Antes de empezar
El módulo Informes de Timmi Tiempo permite elaborar análisis de los datos mediante los cuadros de mando y los informes. Está disponible en el menú para todos los usuarios que estén autorizados a generar informes.
Consultar el cuadro de mando «Seguimiento de la carga»
Este cuadro de mando permite ver de un vistazo si hay anomalías: carga de trabajo demasiado alta o alertas en las hojas de tiempo.
Está disponible para todos los usuarios autorizados a generar informes, en el perímetro al que tenga acceso el usuario.
El gráfico presenta la evolución de la tasa de carga de trabajo efectivo y el número de alertas (críticas y no críticas) durante los seis últimos meses.
Aclaraciones sobre los cálculos
- La carga de trabajo efectiva es igual al tiempo de trabajo efectivo dividido por (tiempo teórico - ausencias no contabilizadas como tiempo de trabajo efectivo). O bien, para expresarlo más simplemente, es la relación entre el tiempo de trabajo efectivo y la disponibilidad del empleado. Más información en esta ficha de ayuda.
- Los informes de tiempo consideran que mientras el empleado no haya introducido nada durante un día, ha respetado su tiempo de trabajo teórico. Por lo tanto, las ausencias prolongadas cuentan para una carga de trabajo del 100 %.
El cuadro de mando es interactivo y permite hacer lo siguiente:
- Filtrar para observar a una cierta población (por establecimiento, por departamento, por mánager, etc.) o determinadas hojas de tiempo (solamente las que se han aprobado o al menos las que se han declarado).
- Cambiar de período haciendo clic en la semana o el mes que te interese en el gráfico.
- Cambiar la periodicidadentre una vista de mes o una vista de semana.
Pulsa en Más filtros para mostrar todos los filtros disponibles.
Observación: si consultas el cuadro de mando por primera vez o si los datos no se han actualizado desde hace más de una semana, Timmi Tiempo vuelve a calcular automáticamente los datos.
Debajo del gráfico, encontrarás los diez usuarios con la carga de trabajo más alta durante el periodo seleccionado.
Puedes editar la clasificación del cuadro para ver los primeros diez en número de alertas críticas o no críticas.
Selecciona la agrupación por mánager para consultar la carga de trabajo media y el número de alertas en cada equipo.
Para consultar y descargar los datos (y ver más que los diez primeros), pulsa en los botones Consultar el informe completo… en la parte inferior:
Consultar el cuadro de mando «Recordatorios para quienes están atrasados»
Este cuadro de mando presenta, en «usuarios con retraso», a todos los usuarios cuyas declaraciones están atrasadas, empezando por los que tienen el mayor número de hojas de tiempo sin declarar y vencidas. La misma lógica se aplica a la pestaña «Aprobadores con retraso»: los aprobadores con más hojas de tiempo pendientes de aprobación se encuentran al principio de la lista.
Se considera que una hoja de tiempo tiene retraso cuando se ha superado la fecha del último día de la hoja de tiempo.
Puedes enviar un recordatorio a todos los usuarios (o aprobadores) con retraso seleccionándolos a todos, o puedes seleccionar solamente a personas concretas.
Puedes aplicar filtros para seleccionar mejor a las personas con retraso a las que quieres enviar un recordatorio:
– el filtro «grado de retraso» se aplica de forma predeterminada a «todos los retrasos». Ten en cuenta que se muestran las hojas de tiempo con retraso hasta seis meses en el pasado. Puedes filtrar por «menos de un mes de retraso» para ver solamente los usuarios con hojas de tiempo con retraso en las últimas semanas (en el mes actual, por ejemplo), o por «más de un mes» de retraso.
– También puedes acotar la lista de personas con retraso filtrando por departamento(s) o por establecimiento(s).
Una vez seleccionadas las personas con retraso a las que quieres enviar un recordatorio, puedes pulsar «Redactar un mensaje de recordatorio». Puedes escribir el texto que quiera. Si no te sientes inspirado, te sugeriremos un texto mediante el botón «Inspírame», que podrás editar antes de enviarlo.
Crear tu propio análisis con modelos de informe personalizados
Los modelos de informes le permiten configurar análisis personalizados y guardarlos, compartirlos y reproducirlos previa solicitud.
Para crear un nuevo modelo de informe, ve a la pestaña Informes personalizados y pulsa Crear un nuevo modelo de informe:
Este módulo presenta un cuadro de mando y seis tipos de informes:
La selección del tipo de datos depende del análisis que quieras realizar.
¿Quieres consultar el tiempo asignado en las hojas de tiempo? Los tipos de informe Tiempo o Actividades deberían ser convenientes para ti.
- Tiempo: análisis de los tiempos de trabajo, ausencia, las diferencias con respecto al tiempo teórico, las horas extraordinarias, etc.
- Actividades: análisis del tiempo asignado a las distintas actividades (solo para perfiles de actividad)
- Hojas de tiempo: análisis del estado de las hojas de tiempo, el progreso en el circuito de aprobación, etc.
- Alertas: análisis de las alertas introducidas por los inscritos en sus fichas de tiempo.
