Antes de empezar
El procedimiento de incorporación es uno de los puntos clave para garantizar la buena integración de los futuros empleados. Supone la oportunidad de coordinar las diferentes acciones que se llevarán a cabo internamente y hacer sentir mejor al futuro empleado para su próxima integración.
El objetivo del módulo de incorporación de Core HR es hacer el procedimiento lo más sencillo y adaptado posible. Un procedimiento de incorporación se compone de 3 elementos principales:
- Un correo electrónico de bienvenida que se envía al futuro empleado.
- Un formulario que permite recopilar la información personal del empleado (incluido en el correo electrónico de bienvenida).
- Una lista de tareas que se realizarán internamente.
En esta ficha de ayuda encontrarás varios ejemplos y consejos para configurar los procedimientos de incorporación si estos no están aún definidos o si buscas nuevas prácticas.
Asimismo, comprobarás que este módulo permite generar otras situaciones diferentes a la llegada de un nuevo empleado, como cambios de contrato o la reincorporación de unas vacaciones de larga duración que necesiten un seguimiento en particular.
La llegada de un nuevo empleado
El correo electrónico de bienvenida y su formulario
Ante una nueva incorporación, debes cumplir diversas obligaciones legales que requieren información personal del empleado. El formulario, cuyo enlace está disponible en el correo electrónico de bienvenida, te permitirá recopilar esta información.
Los datos solicitados más frecuentemente en el formulario son los siguientes:
Para la declaración previa a la contratación (DPAE):
- Tratamiento (Sr., Sra., etc.)
- Nombre completo (para el control del empleado)
- Apellido de soltera
- Fecha de nacimiento
- Lugar de nacimiento
- Número de la Seguridad Social
- Si el empleado es extranjero, también necesitarás su autorización de trabajo.
Para realizar el pago de su salario y, si procede, el reembolso de sus notas de gastos:
- Nombre del banco
- El BIC
- El IBAN
- Los datos bancarios escaneados
Con estos elementos, también puedes solicitar al futuro empleado que rellene previamente su expediente de RR. HH. con la información que desees recopilar de forma general, por ejemplo:
- Una foto para personalizar Lucca
- Un contacto de emergencia
- La dirección
- Los justificantes de transporte para el pago de los gastos de transporte
- La documento de identidad escaneada
- La situación familiar
- El número de hijos
- ...
Todos los datos presentes en el expediente de RR. HH. se podrán integrar en los formularios.
Asimismo, la personalización del correo electrónico de bienvenida permitirá comunicarle la información y los documentos que le permitirán preparar su llegada:
- Sesiones de introducción a la actividad, a la empresa…
- Documentos que hay que rellenar o firmar
- Normativa interna
- Enlaces a recursos externos
- ...
Las listas de tareas
Una nueva llegada también necesita la movilización de diversos empleados y servicios: el mánager, los miembros del equipo, un padrino, los servicios generales, informática y RR. HH., etc. Estos distintos actores compartirán la función de garantizar el respeto de todas las obligaciones legales y que la integración del empleado ocurre en las mejores condiciones.
Para ello, puedes crear tareas específicas para las obligaciones legales:
| Nombre de la tarea | Responsable | Fecha límite |
| Obtener el contrato firmado | La persona que inicia la incorporación | 30 días después del inicio de la incorporación |
|
Inscripción del empleado en el registro único de personal |
La persona que inicia la incorporación | 30 días después del inicio de la incorporación |
|
Para los extranjeros: controlar el permiso de trabajo |
La persona que inicia la incorporación | 30 días antes del inicio del contrato |
|
Realizar la declaración previa a la contratación |
La persona que inicia la incorporación | 8 días antes del inicio del contrato |
|
Obtener los documentos para la mutua y la caja de previsión |
La persona que inicia la incorporación | Día de inicio del contrato |
| Organizar el reconocimiento médico |
La persona que inicia la incorporación |
15 días después del inicio del contrato |
Estas tareas legales pueden completarse mediante tareas operacionales que permiten preparar la llegada del empleado en los locales.
