Generar informes y ver el panel de controles

Antes de empezar

El módulo de informes de Timmi Timesheet le permite generar informes personalizados y ver un tablero de carga y alertas. Está accesible desde el menú para todos los usuarios que tienen el permiso de generar informes.

Este módulo ofrece un panel de control además de 6 tipos de informes:

  • Tiempos (incluye los datos de los antiguos informes "estándar" y "duración de la pausa")
  • Actividades
  • Hojas de tiempo
  • Comentarios
  • Alertas
  • Cuentas (incluye datos de los antiguos informes "Cuentas" y "Reglas")

Panel de control "Seguimiento de la carga"

Este panel de control le permite ver de un vistazo si hay alguna situación anormal como una tasa de carga demasiado alta o alertas en las hojas de tiempos.

Está disponible para cualquier usuario que tenga el permiso de generar informes, en el perímetro al que el usuario tiene acceso.

El gráfico muestra la evolución de la tasa de carga efectiva y el número de alertas (críticas y no críticas) en los últimos seis meses.

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¿Prefiere ver las últimas seis semanas? Puede hacerlo haciendo clic en el botón Por semana en la parte superior derecha.

También dispone de varios filtros que permiten centrarse en una población específica (departamento, manager...) o en determinadas hojas de tiempos (sólo las que han sido aprobadas, o las que están al menos declaradas). Haga clic en Más filtros para verlos todos.

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Nota: Si es la primera vez que visualiza el seguimiento de la carga o si los datos no se han actualizado durante más de una semana, Timmi recalcula automáticamente los datos.

Debajo del gráfico, encontrará los 10 principales managers con el mayor índice de carga durante el periodo seleccionado.

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Para cambiar el período, haga clic en la semana o el mes que le interese en el gráfico.

Puede cambiar la clasificación de la tabla para ver los 10 primeros por número de alertas críticas o no críticas.

Elija la agrupación por manager para ver la tasa de carga media y el número de alertas en cada equipo.

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Los informes correspondientes a los 10 datos más importantes están disponibles en la parte inferior del tablero para su visualización y descarga.

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Crear una nueva plantilla de informe personalizada

Para crear una nueva plantilla de informe, vaya a la pestaña Informes personalizados y haga clic en el botón de la parte superior derecha.

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Elija un tipo de informe.

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1. Filtros

Los filtros están a su disposición. Por ejemplo, puede filtrar por un departamento.

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Haga clic en el botón Siguiente de la parte inferior derecha para pasar a la siguiente página.

2. Contenido

Esta es la principal novedad de este módulo de informes: puede elegir las columnas que se incluirán en el informe y su disposición.

Se proporcionan las columnas por defecto. Para añadir más, haga clic en el botón "Añadir columnas" de la parte superior derecha.

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Compruebe las columnas que le interesan. Están ordenadas por categorías para facilitar la lectura. También puede buscar una columna en la barra de búsqueda.

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Hay dos tipos de columnas en los informes:

  • columnas dinámicas: columnas que se repetirán según la periodicidad elegida. Por ejemplo, si elige una periodicidad mensual, y genera un informe sobre el último trimestre, habrá una columna "Tiempo empleado" por mes.
  • Columnas estáticas: columnas que estarán presentes una vez en el informe, y se colocarán a la izquierda. Por ejemplo: el nombre del registrante.

Por último, tiene la posibilidad de añadir filas de subtotal.

Haga clic en el botón Siguiente de la parte inferior derecha para pasar a la siguiente página. Si es necesario, puedes volver atrás.

Más detalles sobre las columnas disponibles aquí.

3. Periodo por defecto

Elija el período por defecto que se utilizará al generar el informe, para ahorrarle tiempo. Si su plantilla tiene una periodicidad, el periodo del informe se ajustará para contener periodos enteros.

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Dé un nombre a su informe haciendo clic en el campo de la parte superior izquierda. Le aconsejamos que nombre su plantilla explícitamente, para poder encontrarla fácilmente más adelante.

Por último, haga clic en el botón Guardar plantilla y generar informe, situado en la parte inferior derecha.

Generar un informe a partir de una plantilla

Si acaba de crear o modificar una plantilla, Timmi genera un informe directamente a partir de esta plantilla, en el período predeterminado.

De lo contrario, haga clic en una plantilla de la lista de plantillas disponibles en la página de inicio del nuevo módulo.

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Puede consultar el informe personalizado desde Timmi, pero también descargarlo en formato CSV o Excel.

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Desde un informe, también se puede cambiar el periodo, lo que reiniciará la generación del informe, o bien modificar la plantilla.

Compartir los datos de un informe por correo electrónico

La flecha situada junto al botón "Descargar" abre un cuadro desplegable con la opción de enviar el archivo csv o excel por correo electrónico a otro usuario o a una dirección de correo electrónico introducida libremente. Si lo comparte con un usuario, el contenido del informe se traducirá a su idioma. De lo contrario, se traducirá a su propio idioma.

La lista de usuarios con los que puedes compartir un informe depende de tus derechos.

Cuidado con compartir datos confidenciales!

Compartir una plantilla de informe

Si tu plantilla de informe hace que los ojos de tus colegas se iluminen, entonces puedes compartirla con ellos. A continuación, pueden utilizarlo para generar sus propios informes, cuyos datos se limitarán, por supuesto, a aquellos a los que tienen derecho a acceder. Por tanto, en este caso no hay riesgo potencial de fuga de datos.

Para compartir una plantilla de informe, vaya a la sección "Opciones" del formulario de edición de la plantilla de informe. Allí encontrará la función de compartir que le permite :

  • compartir la plantilla con una lista selecta de usuarios. Esto se llama compartir "en privado". La lista de usuarios disponibles depende de sus derechos.
  • si tiene derecho a hacerlo (administrador), para compartir el modelo con todos los usuarios de una institución. Esto se llama compartir "públicamente".

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