Antes de empezar
En el cuadro de la generación de documentos, se deberán crear modelos de documentos.
Un modelo de documento es la base para generarlo. Es el documento formateado sin datos personales. El proceso de generación permite personalizar este documento con los datos del empleado seleccionado.
Cómo crear un documento
En primer lugar, hay que crear un documento de texto en MS Office (.docx/.dotx). Se admite el formato OpenOffice (ODF). Este documento puede tener el formato que se desee. Estas son las instrucciones a seguir para garantizar que el diseño de su documento se conserva cuando se integra en Core HR:
- No debe haber espacios inesperados.
Cuando se cree un documento, deberán introducirse etiquetas para incluir la información que se rellenará automáticamente con los datos correspondientes a cada empleado.
Una etiqueta siempre incluye un nombre de atributo entre dos llaves; por ejemplo, {{firstName}}. Hay 4 tipos de etiquetas:
- Etiquetas de datos del expediente de RR. HH.: {{firstName}}, {{civilTitle}}, {{e_Codepostal}}…
- Etiquetas de datos contractuales: {{workContract.trialPeriodEndDate}}, {{workContract.typeName}}...
- Etiquetas personalizadas {{custom_Nom du champ}}
- Una etiqueta para rellenar automáticamente la fecha actual: {{currentDate}}
- Etiquetas para definir la posición de las firmas: SIGNATURE1, SIGNATURE2, SIGNATURE3...
Las etiquetas personalizadas no hacen referencia a ningún dato del expediente de RR. HH., incluidos los datos que hayas creado, cuyo código suele empezar por "e_XXX". Sirven para añadir información al documento que no se gestiona en Core HR.
Hay que tener en cuenta que no se reconocen las etiquetas incluidas en los encabezados y pies de página. Deben colocarse en el cuerpo del documento.
Etiquetas de datos del expediente de RR. HH.
En un modelo de documento se puede incluir lo siguiente:
• Datos del contrato,
• Datos simples y compuestos del expediente de RR. HH., siempre que los datos no sean multiocurrentes (por ejemplo, «e_nivel»). Debe tenerse en cuenta que, en el caso de datos compuestos, debe elegirse el código para los datos hijos y no para los datos compuestos. De lo contrario, no funcionará (error «An item with the same key has already been added»).
Los archivos adjuntos y las imágenes no pueden incluirse en los modelos.
Datos del empleado
| Nombre del dato | Etiqueta | Ejemplo |
| Nombre | {{firstName}} | Valentín |
| Apellidos | {{lastName}} | Bresnier |
| Tratamiento | {{civilTitle}} | Señor |
| Fecha de inicio de contrato |
{{workContract.startsOn}} |
17 de abril de 2013 |
| Fecha de finalización del contrato |
{{workContract.endsOn}} |
12 de diciembre de 2023 |
| Establecimiento | {{legalEntity}} | Lucca |
|
Categoría socioprofesional |
{{csp}} | Técnico |
| Dirección | {{address}} | 24 rue du Champ de l'alouette |
| BIC | {{bic}} | BOUSFRPPXXX |
|
IBAN |
{{iban}} | FR7640618802760004015133137 |
|
Nombre del banco |
{{bankName}} | BNP |
| Correo electrónico personal | {{personalEmail}} | perso-16@example.org |
|
Correo electrónico profesional |
{{mail}} | vbresnier@example.org |
|
Fin de período de prueba |
{{workContract.trialPeriodEndDate}} | 14 de julio de 2022 |
|
Duración del primer período de prueba (en días) |
{{workContract.trialPeriodDays}} | 120 |
|
Fin del segundo período de prueba |
{{workContract.trialPeriodEndDate2}} | 14 de noviembre de 2022 |
|
Duración de renovación del período de prueba |
{{RenewedTrialPeriodDays}} | 90 |
|
Fecha de antigüedad |
{{seniorityDate}} | 17 de abril de 2014 |
|
Fecha de nacimiento |
{{birthDate}} | 20 de julio de 1980 |
|
Departamento |
{{department}} | Asesoramiento |
|
Puesto |
{{jobTitle}} | Ingeniero de I+D |
|
Mánager (nombre y apellidos) |
{{manager}} | Marie Bragoulet |
|
Número de empleado |
{{employeeNumber}} | 3015 |
|
Modelo de contrato |
{{workContract.typeName}} | Contrato indefinido |
|
Razón del inicio del contrato |
{{workContract.hiringTypeName}} | Nueva contratación |
|
Motivo de finalización del contrato |
{{workContract.terminationReasonName}} | Despido por motivos económicos |
|
Razón para utilizar un contrato temporal |
{{workContract.temporaryContractGroundName}} | Aumento temporal de la actividad |
|
Nacionalidad |
{{nationality}} | Francia |
|
Número de la Seguridad Social (NUSS) |
{{insuranceNumber}} | 189053706302035 |
|
Móvil personal |
{{personalMobile}} | 06 23 90 12 67 |
|
Móvil profesional |
{{professionalMobile}} | 06 23 69 87 41 |
|
Nombre de un dato específico del expediente de RR. HH. |
{{e_codeDeLaDonnée}} |
Valor del dato |
|
Referencia del contrato |
{{workContract.externalId}} | 12 |
|
Tutor de prácticas |
{{workContract.internshipSupervisorName}} | Daniel Hernández |
| Salario teórico anual (de Pagga Masa salarial)
|
{{theoreticalRemuneration.amount}} | 46281€ |
| Nombre de la unidad jurídica del empleado | {{establishment.legalUnitName}} | Lucca FR |
| Número SIREN | {{establishment.legalUnitIdentificationNumber}} | 362 521 879 |
| Código NAF de la unidad legal | {{establishment.legalUnitActivityCode}} | 29.10Z |
| CIF | {{establishment.IdentificationNumber}} | 123 568 941 00056 |
| Código NAF del establecimiento | {{establishment.ActivityCode}} | 29.10Z |
| Dirección del establecimiento | {{establishment.addressStreet}} | 25 boulevard des capucines |
| Código postal del establecimiento | {{establishment.addressZipCode}} | 75009 |
| Ciudad del establecimiento | {{establishment.addressCity}} | París |
Este cuadro incluye los datos más comunes.
