Tareas de un administrador de Timmi Ausencias

Antes de empezar

Como administrador de la solución Timmi Ausencias, tienes que realizar tareas puntuales y recurrentes. ¡En esta ficha, encontrarás una recapitulación de las principales acciones que tendrás que realizar para convertirte rápidamente en el administrador del año!

En cada período de nóminas

Comprobar las acciones pendientes de realizar

En el módulo Acciones pendientes de realizar, puedes principalmente:

  • Encontrar a los empleados que no tienen perfiles de adquisición
  • Reclasificar las ausencias para las que se debe indicar el motivo
  • Comprobar los justificantes de las ausencias convencionales
  • Regularizar los saldos que presentan fallos
  • Ajustar la adquisición en caso de incorporación o salida
  • Procesar las ausencias en el pasado pendientes de aprobación
  • Encontrar los tipos de ausencia caducados o que caducarán pronto

El objetivo de este módulo es centralizar todos los eventos que requieren tu atención o que realices una acción. El propósito es que no tengas que hacer un seguimiento de todo esto en libretas, agendas o notas.

Esta ficha de ayuda te ayudará a dominar este módulo.

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Procesar las ausencias pendientes de aprobación

Timmi Ausencias solamente exporta las ausencias aprobadas. Por lo tanto, se recomienda que, antes de generar la exportación a nómina, se procesen las ausencias pendientes de aprobación en el pasado.

Tienes dos posibilidades:

  1. Enviar un recordatorio a los aprobadores para que procesen su solicitud pendiente 
  2. Aprobar directamente las ausencias 

Para hacerlo, ve al menú Aprobación > Otros aprobadores. En el módulo Acciones pendientes de realizar hay un acceso directo, filtrado por las ausencias urgentes pendientes de aprobación.

Exportar las ausencias para la nómina

Para generar un archivo de exportación de las vacaciones y ausencias que, posteriormente, pueda importarse a su programa de gestión laboral, ve a Exportaciones.

Ve a la configuración de exportación creada para exportar a nómina.

Antes de generar la exportación, es importante procesar las ausencias no validadas que se han solicitado en el período de exportación seleccionado. Estas ausencias pendientes de validación aparecerán en la página de generación de la exportación, en la que también encontrarás un enlace que te llevará directamente al módulo de aprobación:

Luego, pulsa el botón Exportar el período.

En ese momento, encontrarás los archivos generados en la pestaña Historial:

¿Has importado el archivo a su programa de gestión laboral y tienes ausencias que se han introducido/validado/modificado después de la última exportación?

En ese caso tienes dos posibilidades:

  • Puedes volver a generar la exportación, seleccionando el mismo período de nómina y pulsando el botón Exportar los nuevos datos. Esta nueva exportación solo incluirá el delta de los eventos del mes desde la última exportación generada para el período.
  • Puedes exportar el período que sigue seleccionando el período siguiente y volviendo a hacer clic en el botón Exportar el período. Los retrasos aparecerán en esta nueva exportación.

En caso de que ya hayas importado el archivo de importación en tu programa de gestión laboral, ante todo, no debes eliminar la última exportación, ya que se podría generar una diferencia y ausencias duplicadas en el programa destinatario. El botón Cancelar la exportación que figura en el historial es útil solo si aún no has importado la última exportación a la nómina.

Como recordatorio, estas son las tres categorías de exportación de ausencias:

  • ausencias en el período: días de ausencia solicitados y validados en el período considerado
  • retrasos: días de ausencia solicitados en un período anterior al período considerado, pero que no se han exportado
  • Correcciones: eliminaciones o modificaciones de ausencias ya exportadas en nómina.

Si deseas utilizar el antiguo módulo de exportar nómina, te rogamos que consultes la siguiente ficha de ayuda: Exportar las vacaciones y ausencias a la nómina.

Exportar las bajas médicas a la DSN

En caso de subrogación (mantenimiento del salario), la DSN exige que las bajas laborales se declaren mensualmente.

Para generar el archivo de exportación, ve a Exportaciones. Ve a la configuración de la exportación creada para exportar a la DSN.

Si tu configuración está basada en una exportación del período de pago, genera la exportación tal como se ha descrito más arriba para la nómina.

Si tu configuración está basada en una exportación íntegra, pulsa directamente el botón Exportar para generar una exportación desde la fecha de tu última exportación:

Como recordatorio, esa exportación incluirá:

  • ausencias: días de ausencia solicitados y validados desde la última exportación
  • correcciones: eliminaciones de ausencias ya exportadas

De la misma manera que con una exportación de período de nómina, una exportación íntegra solamente incluye las ausencias validadas. Por lo tanto, las ausencias pendientes de validación no aparecerán en los archivos generados.

