Antes de empezar
El módulo de firma electrónica permite enviar los documentos para su firma. Para más información sobre el funcionamiento de la firma electrónica, consulta nuestra ficha de ayuda específica.
Acceder al documento desde el correo electrónico de solicitud
Tras el envío de una solicitud de firmas, los firmantes reciben simultáneamente una notificación por correo electrónico. Este correo electrónico contiene un enlace que permite acceder a los documentos para firmarlos.
En caso de que los documentos ya hayan sido firmados, este enlace redirige a una página que confirma la firma de los mismos.
O desde el centro de notificaciones de Lucca
Tras el envío de una solicitud de firmas, los firmantes reciben también la notificación en la campaña de la página de inicio de Lucca. Asimismo, los empleados pueden acceder directamente a los documentos que deben firmar desde la interfaz de Lucca.
Si el empleado tiene que firmar varios documentos, encontrará la lista completa directamente en el centro de notificaciones de Lucca. En caso de que olvide una solicitud, el empleado recibirá un recordatorio automático para firmar el documento (con las otras notificaciones Lucca con retraso).
Firma de los documentos
La firma de un documento se hace en dos etapas:
- La aceptación de la política de confidencialidad y tratamiento de datos biométricos del firmante (presión, velocidad y aceleración durante la firma).
- Realizar la firma. Para firmar, debes hacer clic en el lugar del documento en el que quieras realizar la firma.
Se puede firmar mediante ordenador, móvil (smartphone) o tableta. Al escanear el código QR desde un dispositivo móvil, se accede directamente a la interfaz de firma.
Estas etapas se repiten tantas veces como documentos haya por firmar.
Recepción de los documentos firmados
Una vez firmado el documento por todas las partes, tanto los firmantes como los usuarios notificados reciben el documento firmado por correo electrónico en formato PDF.
En caso de que la solicitud de firma se componga de varios documentos, se enviará un correo electrónico por cada documento. De este modo, si dos firmantes deben firmar dos documentos, cada uno recibirá dos correos electrónicos distintos.
Rechazo de firma
Un firmante tiene la opción de rechazar la firma de un documento. En ese caso, el firmante deberá justificar su rechazo. Recuerda que en esa situación no se enviará ningún correo electrónico. En cambio, verás el estado de la firma en el cuadro de mando.
Si una solicitud de firma se compone de varios documentos, un firmante puede firmar varios documentos y rechazar otros.
Cancelación de una solicitud de firma
Los administradores tienen la opción de cancelar una solicitud de firma. Esta acción pone fin al proceso de firma de todos los documentos de la solicitud, y ningún firmante podrá firmar ni acceder a los documentos.
Si los firmantes intentan acceder a los documentos, serán redirigidos a una página que les informe de que se ha cancelado el procedimiento.
Recordatorio automático
Cada tres días se envían recordatorios automáticos a los firmantes que no hayan firmado el documento.