[Nuevo] Firma electrónica de documentos

Antes de empezar

A partir del 1 de abril de 2021, podrá firmar electrónicamente sus documentos administrativos y de RRHH desde Poplee Core HR: contratos de trabajo, endoso, certificado de mutua, viajes, etc.

La firma electrónica está incluida en Poplee Core HR para los nuevos clientes. Si ya tiene una suscripción a Poplee Core HR y quiere activar esta función, se aplicará un coste adicional. En ambos casos, es sin límite de consumo.

Para activarla u obtener más detalles sobre los precios, puede ponerse en contacto con nuestro soporte.

Principios generales

Con el módulo de firma electrónica Poplee Core HR, el envío de documentos para su firma se realiza en 3 pasos:

  • La importación de los documentos a firmar,
  • La selección de los firmantes,
  • Introducir el título de la solicitud de firma.

Requisitos previos

Para realizar una solicitud de firma debe tener acceso al módulo "Solicitud de firmas" que está vinculado al permiso "Seguimiento y solicitud de firmas electrónicas".

¿Cómo hacer una solicitud de firma?

Desde el módulo Documentos > Firma electrónica, haga clic en "Solicitar una firma".

Una vez que haya generado un documento desde el módulo correspondiente, también puede solicitar que se envíe para su firma.

Selección de los documentos a firmar

El primer paso es importar los documentos a firmar en formato PDF. Si ha solicitado la firma desde la generación del documento, el archivo ya estará cargado. Si no, puede seleccionarla o seleccionarlas desde su ordenador.

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Selección de los firmantes

El siguiente paso es seleccionar el o los firmantes. El documento se considerará legalmente firmado cuando todos los firmantes lo hayan hecho.

Los firmantes deben ser empleados que tengan un expediente de RRHH en Poplee Core HR.

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Cuando una solicitud de firma esté completa, se notificará a los firmantes.

También puede añadir empleados que sólo recibirán una notificación cuando la solicitud de firma esté completa.

Nombrar la solicitud

El último paso es nombrar su solicitud de firma. Este nombre será visible en el panel de solicitud de firma y corresponderá al asunto del correo electrónico enviado a los firmantes. Una denominación clara (ejemplo: tipo de documento - nombre y apellido del empleado) facilitará el uso de la búsqueda.

El texto de la solicitud se rellenará automáticamente con el nombre del archivo importado, pero puede modificarse.

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Cómo firmar un documento

Encontrará todos los pasos para firmar un documento en este artículo de ayuda.

Posibles acciones sobre una solicitud de firma creada

La página principal le permite seguir todas las solicitudes de firma ya creadas, tanto si están en curso como si están firmadas, rechazadas o canceladas. En esta interfaz, puede filtrar las solicitudes de firma según su estado o buscarlas según su título.

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Una vez creada una solicitud de firma, es posible realizar varias acciones:

Cada semana se envían automáticamente recordatorios a los firmantes que no han firmado el documento.

Estado de una solicitud

Una solicitud de firma puede ser :

  • En curso, cuando los documentos están a la espera de ser firmados,
  • Firmada, cuando todos los firmantes han firmado todos los documentos de la solicitud,
  • Denegada, cuando un firmante se niega a firmar al menos un documento. En este caso, la solicitud se cierra automáticamente, los otros firmantes ya no tienen la posibilidad de firmar el documento.
  • Cancelada, cuando la solicitud se detiene manualmente.

Seguir el progreso de una solicitud

Al hacer clic en la solicitud de firma, accederá a sus detalles. Incluye :

  • Su fecha de creación,
  • El autor de la solicitud,
  • Los firmantes de la solicitud,
  • Las firmas pendientes.

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Anulación de una solicitud

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Cuando se cancela una solicitud, se envía una notificación por correo electrónico a los firmantes. Ya no podrán acceder a los documentos y la solicitud se considerará completada.

La cancelación de una solicitud de firma es definitiva.

Carga de archivos

Los siguientes documentos estarán disponibles para una solicitud de firma:

  • El documento original que se envió para su firma,
  • Los documentos firmados. Estos son los documentos que contienen todas las firmas,
  • La pista de auditoría, que es un documento de prueba de la firma.

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Próximas evoluciones

Esta nueva función se irá enriqueciendo progresivamente. En los próximos meses, podrá encontrar nuevas funciones como

  • Guardar automáticamente un documento firmado en la carpeta de RRHH de un usuario,
  • Enviar solicitudes de firmas masivamente. Por ejemplo: tener un acuerdo de participación en los beneficios firmado individualmente por todos los empleados de la empresa,
  • Reclamación manual de una solicitud de firma,
  • La solicitud de aprobación de un documento antes de enviarlo a firmar,
  • Personalización de los correos electrónicos enviados como parte de una solicitud de firma,
  • Añadir una fecha de caducidad a una solicitud de firma. Después de esta fecha, la solicitud de firma se cancelará automáticamente.
  • Etc.

Esta es una lista no exhaustiva y no contractual. Es probable que evolucione en función de los comentarios de nuestros clientes.

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