Tareas de un administrador de Timmi Ausencias

Antes de empezar

Como administrador de la solución Timmi Ausencias, usted tiene que realizar tareas puntuales o recurrentes. En esta ficha encontrará un resumen de las principales acciones que debe realizar.

En este vídeo encontrará todas las tareas recurrentes que debe realizar como administrador de Timmi Ausencias:

 

Cada final de mes

Comprobar las acciones pendientes de realizar

En el módulo Acciones a realizar, puede principalmente:

  • Comprobar los justificantes de las ausencias convencionales
  • Reclasificar las ausencias para las que se debe indicar el motivo
  • Regularizar los saldos negativos, por tanto, con error
  • Procesar las ausencias en el pasado pendientes de aprobación
  • Encontrar a los empleados que no tienen perfiles de adquisición
  • Encontrar los tipos de ausencia caducados o bien que llegan a su vencimiento.

 

El objetivo de este módulo es centralizar todos los eventos que requieren su atención o que realice una acción. El propósito es que no tenga que hacer un seguimiento de todo esto en libretas, agendas o post-its. Esta ficha de ayuda le permite familiarizarse bien con este módulo.

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Procesar las ausencias pendientes de aprobación

Timmi Ausencias solamente exporta las ausencias aprobadas. Por lo tanto, se recomienda que, antes de generar la exportación a nómina, se procesen las ausencias pendientes de aprobación en el pasado.

Tiene dos posibilidades:

  1. Enviar un recordatorio a los aprobadores para que procesen su solicitud pendiente 
  2. Aprobar directamente las ausencias 

Para hacerlo, vaya al menú Aprobación Otros aprobadores. En el nuevo módulo Acciones pendientes de realizar hay un acceso directo, filtrado por las ausencias urgentes pendientes de aprobación. 

Exportar las ausencias para la nómina

Para generar un archivo de exportación de las vacaciones y ausencias que, posteriormente, pueda importarse a su programa de gestión laboral, vaya a Exportaciones.

Vaya a la configuración de exportación creada para exportar a nómina.

Antes de generar la exportación, es importante procesar las ausencias no validadas que se han solicitado en el período de exportación seleccionado. Estas ausencias pendientes de validación aparecerán en la página de generación de la exportación, en la que también encontrará un enlace que lo llevará directamente al módulo de aprobación:

Luego, haga clic en el botón Exportar el período.

En ese momento, encontrará los archivos generados en la pestaña Historial :

¿Ha importado el archivo a su programa de gestión laboral y tiene ausencias que se han introducido / validado / modificado después de la última exportación?

En ese caso tiene dos posibilidades:

  • Puede volver a generar la exportación, seleccionando el mismo período de nómina y haciendo clic en el botón Exportar los nuevos datos. Esta nueva exportación solo incluirá el delta de los eventos del mes desde la última exportación generada para el período.
  • Puede exportar el período que sigue seleccionando el período siguiente y volviendo a hacer clic en el botón Exportar el período. Los retrasos aparecerán en esta nueva exportación.

Si ya ha importado el archivo de importación a su programa de gestión laboral, no debe eliminar la última exportación, ya que de lo contrario corre el riesgo de tener un desfase y ausencias duplicadas en su programa de destino. El botón Cancelar la exportación que figura en el historial es útil solo si aún no ha importado la última exportación a la nómina.

Como recordatorio, estas son las tres categorías de exportación de ausencias:

  • ausencias en el período: días de ausencia solicitados y validados en el período considerado
  • retrasos: días de ausencia solicitados en un período anterior al período considerado, pero que no se han exportado
  • correcciones: eliminaciones de ausencias ya exportadas a la nómina.

Si utiliza el antiguo módulo de exportación a nómina, consulte esta ficha: Exportar las vacaciones y ausencias a la nómina.

Exportar las bajas laborales a la DSN

En caso de subrogación (mantenimiento del salario), la DSN exige que las bajas laborales se declaren mensualmente.

Para generar el archivo de exportación, vaya a Exportaciones. Vaya a la configuración de la exportación creada para exportar a la DSN.

Si su configuración está basada en una exportación período de pago, genere la exportación tal como se ha descrito más arriba para la nómina.

Si su configuración está basada en una exportación íntegra, haga clic directamente en el botón Exportar para generar una exportación desde la fecha de su última exportación:

Como recordatorio, esa exportación incluirá:

  • ausencias: días de ausencia solicitados y validados desde la última exportación
  • correcciones: eliminaciones de ausencias ya exportadas

De la misma manera que con una exportación de período de pago, una exportación íntegra solamente incluye las ausencias validadas. Por lo tanto, las ausencias pendientes de validación no aparecerán en los archivos generados.

Antiguo módulo de exportación de bajas médicas:

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Seleccione las bajas médicas que se recomienda exportar (3) y haga clic en Exportar las x bajas médicas seleccionadas (4) . La exportación generada se encontrará en los historiales de exportaciones, a la derecha (5).

