Avant de commencer
Timmi Ausencias permite establecer un circuito de aprobación con varios pasos para garantizar el cumplimiento de las reglas de gestión de vacaciones y ausencias. Esta ficha explica cómo se puede configurar este circuito de aprobación.
- Configurar los niveles de aprobación
- Configurar las notificaciones complementarias
- Permitir la selección del aprobador
- Configurar notificaciones para las cuentas sin aprobación.
Configurar los niveles de aprobación
En Configuración > Preferencias > Circuito de aprobación puede definir los pasos de aprobación previstas para las solicitudes de ausencia o de teletrabajo. El circuito es único para todas las solicitudes, sea cual sea el tipo de ausencia o la población.
No hay límite para el número de pasos de aprobación, pero recomendamos encarecidamente que no haya más de dos o tres pasos.
Definir el aprobador
En cada paso, puede indicar un aprobador, que se selecciona mediante:
- el mánager
- el mánager del mánager;
- el responsable de departamento
- el aprobador Timmi Ausencias personalizado (anteriormente, el Segundo aprobador de vacaciones);
- un usuario específico.
El aprobador Timmi Ausencias personalizado se debe indicar en la ficha del usuario y le permite definir como aprobador a una persona que no sea el mánager. Al igual que en el campo Mánager, puede indicar el usuario mismo si quiere que se ignore este paso de aprobación.
Garantizar todos los pasos del circuito
Puede exigir que las solicitudes superen determinados pasos activando la configuración de bloqueo. Esta acción bloquea el paso anterior si no se encuentra el aprobador. No se puede encontrar un aprobador si no se ha indicado en la ficha de usuario (o en la administración de departamentos), o si ya no tiene un contrato activo (si se hubiera marchado de la empresa).
Aviso: si no se encuentra el aprobador y el paso es obligatorio, la solicitud no se podrá aprobar y tendrá que intervenir un administrador para completar el dato que falta.
Alerta en caso de que no se haya indicado el aprobador
Timmi Ausencias muestra, en cada paso, una alerta si no se han indicado aprobadores para determinados trabajadores. Si el paso no es de bloqueo, esto quiere decir que no se aplicará a todos los trabajadores marcados por la alerta.
Al hacer clic sobre el número de trabajadores, obtendrá una lista que permite completar la información. Es posible que en la ficha de usuario sigan apareciendo aprobadores cuyo contrato haya finalizado; verifique esta información.
Configurar las notificaciones complementarias
Puede configurar una notificación adicional al realizar la aprobación completa de la solicitud.
Permitir la selección del aprobador
Se puede permitir que algunos trabajadores seleccionen su aprobador de vacaciones, por ejemplo, en aquellos casos en los que el responsable de un proyecto pueda cambiar periódicamente.
Para ello, se debe crear una función con el permiso «Seleccionar a su aprobador». El perímetro permite definir los usuarios entre los cuales se puede elegir al aprobador.
Aviso: la selección del aprobador se aplica a todos los pasos del circuito de aprobación.
De manera predeterminada, los aprobadores propuestos son los del circuito de aprobación.
En la página de configuración del circuito puede consultar la lista de trabajadores que pueden seleccionar su aprobador.
Configurar notificaciones para las cuentas sin aprobación
Puede configurar notificaciones cuando se realicen solicitudes en cuentas sin aprobación. Esta funcionalidad resulta útil en particular para dar más flexibilidad y autonomía a los trabajadores, pero garantizando la información de los mánagers.
En la configuración de las cuentas (Configurar > Cuentas) puede seleccionar si deben estar sujetos o no a aprobación.
La activación de notificaciones se realiza desde la página de configuración del circuito de aprobación, en el bloque Cuentas no sujetas a aprobación.
El enlace le permite visualizar todas las cuentas sin aprobación disponibles para los trabajadores (no aparecen las cuentas reservadas a los administradores tipo Enfermedad). Luego podrá seleccionar a una persona a la que se deba notificar cuando se introduzcan los datos.
Nota: La notificación se envía únicamente cuando el trabajador introduce los datos en el módulo Solicitud. No se envía cuando un administrador introduce la ausencia desde el módulo Gestión del planning.