Antiguo módulo de exportación de bajas médicas:

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Selecciona las bajas médicas que se recomienda exportar (3) y pulsa en Exportar las x bajas médicas seleccionadas (4). La exportación generada se encontrará en los historiales de exportaciones, a la derecha.

Al final de cada período de disfrute

Gestionar los contadores:

  • Prolongar el período de disfrute: si quieres que los empleados utilicen durante más tiempo los tipos de ausencias cuyo período de disfrute vaya a finalizar, tienes la posibilidad de prolongar ese período. Por lo tanto, tendrás que modificar la fecha de fin del período de disfrute en la configuración del tipo de ausencias en cuestión.
  • Transferir todos los derechos a otro tipo: al final del período de disfrute de un tipo, tienes la posibilidad de transferir los derechos de un tipo otro. 

  • Guardar x número de días en un tipo de ausencias para un grupo de empleado : al final del período de disfrute de un tipo, solamente podrás guardar un determinado número de días en el tipo; el resto se perderá.

  • Saldar todos los derechos siguiendo los mismos pasos que en el ajuste colectivo y seleccionando Poner a 0.

Actualizar la regularización

Te recomendamos que automatices las reglas de regularización de los contadores (ajustes de vacaciones o días de descanso compensatorio en caso de ausencia o suspensión del contrato).

Si la gestión es manual, vaya a Abonar/Deducir > Adquisición para ejecutarlas. Recuerda que debes colocarte en el mes que acaba de terminar. Puedes verificar los valores propuestos y acceder a los detalles haciendo clic en una línea del cuadro de simulación. Desde la interfaz de simulación, puedes acceder directamente a la configuración de la regla de regularización.

Fraccionamiento de las vacaciones

  • Si abonas días de fraccionamiento, te invitamos a verificar la regla configurada y, si es necesario, a editarla. Para acceder a las reglas de fraccionamiento, ve a Configuración Normativas > Reglas > Fraccionamiento. La ejecución de abonos de días adicionales por fraccionamiento está disponible en Crédito/Débito > Adquisición > Fraccionamiento. Al nivel de la regla configurada, solo tienes que hacer clic en Calcular para obtener un resumen de los derechos debidos. A continuación, puedes ejecutar el abono de días extra haciendo clic en Abonar

Cuando se incorpora un empleado

Crear la ficha del nuevo empleado

En cuanto conozcas la fecha de incorporación del nuevo empleado a tu empresa, puedes crear su ficha para que el empleado pueda utilizar las soluciones adecuadas en cuanto se incorpore.

Agregue al nuevo empleado desde Empleados > Expediente de Portal de RR. HH.> Crear un nuevo empleado en cuanto se conozca su fecha de inicio de contrato.

Para que Timmi Ausencias funcione correctamente, indica:

  • su función (principal y secundaria) le da acceso a Timmi Ausencias
  • su perfil de adquisición de vacaciones que determina los días que se deben abonar al empleado
  • su número de empleado
  • su mánager
  • su aprobador de Timmi Ausencias personalizado (opcional, únicamente si tu circuito de aprobación lo prevé)
  • su ciclo de trabajo que define los días trabajados por el empleado
  • su categoría socioprofesional
  • su calendario que determina los días festivos 
  • su fecha de antigüedad si es diferente a la fecha de inicio de contrato (opcional)

Para obtener más información, consulta la ficha Gestionar la llegada de un nuevo empleado en Timmi Ausencias.

Caso 1: has creado el empleado en el mes de su incorporación y el abono de las vacaciones se realiza mensualmente. No es necesario realizar ninguna acción. Las vacaciones se abonarán en proporción con el tiempo de presencia del empleado en el mes determinado por su fecha de inicio de contrato.

Caso 2: has creado el empleado en el mes de su incorporación y algunos de sus tipos de ausencias se abonan íntegramente al principio del período. En Acciones pendientes de realizar, Timmi Ausencias te propondrá un cálculo de días prorrateados por número de días trabajados, que podrás editar si fuera necesario. 

Caso 3: has creado el empleado con retraso, después del mes de su incorporación. Para ponerte al día con la adquisición de derechos del último mes (el mes ya transcurrido), ve a Crédito/Débito > Adquisición. Selecciona el mes y la regla de adquisición en cuestión e inicia una recuperación (incorporaciones/salidas). Ten en cuenta que esta manipulación no se deberá realizar para el mes actual o para adquisiciones futuras. Timmi Ausencias las activará automáticamente.

Cuando introduces los datos de Timmi Ausencias en el expediente de portal de RR. HH. del nuevo empleado, es posible que su perfil de aplicación de Timmi Ausencias no se corresponda con los perfiles ya existentes. Por lo tanto, tendrás que crear un perfil nuevo.

