Configurar el circuito de aprobación de las ausencias

Antes de empezar

Lucca Ausencias permite establecer un circuito de aprobación con varios pasos para garantizar el cumplimiento de las reglas de gestión de vacaciones y ausencias. Esta ficha explica cómo se puede configurar este circuito de aprobación. 

Configurar los niveles de aprobación

Desde Configuración > Preferencias > Circuito de aprobación, puedes definir los pasos de aprobación previstos para las solicitudes de ausencia. El circuito es único para todas las solicitudes, sea cual sea el tipo de ausencia o la población.

No hay límite para el número de pasos de aprobación, pero recomendamos encarecidamente que no haya más de dos o tres pasos.

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Definir al aprobador

En cada paso, puedes indicar un aprobador, que se selecciona mediante:

  • el mánager
  • el mánager del mánager;
  • el responsable de departamento
  • el aprobador de Lucca Ausencias personalizado (anteriormente, el Segundo aprobador de vacaciones)
  • un usuario específico.

El aprobador de Lucca Ausencias personalizado se debe indicar en la ficha del usuario y permite definir como aprobador a una persona que no sea el mánager. Al igual que en el campo Mánager, puedes indicar el usuario mismo si quieres que se ignore este paso de aprobación.

Garantizar todos los pasos del circuito

Puedes exigir que las solicitudes superen determinados pasos activando la configuración de bloqueo. Con esta acción se bloquea el paso anterior si no se encuentra el aprobador. No se puede encontrar un aprobador si no se ha indicado en la ficha de usuario (o en la administración de departamentos), o si ya no tienes un contrato activo (si te hubieras marchado de la empresa).

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Aviso: si no se encuentra el aprobador y el paso es obligatorio, la solicitud no se podrá aprobar y tendrá que intervenir un administrador para completar el dato que falta.

Alerta en caso de que no se haya indicado el aprobador

Lucca Ausencias muestra, en cada paso, una alerta si no se han indicado aprobadores para determinados empleados. Si el paso no es de bloqueo, esto quiere decir que no se aplicará a todos los empleados marcados por la alerta.

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Al hacer clic sobre el número de empleados, obtendrás una lista que permite completar la información. Es posible que en la ficha de usuario sigan apareciendo aprobadores cuyo contrato haya finalizado; verifica esta información.

Configurar las notificaciones complementarias

Puedes configurar una notificación adicional al realizar la aprobación completa de la solicitud.

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Permitir la selección del aprobador

Se puede permitir que algunos empleados seleccionen su aprobador de vacaciones, por ejemplo, en aquellos casos en los que el responsable de un proyecto pueda cambiar periódicamente.

Para ello, se debe crear una función con el permiso «Seleccionar a su aprobador». El perímetro permite definir los usuarios entre los cuales se puede elegir al aprobador.

 

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Aviso: la selección del aprobador se aplica a todos los pasos del circuito de aprobación.

De manera predeterminada, los aprobadores propuestos son los del circuito de aprobación.

En la página de configuración del circuito puedes consultar la lista de empleados que pueden seleccionar su aprobador.

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Configurar notificaciones para las cuentas sin aprobación

Puedes configurar notificaciones cuando se realicen solicitudes en cuentas sin aprobación. Esta funcionalidad resulta útil en particular para dar más flexibilidad y autonomía a los empleados, al tiempo que se garantiza la información de los mánagers.

En la configuración de las cuentas (Configurar > Cuentas) puedes seleccionar si deben estar sujetos o no a aprobación.

La activación de notificaciones se realiza desde la página de configuración del circuito de aprobación, en el bloque Dejar cuentas no sujetas a aprobación.

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El enlace te permite visualizar todas las cuentas sin aprobación disponibles para los empleados (no aparecen las cuentas reservadas a los administradores tipo Enfermedad). Luego podrás seleccionar a una persona a la que se deba notificar cuando se introduzcan los datos.

Nota: La notificación se envía únicamente cuando el empleado introduce los datos en el módulo Solicitud. No se envía cuando un administrador introduce la ausencia desde el módulo Gestión del planning.

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