Crear una clase de gasto

Antes de empezar

Las clases de gastos constituyen el núcleo de Cleemy Notas de gastos: son los distintos tipos de gastos que sus empleados pueden tener que declarar.

Los cuatro pasos siguientes son esenciales para que la clase de gasto esté activa y pueda utilizarse, y para que los gastos relacionados puedan exportarse a la contabilidad.

Hay cuatro pasos para configurar y crear una clase de gasto:

  1. Crear la clase
  2. Configuración de la cuenta de cargo
  3. Configuración de la recuperación del IVA
  4. Configuración de la política de gastos para esta nueva clase de gasto (accesibilidad, límite máximo) utilizando los perfiles de la aplicación Cleemy Notas de gastos.

1. Crear la clase

Para acceder a la interfaz de configuración de las clases, vaya a Configuración Clases.

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Hay dos formas de crear una clase:

  • duplicando una clase existente;
  • o agregando una clase, haciendo clic en el botón correspondiente.

Una vez creada la clase, la ventana de la derecha permite configurarla. Más información sobre lasclases Comidas en Cleemy Notas de gastos y el caso especial de los gastos de kilometraje.

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Se puede definir si los justificantes, el comentario o el proveedor son obligatorios u opcionales o están desactivados.

2. Configuración de la cuenta de cargo

A continuación, hay que asignarlo a una cuenta de cargo para cada plan contable configurado en Cleemy Notas de gastos. Para ello, vaya a Configuración Plan contable y, a continuación, a la pestaña «Cuentas de cargo».

Luego podrá hacer lo siguiente:

  • Vincular la clase a una cuenta de cargo existente.
  • Crear una cuenta de cargo y luego vincular la nueva clase.
  • Vincular la clase al concepto «No exportado» si los gastos realizados en esta clase no van a tener ninguna repercusión en su contabilidad.

La vinculación se realiza siempre haciendo clic en la cuenta de cargo y seleccionando la clase correspondiente a la derecha.

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3. Configuración de la recuperación del IVA 

La configuración del IVA se realiza a través de la pestaña «Recuperación del IVA».

En esta interfaz debe seleccionar los tipos de IVA recuperables para esta clase.

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4. Configuración de la política de gastos correspondiente a esta nueva clase (accesibilidad, límite máximo)

Este último paso consiste en determinar qué poblaciones de usuarios, agrupadas como perfiles, se ven afectadas por esta clase.

Desde Configuración Política de gastos, debe marcar la nueva clase en los perfiles correspondientes. En esta interfaz también se pueden definir límites máximos para esa clase. Puede obtener más información sobre cómo funcionan los perfiles de gastos aquí.

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Crear, duplicar, eliminar y reordenar clases de gastos

Creación y duplicación

En el panel derecho de la interfaz, el botón «Agregar una clase» permite crear una nueva clase, que deberá configurar por completo.

Para simplificar, lo mejor es duplicar una clase existente similar a la que se quiere crear. Para ello, haga clic en el icono situado junto al nombre de una clase existente.

La nueva clase no se vincula a ningún perfil: tendrá que agregarla a los perfiles de los empleados que tengan que acceder a esta clase.

Jerarquización

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Cuando un usuario declara un gasto, Cleemy Notas de gastos mostrará en un menú todas las clases de gastos a los que tiene acceso (es decir, las que están vinculadas a su perfil). Estas clases se presentan en el orden en que aparecen en la interfaz de configuración de clases.

Para reordenar una clase, basta con hacer clic en el símbolo situado a la izquierda del nombre de la clase y arrastrarla hasta la ubicación correspondiente.

Eliminación y desactivación

Puede eliminar una clase de gasto utilizando el icono de papelera situado junto a su nombre.

Solamente pueden eliminarse las clases para las que aún no se haya creado ningún gasto, para no borrar el historial de declaraciones de esas clases.

Sin embargo, puede desactivar una clase con la casilla «Desactivar» que se encuentra en la configuración detallada de esa clase cuando se selecciona. Ningún usuario puede crear un nuevo gasto en una clase desactivada, pero los gastos existentes no se ven afectados.

Modificación en masa de la configuración de las clases de gastos

En el panel de la izquierda de la interfaz, dos enlaces permiten modificar al mismo tiempo atributos de varias clases: uno para la configuración general y el otro para los campos analíticos.

Para cambiar la configuración de un campo (por ejemplo, el justificante digital) de varias clases al mismo tiempo, debe hacer lo siguiente:

  • Marque las clases que quiera modificar (la casilla situada en la parte superior de la lista le permite seleccionarlas todas).
  • Abra el menú desplegable correspondiente al campo que quiera modificar en los encabezados de la tabla.
  • Seleccione la opción de configuración que se debe aplicar a todas las clases seleccionadas.

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Visualizar los campos analíticos o personalizar una clase de gasto

Con la entrada «Campos analíticos y personalizados» disponible en el panel izquierdo de la interfaz de clases, puede definir en qué clases pueden aparecer los campos analíticos y personalizados.

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Esta interfaz permite realizar modificaciones en masa, como la «Configuración general» de las clases.

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