Esto también puede ocurrir con los ciclos de trabajo. En ese caso, tendrás que crear uno nuevo, adaptado al nuevo empleado.

Cuando un empleado se marcha

Guardar su fecha de finalización del contrato

En cuanto conozcas la fecha de finalización de contrato del empleado, introdúcela en Empleados > Expediente de Portal de RR. HH. > pestaña de Contratos:

Transferir a los empleados supervisados

Si el empleado que se marcha es un mánager, transfiere a sus empleados supervisados a otro mánager desde su expediente de portal de RR. HH.

Elaborar el finiquito

En cuanto se introduzca la fecha de finalización del contrato en la ficha de un empleado, podrás elaborar su finiquito. Aviso: el finiquito provoca que los contadores se pongan a cero. Por lo tanto, se recomienda utilizar esta opción solamente cuando el empleado se marche de verdad de la empresa. Si es así, ve a Crédito/Débito > Finiquito y luego selecciona al empleado en cuestión.

Solo tienes que seguir los tres pasos para completar el finiquito:

1. Tratamiento de las solicitudes pendientes y las ausencias después de la fecha de finalización de contrato

2. Ajuste de las adquisiciones y puesta a cero de los contadores: si el empleado vuelve a la empresa, podrás reactivar su expediente de portal de RR. HH. y comenzará su nuevo contrato con los contadores a cero.

3. Visualización de las ausencias pendientes de exportar a la nómina

Para obtener más información sobre la gestión de la marcha de un empleado, consulta la ficha Gestionar la marcha de un empleado en Timmi Ausencias.

Cambio de establecimiento o de unidad legal

Ajustar los derechos después de un cambio de establecimiento

Antes de editar el establecimiento en el expediente de portal de RR. HH. del empleado, se recomienda ajustar los derechos de vacaciones. De hecho, después del cambio, el empleado podrá ver los saldos de los contadores de su nuevo establecimiento, pero todavía podrá ver los contadores de su establecimiento anterior.

Si ya no quieres que el empleado tenga acceso a los antiguos contadores, tendrás que poner a cero el saldo de los antiguos contadores. Para hacerlo, consulta la ficha de ajuste manual de saldos.

Además, puedes transferir el saldo del contador antiguo al contador nuevo pulsando en Transferir.

A continuación, podrás editar el establecimiento del empleado en Empleados > Contratos > Crear un nuevo contrato.

En tiempo real

Elaborar informes de saldos, ausencias o estadísticas de ausencias

Puedes generar distintos tipos de informes personalizados

  • para consultar el saldo en una fecha predeterminada de tus empleados, selecciona el informe en los Saldos
  • Para comprender el saldo de tus empleados en un tipo de ausencia visualizando su adquisición y su solicitud, selecciona el informe Evolución del saldo
  • Para mostrar las ausencias de los empleados por cuenta en un período, selecciona el informe en las Ausencias
  • Para consultar diversos indicadores de estadísticas sobre vacaciones y ausencias, selecciona el informe Estadísticas.

Si el informe se va a editar con regularidad, puedes guardar su configuración asignándole un nombre único. Solo tienes que hacer clic en Guardar la configuración, después de generar los resultados.

Solicitar bajas médicas

Antes de introducir una baja médica, te recomendamos que empieces introduciendo una ausencia pendiente de justificar, cuando el empleado todavía no haya enviado el justificante, en la pestaña Gestión del planning > Gestionar las ausencias

Una vez recibido el justificante, podrás reclasificar la ausencia pendiente de justificar en una baja laboral (por ejemplo, una baja médica) en la Gestión del planning. En ese mismo momento, puedes adjuntar el justificante recibido.

Si esto se ha configurado en tu establecimiento, puedes exportar las bajas médicas por separado en el recuadro de DSN.

Comparación con la nómina

Si observas diferencias de saldo entre Timmi Ausencias y tu nómina, el módulo de importación de saldos en Crédito/Débito > Importaciones > Importar un saldo permite que Timmi Ausencias regularice los contadores de Timmi Ausencias con los calculados por la nómina. Esto suele suceder cuando la regla de regularización no se gestiona en Timmi Ausencias.

Podrás comparar:

  • la adquisición acumulada
  • los saldos

Luego, Timmi Ausencias te invitará a descargar un modelo de archivo en el que podrás indicar la adquisición o los saldos registrados en su nómina. Después de haber presentado el archivo y hacer clic en «Continuar», Timmi Ausencias muestra la comparación, línea por línea, con los eventuales errores o alertas. Más información en esta ficha específica: Comparar los contadores con la nómina.

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