Verificar los abonos automáticos

Le recomendamos que verifique si es necesario hacer rectificaciones de abonos (empleados creados con retraso) en el menú Abonar / Deducir > Adquisición > Adquisición a través de los perfiles.

Si tiene casillas de verificación delante de algunos tipos de ausencias, eso significa que uno o varios empleados no han recibido el abono en el mes seleccionado previamente.

Seleccione las casillas y luego haga clic en Continuar para procesar el abono.
Aviso: esta acción se debe realizar únicamente en los meses pasados. De hecho, Timmi Ausencias activará automáticamente los abonos para meses futuros.  Para ver los detalles de los abonos realizados, puede hacer clic en Detalles.

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Cada final de período

Gestionar los contadores

  • Prorrogar el período de disfrute: si quiere que los empleados utilicen durante más tiempo los tipos de ausencias cuyo período de disfrute vaya a finalizar, tiene la posibilidad de prorrogar ese período. Por lo tanto, tendrá que modificar la fecha de fin del período de disfrute en la configuración del tipo de ausencias en cuestión.
  • Transferir todos los derechos a otro tipo : al final del período de disfrute de un tipo, tiene la posibilidad de transferir los derechos de un tipo otro. 

  • Guardar x número de días en un tipo de ausencias para un grupo de empleado : al final del período de disfrute de un tipo, solamente podrá guardar un determinado número de días en el tipo; el resto se perderá.

  • Saldar todos los derechos siguiendo los mismos pasos que en el ajuste colectivo y seleccionando Poner a 0.

Actualizar la regularización

Le recomendamos que automatice las reglas de regularización de los contadores (ajustes de vacaciones o RTT* (día(s) de descanso compensatorio) en caso de ausencia o suspensión del contrato).

Si la gestión es manual, vaya a Abonar / Deducir Adquisición Regularización para ejecutarlas. Recuerde que debe colocarse en el mes que acaba de terminar. Puede verificar los valores propuestos y acceder a los detalles haciendo clic en una línea del cuadro de simulación. Desde la interfaz de simulación, puede acceder directamente a la configuración de la regla de regularización.

Antigüedad y fraccionamiento

  • Si abona días de fraccionamiento, lo invitamos a verificar la regla configurada y, si es necesario, a editarla. Para acceder a las reglas de fraccionamiento, vaya a Configuración > Normativas > Reglas > Fraccionamiento. La ejecución de abonos de días adicionales por fraccionamiento está disponible en Abonar / Deducir > Adquisición > Fraccionamiento. Al nivel de la regla configurada, solo tiene que hacer clic en Calcular para obtener un resumen de los derechos debidos. A continuación, puede ejecutar el abono de días extra haciendo clic en Abonar
  • Si esta acción no es automática, la ejecución de abonos por antigüedad está disponible en Abonar / Deducir > Adquisición > Antigüedad. Le recomendamos que active la automatización de estas reglas de antigüedad.

Cuando se incorpora un empleado

Crear la ficha del nuevo empleado

En cuanto conozca la fecha de incorporación del nuevo empleado a su empresa, puede crear su ficha para que el empleado pueda utilizar las soluciones adecuadas en cuanto se incorpore.

Agregue al nuevo empleado en Empleados > Fichas de usuarios > Agregar un empleado en cuanto se conozca su fecha de inicio del contrato.

Para que Timmi Ausencias funcione correctamente, indique:

  • una función (principal o secundario) que le dé acceso a Timmi Ausencias
  • un perfil de adquisición de vacaciones que determina los días que se deben abonar al empleado
  • un número de empleado nómina
  • un mánager
  • un aprobador de Timmi Ausencias personalizado (opcional, solamente si lo contempla su circuito de aprobación)
  • un ciclo de trabajo que define los días trabajados por el empleado
  • una categoría socioprofesional
  • un calendario que determina los días festivos 
  • una fecha de antigüedad si es distinta de la fecha de inicio del contrato (opcional)

Para obtener más información, consulte la ficha Gestionar la llegada de un nuevo empleado en Timmi Ausencias.

Caso 1: Ha creado el empleado en el mes de su incorporación y el abono de las vacaciones se realiza mensualmente. No es necesario realizar ninguna acción. Las vacaciones se abonarán en proporción con el tiempo de presencia del empleado en el mes determinado por su fecha de inicio de contrato.

Caso 2: Ha creado el empleado en el mes de su incorporación y algunas de sus tipos de ausencias se abonan íntegramente al principio del período. En Acciones pendientes de realizar, Timmi Ausencias le propondrá un cálculo de días prorrateados por número de días trabajados, que podrá editar si fuera necesario. 

Caso 3: Ha creado el empleado con retraso, después del mes de su incorporación. Para rectificar la adquisición de derechos del mes de incorporación (ya pasado), vaya a Abonar/Deducir > Adquisición > Adquisición principal. Si tiene casillas de verificación delante de los tipos de ausencias, eso significa que uno o varios empleados no han recibido el abono en el mes seleccionado. Marque las casillas, haga clic en Continuar y luego en Guardar para activar el abono. Aviso: esta acción no se debe realizar para la adquisición del mes actual ni para las adquisiciones futuras. Timmi Ausencias las activará automáticamente.