Para los datos que se hayan añadido manualmente al expediente de RR. HH., puede encontrarse la lista con su código en la interfaz de gestión de los datos. Se puede acceder a esta desde la configuración del expediente de RR. HH.
Actualmente, la remuneración de Pagga Masa salarial no puede incluirse en los modelos de documentos. Este será uno de nuestros próximos avances.
Etiquetas personalizadas
Las etiquetas personalizadas permiten incluir campos que deben rellenarse manualmente cuando se genera un documento. Por tanto, estos datos no se registran en Core HR. No hay límite en el número de etiquetas personalizadas por documento.
El encabezado situado después del prefijo custom_ se define como el título del campo.
Una etiqueta personalizada debe tener el siguiente formato: {{custom_Título del dato personalizado}}.
Ejemplo: {{custom_Cláusulas específicas}}, {{custom_Motivo del desplazamiento}}
Etiquetas «Fecha del día»
La etiqueta {{currentDate}} permite incluir la fecha de generación automáticamente. El formato de esta fecha dependerá del idioma del modelo.
Seleccionar el formato de fecha
Por ejemplo, con la fecha de nacimiento:
- {{birthDate:short}} mostrará un formato 12/02/1996
- {{birthDate:long}} mostrará 12 de febrero de 1996
- y {{birthDate:full}} mostrará lunes 12 de febrero de 1996
Atención: Si no se especifica ningún formato (por ejemplo, {{birthDate}}), la fecha se muestra por defecto en formato completo (lunes 12 de febrero de 1996).
Etiquetas de firma
Hemos añadido la posibilidad de definir la posición de todas las firmas en los documentos..
En el documento de texto, en los lugares donde se estamparán las diferentes firmas, hay que escribir la cadena de caracteres SIGNATURE1. El número 1 aumentará por cada firmante añadido (véase el ejemplo indicado a continuación).
Cuando se firme el documento, el recuadro amarillo que indica «Hacer clic para firmar» se situará ligeramente por debajo a la derecha de esta cadena de caracteres.
Para ocultar «FIRMA1» en el documento, puede utilizarse un color de fuente blanco.
Para obtener más información, puede consultarse la ficha de ayuda que explica cómo gestionar la posición de las firmas en un documento.
Etiquetas de sexo
Para simplificar la generación de documentos, hemos añadido una nueva etiqueta que permite generar documentos adaptados al sexo del empleado. Esto reduce el número de modelos necesarios y la duplicación de contratos.
Esto es lo que hay que recordar: la etiqueta distingue entre tres opciones
-
{|ManOption|WomanOption|UndefinedOption|}
En función del sexo introducido en el expediente de RR. HH., se selecciona una de las dos primeras opciones. Si no se introduce ningún sexo, el documento se genera por defecto utilizando la tercera opción.
Para obtener más información, puede consultarse la ficha de ayuda que explica cómo gestionar las etiquetas de sexo.
Etiquetas condicionales
La gestión de contratos y otros documentos de RR. HH puede ser muy laboriosa, sobre todo cuando hay que adaptarlos al perfil de cada empleado: contrato indefinido, contrato indefinido con coche de empresa, contrato temporal de duración determinada, etc. La lista puede ser interminable.
Gracias a las nuevas etiquetas condicionales, no es necesario multiplicar el número de modelos de documentos, lo que aumenta la complejidad del proceso y, a veces, genera errores. Ahora se pueden añadir o excluir párrafos del documento en función de si se ha rellenado o no un dato del expediente de RR. HH.
Para obtener más información, puede consultarse la ficha de ayuda, en donde que se explica cómo gestionar las etiquetas condicionales.