- Cuentas: análisis de los movimientos en las cuentas, con los saldos paso por paso.
- Comentarios: análisis de los comentarios introducidos en las hojas de tiempo, así como en las autorizaciones de transferencias.
Una vez seleccionado el tipo de informe, configura tu modelo en tres pasos.
1. Filtros
Tienes filtros disponibles para especificar el análisis de una población determinada. Por ejemplo, puedes filtrar por departamento, por normativa o solamente por las hojas de tiempo aprobadas.
Pulsa el botón Siguiente, en la parte inferior derecha, para pasar a la página siguiente. Si es necesario, podrás volver atrás.
2. Columnas
Aquí deberás seleccionar los datos que quieres recuperar, en otras palabras, las columnas del informe.
Hay dos tipos de columnas en los informes:
- Las <columnas simples: aparecen al principio del informe, a la izquierda, y le servirán para clasificar, ordenar y filtrar el análisis. Por ejemplo: nombre del usuario, departamento, número de empleado, nombre de su mánager, etc.
- Las columnas periódica: son columnas que obtienen los datos y hacen cálculos. Puedes optar por agrupar esos datos por período (año, mes, trimestre, semana, etc.). Por ejemplo, si eliges una periodicidad mensual y generas un informe del último trimestre, habrá tres columnas «Tiempo de presencia»: una para cada uno de los tres meses del trimestre. Si solamente quieres obtener los valores sin concepto de periodicidad, elige la periodicidad «Ninguna».
De forma predeterminada, cada modelo de informe se carga automáticamente con las columnas estándar y puedes elegir las columnas que quieres añadir en función de tus necesidades haciendo clic en el botón «Añadir columnas» arriba a la derecha.
Selecciona las columnas que le interesen. Se clasifican por categoría para facilitar la lectura. También puedes buscar una columna en la barra de búsqueda.
Por último, puedes añadir líneas de subtotal.
- En caso de subtotal, los grupos de subtotales aparecen en orden alfabético de la designación del subtotal.
- Dentro de un grupo subtotal o si no hay subtotal, las líneas están en orden alfabético del nombre del usuario.
Aquí puedes consultar más detalles sobre las columnas disponibles.
3. Período predeterminado e intercambio
Período predeterminado
El período predeterminado te permite generar un informe de forma recurrente sin que tengas que preocuparte de las fechas (p. ej.: informe semanal de los datos de la semana anterior).
Si es necesario, puedes seleccionar fechas específicas una vez que se haya generado el informe.
Si tu modelo contempla una periodicidad, las fechas del informe se adaptarán para incluir períodos enteros.
Compartir un modelo de informe
Si tu modelo de informe es muy meticuloso, puedes compartirlo con tus compañeros. De esta forma, ellos podrán utilizarlo para generar sus propios informes, cuyos datos se limitarán, obviamente, a los que tienen derecho a consultar. Por lo tanto, no hay ningún riesgo potencial de fuga de datos en ese caso.
Esta opción te permite:
- Compartir el modelo con una lista de usuarios clasificados en la sección. En ese caso se habla de intercambio «privado». La lista de usuarios disponibles depende de tus autorizaciones.
- Si tienes ese derecho (como administrador), compartir el modelo con todos los usuarios de un establecimiento. En ese caso se habla de intercambio «público».
No te olvides de asignar un nombre al informe haciendo clic en el campo que se encuentra en la parte superior izquierda. Te recomendamos asignar un nombre explícito al modelo, para que te resulte fácil encontrarlo posteriormente.
Por último, pulsa el botón Guardar el modelo y generar un informe, en la parte inferior derecha.
Generar un informe a partir de un modelo
Si acabas de crear o editar un modelo, Timmi Tiempo genera directamente un informe a partir de ese modelo, en el período predeterminado.
De lo contrario, pulsa un modelo en la lista de modelos disponibles en la página de inicio del nuevo módulo.
Puedes consultar el modelo desde Timmi Tiempo, pero también descargarlo en formato CSV o Excel.
Observación: en la interfaz de los informes, los tiempos aparecen en minutos (por ejemplo, 8 minutos), mientras que en el archivo Excel los minutos se convierten en horas (8 / 60 = 0,13 h), para que se puedan sumar los tiempos.
Desde un informe también puedes cambiar el período, lo que volverá a ejecutar la generación del informe o editar el modelo.
Compartir los datos de un informe por correo electrónico
Haciendo clic en Enviar:
Tienes la posibilidad de enviar tu informe por correo electrónico a otro usuario seleccionándolo en la lista o a un tercero introduciendo su dirección de correo electrónico. Si lo compartes con un usuario, el contenido del informe se traducirá a su idioma.
La lista de usuarios con quienes puedes compartir un informe dependerá de tus autorizaciones en las funciones.
¡Cuidado con el intercambio de datos confidenciales!
¿Cómo se accede al módulo de informes?
El módulo de informes de Timmi Tiempo es accesible para todos los usuarios que tengan activado el permiso «generar informes» en el módulo de administración de funciones. Si algunos de tus aprobadores no tienen acceso al módulo de informes, deberás activar el siguiente permiso en el perímetro adaptado a la función: