Configuración general
No tengo acceso a la configuración de roles
Si no tiene acceso a la configuración de roles, póngase en contacto con:
- El administrador para las aplicaciones existentes de Lucca, podrá agregarte Pagga Vales de comida en los roles existentes.
- Con el servicio de soporte de Lucca si el administrador no puede añadir la aplicación en los roles existentes.
Tengo Timmi Ausencias pero no tengo Cleemy Notas de gastos, ¿puedo utilizar la aplicación?
Si. El cálculo de los vales de comida sólo considerará las ausencias de los trabajadores (y no sus costes de comida). Puedes regularizar de manera ocasional este cálculo a mano.
Tengo Cleemy Notas de gastos pero no tengo Timmi Ausencias (vacaciones), ¿puedo utilizar la aplicación?
Oui. El cálculo de los vales de comida sólo considerará los gastos de comida de los trabajadores (y no sus ausencias). Puedes regularizar de manera ocasional este cálculo a mano.
Definición de las reglas de cálculo
¿En qué casos tengo que crear varias normativas?
Se deben crear varias normativas en los siguientes casos:
- Las reglas de cálculo para la asignación de vales de comida son diferentes de un establecimiento a otro.
- El emisor, para el pedido los vales de comida, es diferente de un establecimiento a otro.
- Las divisas de sus establecimientos son diferentes. Debes crear una normativa por divisa.
¿Qué vacaciones y ausencias se descuentan?
Las vacaciones y ausencias deducidas son las se han:
- realizado en las cuentas de vacaciones o ausencias indicadas como "se deducirán los vales al realizar el cálculo" de los vales de comida (ver la configuración de la normativa)
- confirmado en Timmi Ausencias
- realizado durante el período de cálculo o el mes anterior dependiendo de la configuración de la normativa
¿Qué gastos se descuentan?
Las notas de gastos o invitaciones deducidas son aquellas que se han:
- realizado en naturalezas de gasto indicadas como "se deducirán los vales al realizar el cálculo" de los vales de comida (ver la configuración de la normativa)
- aprobado y exportado en Cleemy Notas de gastos
- realizado durante el período de cálculo o el mes anterior dependiendo de la configuración de la normativa
¿Se tienen en cuenta los gastos / ausencias introducidos en el pasado?
Pagga Vales de comida es capaz de recuperar "retrasos". Llamamos "retrasos" a todas las ausencias y gastos introducidos en el pasado y antes del período de consideración de los gastos y ausencias.
Exemple :
Mi normativa está configurada para considerar los días trabajados en el mes actual y los costes y ausencias en el mes anterior.
Estoy en proceso de distribución para el periodo de noviembre. Por lo tanto, la aplicación recuperará todas las ausencias y gastos del período del mes anterior: octubre.
Si un trabajador introduce un gasto o una ausencia en noviembre con la fecha del 12 de marzo, es decir, 8 meses antes, la aplicación deducirá un vale de comida para este empleado durante el período de noviembre.
Si un trabajador cancela un gasto o una ausencia en noviembre con fecha del 16 de marzo, la aplicación acreditará un vale de comida para este trabajador para el período de noviembre.
Estas regulaciones pueden consultarse en los detalles del cálculo y en la situación individual del trabajador para la distribución del mes de noviembre.
Sólo tengo una naturaleza de gastos de "comida" sin distinción entre almuerzo y cena. ¿Cómo distinguir entre ambos?
Es necesario crear dos naturalezas distintas de gasto para distinguir los gastos que se deducirán o no de los vales al calcular los vales de comida.
Para crear una nueva naturaleza de gasto, puede consultar esta página: Crear una naturaleza de gasto
¿Cómo configurar una nueva cuenta de ausencias?
Por cada cuenta de ausencias de Timmi Ausencias vinculada a los establecimientos de la normativa, deberá indicar si en el cálculo se va a deducir los vales de comida.
Si una cuenta de ausencias descuenta vales de comida, significa que, por cada día de ausencia descontado de esta cuenta, se retirará un vale de comida.
Si se añade una nueva cuenta de ausencias en Timmi Ausencias o aún no se ha configurado una normativa, se mostrará el siguiente mensaje de error con respecto a la distribución: "la configuración de las cuentas de ausencias está incompleta".
Haz clic en el enlace azul "Acceso a la configuración" o abre el menú "Configuración" y después la pestaña "Impactos de ausencia".
Para la nueva cuenta de ausencias (por ejemplo "Desempleo parcial"), deberá indicar si descuenta o no los vales de comida al realizar el cálculo de los vales de comida:
¿Cómo configurar una nueva naturaleza de gasto?
Para cada naturaleza de Cleemy Notas de gastos del tipo "Restaurantes e invitaciones", ya sea en comidas y cenas en general, deberá indicar si descontará o no los vales de comida al realizar el cálculo.
Si una naturaleza de gasto descuenta vales al realizar el cálculo, significa que por cada gasto o invitación de esta naturaleza se podrá retirar un vale de comida.
