Antes de empezar
Las funcionalidades de los informes de Timmi Proyectos te permiten consultar el estado de los proyectos, la contabilidad o los asesores y extraer datos en un archivo Excel para su posible reprocesamiento o consolidación.
Por ejemplo, puedes extraer los detalles del volumen de negocio de cada mes que hayas cerrado y enviárselos a tu contabilidad. Tus responsables de proyecto pueden saber rápidamente qué asesores han trabajado en sus proyectos la semana anterior o en el último mes.
Inicialmente, la información disponible es la siguiente:
- Indicadores del rendimiento de los asesores: carga de trabajo, tasa media diaria, volumen de negocio, etc. durante un periodo específico.
- Indicadores contables basados en una agrupación analítica dinámica (por cliente, y/o por proyecto, y/o por tarea, y/o por asesor): volumen de negocio, costes, margen, trabajo en curso, etc. durante un periodo específico.
Posteriormente, se pondrán a disposición nuevos conjuntos de datos:
- Estado del progreso general de los proyectos: todos los proyectos de un periodo definido, su progreso total, el volumen de negocio total registrado, etc.
- Estado del progreso general de las tareas
- Facturas emitidas en Timmi Proyectos
La lista de datos disponibles se irá ampliando a medida que cambien tus necesidades de información, así que no dudes en comunicárnoslas.
En cuanto a los derechos de acceso, todos los usuarios con acceso a Timmi Proyectos también tienen acceso al módulo de informes. Por supuesto, los datos accesibles dependen de sus derechos en la aplicación: los responsables de proyecto que solo pueden ver sus propios proyectos en las interfaces tendrán las mismas restricciones en el módulo de informes.
Crear un nuevo modelo de informes personalizados
Para crear un nuevo modelo de informes, ve a la pestaña Informes personalizados y haz clic en el botón de la parte superior derecha.
Elige un tipo de informe.
1. Filtros
Se ofrecen varios filtros. Por ejemplo, puedes filtrar por departamento.
Haz clic en el botón Siguiente en la parte inferior derecha para pasar a la página siguiente.
2. Contenido
Puedes elegir qué columnas incluir en el informe y cómo ordenarlas.
Las columnas se ofrecen por defecto. Para añadir más columnas, pulsa el botón "Añadir columnas" en la parte superior derecha.
Selecciona las columnas que te interesen. Se clasifican por categoría para facilitar la lectura. También puedes buscar una columna en la barra de búsqueda.
Hay dos tipos de columnas en los informes:
- columnas dinámicas: columnas que se repetirán según la periodicidad elegida. Por ejemplo, si eliges una periodicidad mensual y generas un informe del último trimestre, habrá una columna "Coste" por mes.
- columnas estáticas: columnas que aparecerán una vez en el informe y se situarán a la izquierda. Por ejemplo: el nombre del proyecto.
Por último, puedes añadir líneas de subtotales, y aquí tienes una explicación del orden de las líneas en los informes de Timmi Proyectos:
- En caso de subtotal, los grupos de subtotales aparecen en orden alfabético de la designación del subtotal.
- Dentro de un grupo de subtotales, o si no hay subtotal, las líneas están en el orden alfabético de una columna, según el tipo de informe:
- Contabilidad: nombre del cliente si existe la columna; en caso contrario, nombre del proyecto
- Rendimiento de los recursos: nombre del usuario
- Proyectos: nombre del cliente si existe la columna; en caso contrario, nombre del proyecto
- Fechas límite: nombre de la fecha límite
Haz clic en el botón Siguiente en la parte inferior derecha para pasar a la página siguiente. Si es necesario, puedes volver atrás.
3. Periodo predeterminado y fecha de referencia
Selecciona el periodo predeterminado que se utilizará para generar el informe para ahorrarte tiempo. Si tu modelo contempla una periodicidad, las fechas del informe se adaptarán para incluir periodos enteros.
La fecha de referencia permite filtrar los elementos del informe.
Por ejemplo: en febrero, has estado haciendo cambios en los servicios de enero y deseas hacer un informe sobre los servicios de enero. Para que estos cambios se tengan en cuenta en el informe, debe utilizarse como fecha de referencia la fecha en que se prestó el servicio, ya que la fecha de valor contable tiene lugar en febrero.
Asigna un nombre al informe haciendo clic en el campo que se encuentra en la parte superior izquierda. Te recomendamos que asignes un nombre explícito a tu modelo para que te resulte fácil encontrarlo después.
4. Compartir un modelo de informe
Si tu modelo de informe hace que les brillen los ojos a tus compañeros, puedes compartirlo con ellos. Así, ellos podrán utilizarlo para generar sus propios informes, cuyos datos se limitarán, obviamente, a los que tienen derecho a consultar. Por lo tanto, no hay ningún riesgo potencial de fuga de datos en ese caso.
Puedes elegir las opciones de compartir después de introducir el periodo predeterminado y la fecha de referencia. Se puede:
- compartir el modelo con una lista de usuarios cuidadosamente seleccionados. En ese caso, se habla de compartir en "privado". La lista de usuarios disponibles depende de tus derechos.
- si tienes el derecho (como administrador) de compartir el modelo con todos los usuarios de un establecimiento. En ese caso, se habla de compartir en "público".
Por último, haz clic en el botón Guardar el modelo y generar un informe en la parte inferior derecha.
Generar un informe a partir de un modelo
Si acabas de crear o editar un modelo, Timmi Proyectos genera directamente un informe a partir de ese modelo en el periodo predeterminado.
De lo contrario, haz clic en un modelo de la lista de modelos disponibles en la página de inicio del nuevo módulo.
Puedes consultar el modelo desde Timmi Proyectos, pero también descargarlo en formato CSV o Excel.
También puedes cambiar los filtros desde un informe, lo que volverá a ejecutar la generación del informe, o editar el modelo.
Compartir los datos de un informe por correo electrónico
El botón "Compartir" situado junto al botón "Descargar" permite enviar el archivo csv o Excel por correo electrónico a otro usuario o a una dirección de correo electrónico introducida a voluntad. Si lo compartes con un usuario, el contenido del informe se traducirá a su idioma. Si no, será en tu propio idioma.
La lista de usuarios con quienes puedes compartir un informe dependerá de tus derechos.
¡Cuidado con compartir datos confidenciales!