Calcular los vales de comida que distribuir

Antes de empezar

Pagga Vales de comida calcula cada mes el número de vales de comida que repartir entre los trabajadores, en función del número de días trabajados, ausencias y gastos. Genera un archivo que puedes integrar o utilizar en tu interfaz de emisión de vales de comida para poder lanzar el pedido.

Antes de realizar el primer cálculo, debes definir el alcance y las reglas de cálculo y distribución. Si aún no lo has hecho, puedes consultar este artículo: Definir reglas para la distribución..

Iniciar el cálculo de los vales de comida

Para calcular los vales de comida en un período:

  1. Abre el menú Distribución.
  2. Haz clic en "Calcular el periodo de..." de la normativa para la que se quiere iniciar el cálculo. El cálculo se iniciará en el período indicado.
  3. Si ha habido trabajadores que se han incorporado o se han marchado de la empresa durante el período de cálculo (o si ha habido cambios organizativos), se abrirá una pantalla que mostrará estos movimientos.
  4. Haz clic en el botón "Aceptar y calcular el periodo de...".

Se mostrará el progreso de las diferentes etapas del cálculo.

Cálculo en curso

Durante este cálculo, puedes salir de la página y el cálculo continuará realizándose en segundo plano.

Mientras se realiza el cálculo, se muestra una barra gris y puede hacer clic en "Ver progreso" para mostrar el progreso del cálculo.

Dependiendo del número de empleados, ausencias y gastos introducidos, es posible que el cálculo se demore un poco. El cálculo también tiene en cuenta los recargos por mora y las ausencias introducidas en períodos para los que ya se han pedido vales de comida.

Cuando el cálculo esté listo, se mostrarán los resultados del cálculo de cada trabajador.

Cálculo completado

Cuando finalice el cálculo, se mostrará una barra verde que indica la fecha del cálculo. Puede hacer clic en "Ir a resultados" para acceder a los detalles del cálculo.

Cálculo con aviso

Cuando se encuentra un caso particular, como la incorporación o la salida de un trabajador, se muestra una barra naranja con el número de avisos encontrados. Puedes hacer clic en "Ver aviso(s)" para mostrarlos. Si deseas más información, puedes leer este artículo: Comprender los avisos durante el cálculo.

Visualizar los detalles del cálculo 

Se mostrará una tabla que recopila los resultados del cálculo del vale de comida para todos los trabajadores durante el período de cálculo.

En el encabezado se indica el número total de vales de comida que repartir y el número de trabajadores y de nuevas incorporaciones en el periodo. También encontrará un enlace que le permitirá exportar la tabla de resultados en formato csv.

Para cada trabajador, encontrará la siguiente información para el período de cálculo:

  • Nombre y apellidos del trabajador
  • Número de días elegibles para adquirir vales de comida 
  • Número de ausencias
  • Número de gastos (o invitaciones)
  • Número de regularizaciones manuales realizadas

Puedes buscar por nombre o apellido de un trabajador y ordenar por columnas.

Visualizar los detalles del cálculo por trabajador

Para mostrar los detalles del cálculo de los vales de comida para un trabajador, haz clic en la línea correspondiente del trabajador.

De un vistazo, puedes consultar y, en particular, comprender los detalles del cálculo del número de vales de comida para este trabajador en el período actual:

  • Número de días seleccionables para adquirir vales de comida (por ejemplo, el número de días festivos o el número de días a tiempo parcial contados)

  • Detalles de las deducciones posteriores a las ausencias de los trabajadores

  • Detalles de las deducciones posteriores al reembolso de los gastos de comida del trabajador o invitaciones de otro trabajador

  • Detalle de las regularizaciones en +/- realizadas en el período 

Puedes obtener el detalle del número de días seleccionables para realizar el cálculo de vales de comida haciendo clic en el icono azul (por ejemplo, el número de días festivos o el número de días a tiempo parcial contados).

Para cada ausencia, tarifa o regularización se indica:

  • Si se trata de una adición (+) o una retirada (-) de vales de comida
  • El número de vales de comida correspondientes
  • La fecha del día en que ocurrió el evento
  • El tipo de evento (descripción de la cuenta de ausencias, tipo de gasto o comentario en caso de regularizaciones manuales)

Con respecto a los costes se indica además:

  • Si la nota de gastos la hizo el trabajador, se mostrará el número de la nota de gastos.
  • Si el trabajador fue invitado por un colega, se mostrarán los apellidos y el nombre del trabajador que le invitó.

Añadir una regularización manual

Puedes añadir una regularización manual para un trabajador durante un período de cálculo de vales de comida que acaba de realizarse pero para el cual no se ha generado ningún pedido. Para más información, puedes visitar esta página: Añadir una regularización manual para un trabajador.

Lanzar el pedido

Si el período ha vencido, puedes comenzar el pedido de los vales de comida. Si necesitas más información, puedes leer este artículo "Pedir vales de comida"

Eliminar un cálculo

Puedes eliminar un cálculo para el que no se ha realizado ningún pedido, para ello:

  1. Abre el menú Distribución
  2. Haz clic en la papelera junto a "Cálculos terminados..." en el banner verde para borrar el cálculo 
  3. Haz clic en " Eliminar " para confirmar la eliminación. 
  4. El cálculo se ha eliminado.

Puedes volver a lanzar un nuevo cálculo haciendo clic en el botón "Calcular el periodo de...". 

Preguntas frecuentes 

¿Qué vacaciones y ausencias se descuentan?

¿Qué gastos se descuentan?

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