Principios generales
Gracias al módulo de firma electrónica de Core HR, el envío de documentos para su firma se realiza en 5 etapas:
- La importación de los documentos que hay que firmar.
- La elección del empleado relevante para los documentos y si deben guardarse en su expediente de RR. HH.
- La elección de los firmantes.
- La elección del idioma del correo electrónico de notificación.
- La introducción del nombre de la solicitud de firma.
Requisitos previos
Para realizar una solicitud de firma, debes tener acceso a la entrada «Solicitud de firma». Esta entrada es accesible mediante 2 permisos: «Enviar una solicitud de firma a» y «Consultar y editar las solicitudes de firma efectuadas por».
El permiso «Enviar una solicitud de firma a» permite limitar los usuarios que pueden enviar y consultar una solicitud de firma.
El permiso «Consultar y editar las solicitudes de firma efectuadas por» permite gestionar las solicitudes realizadas por otras personas.
¿Cómo realizar una solicitud de firma?
Desde el módulo Documentos > Firmas electrónicas, haz clic en «Realizar una solicitud de firma(s)».
Cuando hayas generado un documento desde el módulo correspondiente, también podrás solicitar el envío para su firma.
Selección de los documentos que hay que firmar
La primera etapa consiste en importar los documentos que hay que firmar en formato PDF. Si has solicitado la firma desde la generación de documentos, el archivo ya estará cargado. En caso contrario, puedes seleccionarlo o seleccionarlos desde tu ordenador.
Selección del empleado
Esta etapa consiste en seleccionar al empleado relevante para el documento y el dato del expediente de RR. HH. en que debe guardarse el documento.
El documento se guardará en el expediente de RR. HH. al enviarlo para su firma. Más tarde, será reemplazado automáticamente por el documento firmado una vez que todas las partes hayan firmado.
Selección de firmantes
La siguiente etapa consiste en seleccionar al o a los firmantes. El documento se considerará legalmente firmado cuando todos los firmantes hayan firmado.
Puedes enviar un documento para su firma a un máximo de 40 contactos a la vez. Esta cifra incluye a los firmantes y a los contactos en copia.
Los firmantes deben ser empleados que dispongan de un expediente de RR. HH. en Core HR.
Si un empleado no forma parte aún de la empresa o se ha marchado, se enviará el documento a su dirección de correo electrónico personal.
Los firmantes recibirán una notificación cuando finalice una solicitud de firma.
También puedes añadir empleados que recibirán una notificación cuando la solicitud de firma haya finalizado.
La firma secuencial
Existe la posibilidad de definir un orden de firma. Los firmantes solo recibirán la solicitud de firma cuando el firmante anterior haya firmado el documento.
En caso de que un firmante rechace firmar, se anulará la solicitud de firma por completo, y los siguientes firmantes no recibirán dicha solicitud de firma.
La firma paralela
Si no está activada la firma en un orden concreto, todos los firmantes pueden firmar simultáneamente los documentos.
Aprobación del documento antes del envío para su firma
Esta opción solo está disponible como parte del proceso de una firma secuencial.
Permite enviar a un empleado el documento que hay que firmar para que lo controle y apruebe la solicitud de firma. Este empleado no debe firmar el documento.
Si se aprueba el documento, se enviará al primer firmante.
Si se rechaza el documento, no se enviará para su firma.
Nombre de la solicitud
La última etapa consiste en poner un nombre a la solicitud de firma. Este título aparecerá en el cuadro de mando de las solicitudes de firma y en las notificaciones enviadas. Un nombre claro (por ejemplo: tipo de documento - apellidos y nombre del empleado) facilitará su búsqueda posteriormente.
El concepto de la solicitud se rellenará automáticamente con el nombre del archivo importado, pero se puede editar.
Cómo firmar un documento
Encontrarás todas las etapas para firmar un documento en esta ficha de ayuda específica.
Las acciones posibles frente a una solicitud de firma creada
La página principal te permite hacer un seguimiento de todas las solicitudes de firma ya creadas, tanto si están en curso como si se han firmado, rechazado, cancelado o ha habido un error.
Dispones de varias acciones disponibles ante una solicitud de firma creada:
- Consultar el progreso de la solicitud.
- Enviar un recordatorio manualmente a las personas que aún no hayan firmado.
- Cancelar la solicitud de firma.
- Descargar los archivos.
Cada tres días se envían recordatorios de forma automática a los firmantes que no hayan firmado el documento.
El estado de una solicitud
Una solicitud de firma puede encontrarse:
- En curso, cuando los documentos están pendientes de ser firmados.
- Firmada, cuando todos los firmantes hayan firmado todos los documentos de la solicitud.
- Rechazada, cuando un firmante se niegue a firmar al menos un documento. En este caso, la solicitud se cerrará automáticamente y el resto de firmantes no podrán firmar el documento.
- Cancelada, cuando la solicitud se interrumpe manualmente.
- Error.
Hacer el seguimiento del progreso de una solicitud
Al hacer clic en la solicitud de firma, accederás a su información. Incluye:
- La fecha de creación.
- El autor de la solicitud.
- Los firmantes que ya han firmado la solicitud.
- Los firmantes pendientes de firmar.
Enviar un recordatorio a los firmantes
Para cualquier solicitud en curso, puedes enviar recordatorios por correo electrónico a aquellos firmantes que aún no hayan firmado los documentos. El correo electrónico de recordatorio incluirá un enlace para acceder a los documentos que hay que firmar.
Cancelación de una solicitud
Al cancelar una solicitud, se notificará por correo electrónico a los firmantes. Estos ya no podrán acceder a los documentos y la solicitud se dará por finalizada.
La cancelación de una solicitud de firma es definitiva.
Descarga de archivos
Los siguientes documentos estarán disponibles para una solicitud de firma:
- Los documentos originales que han sido enviados para su firma.
- Los documentos firmados. Son los documentos que agrupan el conjunto de las firmas.
- La pista de auditoría, que es un documento que prueba la firma.
Futuras evoluciones
Puedes hacernos llegar tus deseos de evolución siguiendo el proceso descrito en este artículo.