Operación contable de exportación de elementos variables de la nómina

Antes de empezar

El módulo de exportación de hojas de tiempo de Tim mi le permite generar archivos de contabilización con los tiempos registrados por las cuentas de tiempo de Timmi y/o las actividades asignadas.

Los elementos variables de la nómina se pueden exportar a su software de nómina o a Figgo en una cuenta de recuperación, según el acuerdo de su empresa.

Esta hoja detalla el funcionamiento de las exportaciones a Figgo y a la nómina.

Esta otra hoja de ayuda detalla los ajustes de exportación.

Exportar a Figgo

La exportación a Figgo se activa automáticamente cuando se aprueba la hoja de horas. Si tiene varios pasos de aprobación, la exportación sólo se realizará en la última aprobación.

Los importes exportados aparecen en Figgo con la fecha efectiva del último día de la hoja de horas.

Por ejemplo, para una hoja de horas de una semana, si la hoja de horas se declara y se aprueba completamente el viernes por la noche, la información aparece en el historial de exportación de Timmi Timesheet, pero no se tendrá en cuenta en Figgo hasta el domingo por la noche.

Puede encontrar los movimientos de exportación a Figgo en el historial de exportación:

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Si quieres generar un informe sobre los movimientos exportados, puedes ir a Figgo y hacer un informe sobre la evolución del saldo.

Exportar a la nómina

La exportación a su programa de nóminas no es automática y requiere una acción manual para generarla. Cuando realice la nómina a final de mes, generará un archivo de exportación desde la pestaña de exportación en Timmi Timesheet (1).

Hay que tener cuidado de seleccionar el período (2) para que tenga en cuenta las semanas completas, ya que las reglas de cálculo de los elementos de retribución variable (VPE) se fijan generalmente en la semana. Si la fecha de finalización del período de exportación se encuentra en la mitad de la semana, las cuentas VPE se equilibrarán en esa fecha, es decir, antes de los cálculos de la semana, lo que puede provocar ajustes en la exportación del período siguiente.

Encontrará las acumulaciones y los retrasos en la pestaña dedicada (3). Se exportarán con el nuevo periodo, pero también se puede optar por exportar sólo ellos.

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Para ver una exportación generada anteriormente, vaya al historial de exportaciones (1). Puede descargar el archivo (2).

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Tenga cuidado de no borrar una exportación ya importada en su programa de nóminas. Esto provocaría duplicados en la nómina en la siguiente exportación.

Explicación del saldo final de las hojas de tiempo

Si las cuentas exportadas a la nómina son visibles en las hojas de tiempo, es posible que muestren un saldo final que se incrementa hoja de tiempo tras hoja de tiempo. Este saldo se muestra cuando no se han exportado los tiempos contabilizados en las TDS declaradas anteriormente.

El saldo final se pone a cero cuando se genera una exportación a la nómina. Más concretamente, cuando se supera la fecha contable de la exportación (es decir, el final del período exportado, o la fecha indicada como "On date" en el historial de exportación)

Ejemplo

Si un empleado trabaja 2 horas extras en la semana 1 y declara su hoja de horas, mientras no se exporte el periodo correspondiente, tendrá un saldo final de 2 horas en la hoja de horas de la semana 2.

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Si realiza 1 hora adicional en la semana 2, su saldo final será de 3 horas, es decir, la suma de las horas aún no exportadas de las hojas de horas anteriores y las transacciones de la hoja de horas actual.

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Si se genera una
exportación de la nómina con la fecha de contabilización
del domingo de la semana 2, el saldo de las horas extras se vaciará en esta fecha, por lo que no habrá saldo restante en la hoja de horas de la semana 3. En
cambio, si se genera una exportación de la nómina con la fecha de contabilización del domingo de la semana 3, habrá saldo final hasta el final de la semana 3.

Nota: El comportamiento será idéntico para una declaración mensual


.

Caso especial: Exportación generada con una fecha contable en medio de la hoja de horas

  1. Si se genera una exportación con una fecha de contabilización en la mitad de la hoja de horas (mitad de la semana o del mes), el saldo final permanecerá en la hoja de horas hasta el final de la misma.
  2. Si las horas extraordinarias se declaran en un día posterior a la fecha de contabilización de la exportación, estas horas se incluirán en el saldo final de la siguiente hoja de horas.

Por ejemplo:
primero trabajo 2 horas extras en la semana 1

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Luego, 1 hora extra el lunes de la semana 2 y 1 hora extra el viernes de la semana 2

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Si genero una exportación con la fecha contable del miércoles de la semana 2, entonces tengo un saldo final de 4 horas en la
hoja de horas
de la semana 2. En cambio
, en mi hoja de horas de la semana 3, sólo tengo 1 hora en el saldo final. La hora extra del viernes no se exportó.

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Nota: Si tiene una regla que calcula la diferencia negativa, puede terminar con un saldo final negativo en la semana 3. Utilizando el ejemplo anterior, si trabaja 1 hora menos el viernes de la semana 2 (en lugar de 1 hora más), terminará con un saldo final de -1 hora en la hoja de horas de la semana 3.

Explicación de la visualización en las hojas de horas para una declaración mensual con reglas de cálculo semanales

Si tiene una declaración mensual, reglas de cálculo semanales y la última semana del mes se encuentra entre el mes actual y el siguiente, entonces las primas por horas extras se mostrarán en la hoja de horas del mes siguiente.

Ejemplo

Hoja de horas de noviembre: 3 horas extras cobradas el 30 de noviembre

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Hoja de horas de diciembre: aparecen 3 horas en el campo HS25 mientras que no hay horas adicionales en la hoja de horas

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Explicación: La regla 1, que calcula todas las horas extra, se hace por día, por lo que aparecen 3 horas en el epígrafe HS de la hoja de horas de noviembre. En cambio, la regla 2, que calcula las horas que deben incrementarse en un 25%, se establece con carácter semanal, lo que significa que el cálculo se realiza al final de la semana (domingo). Así, las horas cobradas el lunes 30 de noviembre no se registran en la hoja de horas de noviembre en el apartado HS25 porque el cálculo se realiza el domingo 6 de diciembre. Por lo tanto, aparecen en la hoja de horas de diciembre como se muestra en la Figura 2.

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