Regularizar los derechos adquiridos en caso de ausencia

Antes de empezar

En caso de ausencia por determinados motivos, la adquisición de un trabajador podría reducirse. Por ejemplo:

• Suspensión de la adquisición de vacaciones en caso de permiso parental o descanso no remunerado
• No se adquieren RTT* (día(s) de descanso compensatorio) en caso de ausencia por enfermedad, maternidad, etc.

El módulo de regularización le permite aplicar estas reglas y automatizarlas. En él encontrará ejemplos clásicos de reglas que pueden aplicarse.

Configurar una regla de regularización

La configuración de las reglas de regularización se efectúa en Configuración > Normativas, pestaña Regularización.

Hay dos tipos de reglas de regularización disponibles, a las que se puede acceder haciendo clic en «Crear una regla»:

• Regularización por prorrateo --> Se vuelve a calcular la adquisición prorrateada según el tiempo de presencia, eventualmente a partir de una determinada duración de la ausencia.
• Regularización por tramo --> Ajuste del derecho retirando un importe fijo para cada tramo de X días de ausencia.

Descripción de una regla de regularización

1. Nombre: nombre de la regla, para que puedas encontrarla en la interfaz de seguimiento de las ejecuciones.

2. Cálculo de los derechos

• Cuenta que se va a regularizar: la cuenta en la que quieres suspender o reducir la adquisición.
• Configuración del cálculo prorrateado:
  • Método de regularización: seleccionar en qué unidad se deben contabilizar las ausencias y los días trabajados, para calcular la tasa de presencia (los días festivos se descuentan en días trabajados y laborables, pero se tienen en cuenta en días naturales)
  • Base de cálculo de los días adquiridos y de la tasa de presencia: hay tres opciones principales :
    • La opción Mes actual regulariza la adquisición de cada mes (ejemplo: 2,08 días de vacaciones trabajados). Se recomienda usar la opción «mes actual» para acercarse todo lo posible al cálculo efectuado en la nómina.
    • La opción Desde el inicio de la adquisición regulariza la adquisición acumulada, desde el inicio de la adquisición hasta el final del mes de ejecución. 
    • La opción Período de adquisición completo permite efectuar el cálculo durante el período de adquisición completo de la cuenta; por lo general resulta útil para las cuentas de abono íntegro.
• Configuración del cálculo por tramo 
  • Deducción por tramo: importe fijo que se retira por cada tramo de ausencia.
  • Tramo (y unidad): número de días de ausencia (trabajados o naturales) que reduce la adquisición del importe indicado.
  • Base de cálculo de los días adquiridos y de la días de ausencia: hay tres opciones principales
    
    • La opción Desde el inicio de la adquisición busca el número de tramos enteros de días de ausencia, teniendo en cuenta las ausencias desde el inicio de la adquisición hasta el final del mes de ejecución. Esta opción se recomienda para que se tengan en cuenta las ausencias repartidas en varios meses. Ejemplo: con una deducción de 0,12 para cada tramo de 5 días de ausencia, si el usuario tiene 3 días de ausencia en marzo y 2 días de ausencia en abril, se le deducirá 0,12 en la ejecución de abril.
    • La opción Mes actual busca los tramos enteros entre las ausencias de cada mes. Ejemplo: con una deducción de 0,12 para cada tramo de 5 días de ausencia, si el usuario tiene 3 días en marzo y 2 días de ausencia en abril, no se le deducirá 0,12 ni en marzo ni en abril. Solamente se le aplicará la deducción cuando las ausencias de un mes alcancen o superen las 5.
    • La opción Período de adquisición completo permite efectuar el cálculo durante el período de adquisición completo de la cuenta; por lo general resulta útil para las cuentas de abono íntegro.

3. Ausencias que influyen en la adquisición

• Cuentas que influyen en la adquisición: debes seleccionar los motivos de ausencia que repercuten en la adquisición, es decir, las ausencias que se deben tener en cuenta para definir la tasa de presencia del empleado y prorratear su adquisición.

En la mayoría de los casos, el método de regularización se basa en los días trabajados. Ponte en contacto con tu gestor de nóminas para comprobar si el cálculo de las ausencias por enfermedad debe realizarse en el calendario. En caso afirmativo, tendrás crear 2 reglas distintas, una para las ausencias por enfermedad y otra para el resto de ausencias.

• Opciones avanzadas de umbral y límite máximo :
  • Si la regularización se realiza desde el primer día, no habrá ningún umbral.
  • Por el contrario, si la regularización se realiza solamente después de un mes de ausencia, por ejemplo, habrá que indicar un umbral.
  • En casos poco frecuentes, la regularización se detiene cuando el número de días de ausencia del trabajador supera un límite máximo (ejemplo: 3 meses). Por encima del límite máximo, el trabajador vuelve a adquirir días, aunque todavía siga ausente.

4. Población: empleados concernidos por esta regla; debes seleccionar al menos un perfil y puedes agregar filtros adicionales por categoría socioprofesional o por establecimiento.

5. Ejecución del cálculo: te recomendamos que actives la automatización; en ese caso, las reglas de regularización se aplicarán justo después del abono de adquisición para la cuenta.

De lo contrario, tendrá que ejecutar manualmente las reglas desde el módulo de Abonar / Deducir.

Ilustración de la configuración

Regularización de vacaciones con efecto inmediato

Necesidad: suspender la adquisición en caso de descanso no remunerado o permiso parental (días trabajados).

Recomendación: crear una regla de prorrateo de la adquisición, en días trabajados, para las ausencias correspondientes. En ese caso no hay umbral.

Regularización de las vacaciones a partir de 3 meses de ausencia

Necesidad: conservar la adquisición de vacaciones para los 3 primeros meses de ausencia por enfermedad (días naturales) y regularizar solamente para los días que superen ese tiempo.

Recomendación: crear una regla de prorrateo en días naturales, definiendo un umbral de 90 días.

Observación: si el método de regularización está en días trabajados, deberás indicar el umbral en días trabajados, es decir, 60 días para 3 meses.

Regularización de RTT* (día(s) de descanso compensatorio) con prorrateo con efecto inmediato

Necesidad: reducir el derecho a RTT* (día(s) de descanso compensatorio) en caso de ausencia

Recomendación: crear una regla de prorrateo de RTT* (día(s) de descanso compensatorio) en días trabajados, agregando el conjunto de cuentas de ausencias. Por lo general, la maternidad afecta a los RTT* (día(s) de descanso compensatorio), pero no a las vacaciones.

Regularización por tramo de RTT* (día(s) de descanso compensatorio) 

Necesidad: reducir el derecho a RTT* (día(s) de descanso compensatorio) en 0,5 solamente cada 10 días de ausencia

Recomendación: crear una regla de regularización por tramo, con un tramo de 10 y una deducción de 0,5. Si tiene importes de RTT* (día(s) de descanso compensatorio) distintos según los perfiles, seguramente tendrá que crear una regla por perfil (valor de RTT distinto) para que se adapte el importe de la deducción por tramo. 

Ejecutar una regla de regularización

El seguimiento y la ejecución de las reglas de regularización se efectúan en Abonar / Deducir > Adquisición > Regularización. Esto requiere que se configuren las reglas previamente, en las normativas, tal como se ha descrito más arriba.

Puede consultar, mes a mes, la lista de reglas cuya ejecución esté prevista para ese mes. Las reglas «automáticas» se ejecutarán en la fecha prevista, mientras que con las reglas «manuales» tendrá que iniciar la ejecución con el botón «Ejecutar».

Si hace clic en el botón «Ejecutar», aparece un cuadro de simulación que resume la información principal, así como la regularización propuesta. Puede modificar ese valor antes de guardar la información.

Importante: el cuadro de simulación está basado en los abonos ya realizados; no se puede simular un cálculo antes de que se realicen los abonos del mes.

Si hace clic en una línea del cuadro de simulación, accederá al detalle del cálculo realizado: días de ausencia tomados en cuenta, adquisición del período, tasa de presencia, etc.

La regla se puede volver a ejecutar.

Acceder al historial de ejecuciones de una regla de regularización

Cuando se ejecuta una regla, se actualiza la fecha de ejecución y aparece una marca de verificación verde. Si hace clic en la línea, puede acceder al historial de ejecuciones y al informe de cada ejecución.

Reglas avanzadas no configurables en Lucca Ausencias

Algunos cálculos de los derechos adquiridos no se pueden configurar en Lucca Ausencias, sobre todo si intervienen la antigüedad, las tarifas horarias u otra información contractual no indicada en Lucca Ausencias.

Si tu nómina permite gestionar una adquisición más ajustada, puedes importar la adquisición de la nómina en Lucca Ausencias mediante el módulo de comparación con la nómina.