Si se añade una nueva naturaleza en Cleemy Notas de gastos o aún no se ha configurado para una normativa, se mostrará el siguiente mensaje de error con respecto a la distribución: "la configuración de las naturalezas de gastos está incompleta".
Haz clic en el enlace azul "Acceso a la configuración" o abre el menú "Configuración" y después la pestaña "Impactos de gastos ".
Para la nueva naturaleza de gasto (por ejemplo "Cena"), deberá indicar si afecta o no en el cálculo de los vales de comida:
¿Cómo cambiar el valor de los vales de comida?
Para modificar los valores nominales y repercutido de los vales de comida, utilice el menú Configuración y selecciona una normativa.
En la pestaña "Vales de comida", si aún no se ha realizado ningún pedido, puedes modificar directamente el valor nominal del vale o el valor repercutido al empleador.
De lo contrario, puedes añadir un valor futuro, para ello haz clic en el botón "Añadir un valor futuro", introduzca la fecha de inicio de validez y los valores futuros y guardar. En el siguiente ejemplo, el valor nominal y el valor repercutido al empleador pasan de 10 € / 5 € a 11 € / 6 € a partir del 1 de septiembre.
También puedes acceder al historial de todos los valores haciendo clic en el enlace "Ver historia". Los valores activos se destacan sobre un fondo amarillo.
Si un establecimiento está vinculado al país de Francia, de conformidad con las normas de la URSSAF, el valor repercutido al empleador no debe ser inferior al 50 % del valor nominal del vale de comida.
Resultado del cálculo de los vales de comida
¿Por qué uno de los trabajadores tiene saldo negativo?
Los trabajadores pueden tener un saldo negativo tras un cálculo. Esto se puede explicar de varias maneras:
- Vacaciones de larga duración (enfermedad, maternidad, etc.). Mi normativa se basa en los días trabajados del período actual (21 días en noviembre) y recupera las vacaciones del mes anterior (22 días en octubre). Mi saldo será entonces de -1.
- Nota de gastos atrasados. Si el trabajador declara más notas de gastos que el número de días trabajados en el período, tendrá un saldo negativo.
¿Una nota de gastos que no se descuenta?
Si la nota de gastos de un trabajador no se deduce durante un cálculo, puede haber varias razones:
- Comprueba que la nota de gastos se encuentra en el estado "Exportada". Si no tiene este estado, la aplicación no la incluirá en el cálculo.
- Comprueba que el trabajador no tenga una ausencia con el estado "Aprobada" en el mismo día. Si ya existe una ausencia el día de la nota de gastos, la aplicación considera que no se debe descontar un segundo vale de comida.
¿Un trabajador no está incluido en el cálculo, aunque no tenga reglas de exclusión?
Si tiene un contrato de tipo "otro - externo", quedará automáticamente excluido del cálculo.
Pedido de los vales de comida
¿Qué emisores de vales de comida gestionamos?
Gestionamos los siguientes emisores para el pedido de vales de comida: Swile, Edenred y Sodexo. Estamos estudiando otros emisores. Si el emisor de su vale de comida no aparece en la lista, puedes seleccionar el emisor "Otro".
Ausencia del botón "Generar pedido"
Puedes generar pedidos de vales de comida sólo para períodos actuales o vencidos. La aplicación autorizará la generación para el período siguiente (para pedidos anticipados).
Por ejemplo, si estás en septiembre, podrás generar el pedido de los períodos de agosto, septiembre y octubre pero no para el período de noviembre. Para el período de noviembre, sólo se mostrará el botón "Volver a lanzar el cálculo".
Ausencia del botón "Eliminar pedido"
Puedes eliminar el pedido de vales de comida sólo para el último pedido generado para una normativa.
Por ejemplo, si has generado el pedido para el mes de septiembre, puedes eliminarlo, pero no puedes eliminar los pedidos realizados en meses anteriores, como agosto.
Acceder al historial de un pedido
Una vez realizado el primer pedido, para acceder al historial de pedidos de periodos anteriores:
- Abre el menú Distribución
- Para la normativa correspondiente, haz clic en "Ver el historial".
- De forma predeterminada, el período solicitado anteriormente está abierto, puedes cambiar el período seleccionando el período en la lista desplegable.
- Se abrirá el pedido para el período seleccionado.
Quiero exportar un periodo posterior al que me ofrece:
(1) Si nunca has hecho una exportación: puedes modificar la fecha de inicio desde la pestaña Configuración > Administrar el(los) establecimiento(s) > Eliminar el establecimiento > Añadir un nuevo establecimiento > Introducir la nueva fecha de inicio y, finalmente, generar la exportación.
(2) Si ya ha realizado alguna exportación: puedes generar el archivo del período anterior, asegurándote de que todas las notas de gastos y ausencias se hayan enviado a la nómina. De manera opcional, puedes realizar regularizaciones manuales si es necesario.