| Nombre de la tarea | Responsable | Fecha límite |
| Preparar una oficina | Responsable de los servicios generales* | 15 días antes del inicio del contrato |
| Preparar un ordenador | Responsable informático* | 15 días antes del inicio del contrato |
| Añadir los derechos y perfiles del usuario en las soluciones de Lucca | Responsable de Portal RR. HH.* | 7 días antes del inicio del contrato |
| Crear los accesos a las herramientas internas (bandeja de entrada, Slack, Zendesk, intranet, etc.) | Responsable informático* | 7 días antes del inicio del contrato |
| Entregar la tarjeta de acceso | Responsable de los servicios generales* | Día de inicio del contrato |
También puedes añadir tareas para garantizar la correcta integración del empleado en su equipo y en la empresa:
| Nombre de la tarea | Responsable | Fecha límite |
| Avisar al equipo | Mánager | El día de inicio de la incorporación |
| Nombrar a un padrino | Mánager | 15 días antes del inicio del contrato |
| Enviar la lista de lecturas recomendadas antes de la llegada | Mánager | 15 días antes del inicio del contrato |
| Presentar el programa de formación | Mánager | Día de inicio del contrato |
| Organizar el almuerzo de bienvenida | Mánager | Día de inicio del contrato |
| Organizar la visita de las instalaciones | Responsable de Portal RR. HH.* | Día de inicio del contrato |
| Hacer una evaluación después del primer día | Mánager | Día de inicio del contrato |
| Hacer una evaluación después de 1 semana | Mánager |
7 días después del inicio del contrato |
| Hacer una evaluación después de 1 mes | Mánager | 30 días después del inicio del contrato |
| Hacer una evaluación al final del período de prueba | Mánager | 90 días después del inicio del contrato |
*En la configuración de tareas, podrás escoger a un empleado específico para que sea el responsable predeterminado de dicha tarea en cada procedimiento de incorporación; o indicar que el empleado al que se le asigna la tarea será elegido al inicio del procedimiento.
El cambio de contrato
La contratación de un empleado en régimen indefinido tras un período de prácticas, o un contrato temporal, es frecuente, e implica ciertos procedimientos legales específicos.
Gracias al módulo de incorporación, podrás, por ejemplo, crear una lista específica para el cambio de un período de prácticas a un contrato indefinido:
| Nombre de la tarea | Responsable | Fecha límite |
| Enviar el nuevo contrato | La persona que inicia la incorporación | El día de inicio de la incorporación |
| Comunicar los documentos a la mutua y la caja de previsión | La persona que inicia la incorporación | El día de inicio de la incorporación |
| Firmar y devolver el nuevo contrato | Empleado* | 2 días después del inicio de la incorporación |
| Firmar y devolver los documentos a la mutua y la caja de previsión | Empleado* | 2 días después del inicio de la incorporación |
| Obtener el contrato firmado | Responsable de Portal RR. HH.* | 5 días después del inicio de la incorporación |
| Realizar la declaración previa a la contratación | Responsable de Portal RR. HH.* | 5 días después del inicio de la incorporación |
| Actualizar el registro del personal | Responsable de Portal RR. HH.* | 5 días después del inicio de la incorporación |
| Pagar las cargas sociales | Responsable de Portal RR. HH.* | 5 días después del inicio de la incorporación |
Para estas tareas, te aconsejamos establecer fechas relativas a la fecha de inicio de la incorporación para que sus fechas de referencia no sean las del primer contrato.
En lo que respecta al correo electrónico de bienvenida, puedes personalizarlo por completo para informar al empleado de las implicaciones de dicho cambio de contrato (derecho a la mutua de la empresa, a la caja de previsión, al comité social y económico, ...), mientras que el formulario te permitirá asegurarte de que la información del expediente de RR. HH. está actualizada.
La reincorporación de un empleado tras una ausencia de larga duración
Los casos particulares de largas ausencias, como un permiso parental, un año sabático o una baja médica por enfermedad de larga duración, también implican obligaciones legales a las que puedes hacer un seguimiento mediante las listas de tareas específicas:
| Nombre de la tarea | Responsable | Fecha límite |
| En caso de baja médica por enfermedad de larga duración: planificar el examen médico para la reincorporación | La persona que inicia la incorporación | El día de inicio de la incorporación |
| Planificar una evaluación profesional a la vuelta del empleado | Responsable de Portal RR. HH. | El día de inicio de la incorporación |
| Planificar una evaluación de seguimiento después de 1 mes | Responsable de Portal RR. HH. | El día de inicio de la incorporación |
| