Antes de empezar
La funcionalidad de generación de documentos permite producir documentos cumplimentados automáticamente con los datos de los expedientes de RR. HH. de los empleados.
Se pueden generar todo tipo de documentos, como contratos de trabajo, cláusulas adicionales, certificados de viaje, etc.
Principios generales
La generación de un documento consta de 5 grandes etapas:
- La elección del empleado para el que deseas generar un documento.
- La selección del modelo de documentos.
- El control del documento cumplimentado automáticamente.
- La descarga del documento y el envío para su firma.
- El guardado automático del documento generado en el expediente de RR. HH. (opcional).
Requisitos previos
Para generar un documento para un empleado, has de cumplir los siguientes requisitos previos:
- Tener acceso a la entrada «Generación de documentos». Esta entrada está vinculada al permiso «Gestionar la generación de documentos».
- Solo se podrá generar un documento si cuentas con el permiso para consultar y editar todos los datos referenciados en el modelo. A modo de ejemplo, si el modelo hace referencia a la fecha de inicio de contrato del empleado, pero no dispones del permiso para consultar/editar esta fecha en su expediente de RR. HH., no podrás generar ni previsualizar el documento.
- Los datos presentes en el documento deben haber sido indicados previamente en el expediente de RR. HH., pero se puede forzar el envío del documento si no se diera el caso.
¿Cómo generar un documento para un empleado?
Selección del empleado
Una vez hayas creado tu modelo, la primera etapa para generar un documento consiste en seleccionar a un empleado. Puedes generar un documento para aquellos empleados cuyos expedientes de RR. HH. puedas consultar.
Selección del modelo
Después de escoger al empleado, te propondremos los modelos disponibles para dicho empleado. Un modelo de documentos debe estar obligatoriamente vinculado a uno o a varios establecimientos. De este modo, los modelos disponibles dependerán del establecimiento del empleado seleccionado.
Vista previa del documento
La vista previa te permite controlar la versión definitiva del documento. Muestra el documento rellenado con los datos personales del empleado.
Si has integrado datos personales en el modelo seleccionado, puedes indicarlos en esta etapa.
Si faltan datos del expediente de RR. HH., porque no aparecen en el expediente del empleado, recibirás una alerta para que puedas identificarlos y completarlos.
Si hay datos referenciados incompletos en el expediente de RR. HH. del usuario, deberás contar con el permiso para editarlos a fin de generar el documento.
Generación del documento y solicitud de firma
Una vez corregidas las alertas, puedes generar y descargar el documento en formato PDF o Word. En esta etapa también puedes enviar el documento para su firma. Encontrarás más información sobre la firma electrónica en esta ficha de ayuda.
Guardado automático del documento generado
Se puede vincular un modelo de documento a un dato del expediente de RR. HH. de tipo archivo. Esta configuración implica que, al generar el documento, este se guardará automáticamente en el expediente de RR. HH. del empleado para el que se ha generado el documento.
Eliminar un modelo de documento
Para eliminar un modelo de documento debes hacer clic sobre el modelo y pulsar el botón de edición a la izquierda de «Generar el documento», y a continuación, hacer clic en «Eliminar el modelo».
Futuras evoluciones
Puedes hacernos llegar tus deseos de evolución siguiendo el proceso descrito en este artículo.