes. El ajuste sustituye al abono de Lucca Ausencias.
Modelo de importación
Puedes recuperar un modelo de importación desde tu entorno de Lucca. Si aún no tienes acceso a este, puedes basarte en el modelo accesible desde aquí.
Historial de las importaciones
Todos los ajustes de derechos realizados con el módulo Importaciones se pueden ver en el historial, que se puede consultar desde la página principal del módulo.