Cuando introduce los datos de Timmi Ausencias en la ficha del nuevo empleado, es posible que su perfil de aplicación de Timmi Ausencias no se corresponda con los perfiles ya existentes. Por lo tanto, tendrá que crear un perfil nuevo.

Esto también puede ocurrir con los ciclos de trabajo. En ese caso, tendrá que crear uno nuevo, adaptado al nuevo empleado.

Cuando un empleado se marcha

Guardar su fecha de finalización del contrato

En cuanto conozca la fecha de finalización del contrato del empleado, introdúzcala en Empleados > Fichas de usuarios.

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Transferir a los empleados supervisados

Si el empleado que se marcha es un mánager, transfiera a sus empleados supervisados a otro mánager desde su ficha de usuario.

Elaborar el finiquito

En cuanto se introduzca la fecha de finalización del contrato en la ficha de un empleado, podrá elaborar su finiquito. Aviso: el finiquito provoca que los contadores se pongan a cero. Por lo tanto, se recomienda utilizar esta opción solamente cuando el empleado se marche de verdad de la empresa. Si es así, vaya a Abonar / Deducir > Finiquito y luego seleccione al empleado en cuestión.

Solo tiene que seguir los tres pasos para completar el finiquito:

  • 1. Tratamiento de las solicitudes pendientes y las ausencias después de la fecha de finalización del contrato
  • 2. Ajuste de las adquisiciones y puesta a cero de los contadores: si el empleado vuelve a la empresa, podrá reactivar su ficha de RRHH y comenzará su nuevo contrato con los contadores a cero.
  • 3. Visualización de las ausencias pendientes de exportar a la nómina

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Para obtener más información sobre la gestión de la marcha de un empleado, consulte la ficha Gestionar la marcha de un empleado en Timmi Ausencias.

Cambio de establecimiento o de unidad legal

Ajustar los derechos después de un cambio de establecimiento

Antes de modificar el establecimiento en la ficha RRHH del empleado, se recomienda ajustar los derechos de vacaciones. De hecho, después del cambio, el empleado podrá ver los saldos de los contadores de su nuevo establecimiento, pero todavía podrá ver los contadores de su establecimiento anterior.

Si ya no quiere que el empleado tenga acceso a los antiguos contadores, tendrá que poner a cero el saldo de los antiguos contadores. Para hacerlo, consulte la ficha de ajuste manual de saldos.

También puede transferir el saldo del antiguo programa contable al nuevo contador haciendo clic en Transferir.

A continuación, podrá editar el establecimiento del empleado en Empleados > Contrato > Nuevo contrato.

En tiempo real

Elaborar informes de saldos, ausencias o estadísticas de ausencias

Puede generar distintos tipos de informes personalizados

  • para consultar el saldo en una fecha determinada de sus empleados, seleccione el informe sobre saldos
  • Para comprender el saldo de sus empleados en un tipo de ausencia visualizando su adquisición y su solicitud, seleccione el informe Evolución del saldo
  • Para mostrar las ausencias de los empleados por cuenta en un período, seleccione el informe sobre ausencias
  • Para consultar diversos indicadores de estadísticas sobre vacaciones y ausencias, seleccione el informe Estadísticas.

Si su informe se va a repetir, puede guardar su configuración, asignándole un nombre único. Solo tiene que hacer clic en Guardar la configuración, después de generar los resultados.

Solicitar bajas médicas

Antes de introducir una baja médica, le recomendamos que empiece introduciendo una ausencia pendiente de justificar, cuando el empleado todavía no haya enviado el justificante, en la pestaña Gestión del planning > Gestionar las ausencias

Una vez recibido el justificante, podrá reclasificar la ausencia pendiente de justificar en una baja laboral (por ejemplo, una baja médica) en la Gestión del planning. En ese mismo momento, puede adjuntar el justificante recibido.

Si esto se ha aplicado en su establecimiento, a continuación podrá exportar las bajas médicas por separado en el contexto de una DSN de eventos.

Comparación con la nómina

Si observa diferencias de saldo entre Timmi Ausencias y su nómina, cuando su nómina es el documento «maestro», el módulo de importación de saldos en Abonar / Deducir Importaciones Importar un saldo permite que Timmi Ausencias regularice los contadores de Timmi Ausencias con los calculados por la nómina. Esto suele suceder cuando la regla de regularización no se gestiona en Timmi Ausencias.

Podrá comparar:

  • la adquisición acumulada
  • los saldos

Luego, Timmi Ausencias lo invitará a descargar un modelo de archivo en el que podrá indicar la adquisición o los saldos registrados en su nómina. Después de haber presentado el archivo y hacer clic en «Continuar», Timmi Ausencias muestra la comparación, línea por línea, con los eventuales errores o alertas. Más información en esta ficha específica: Comparar los contadores con la nómina.

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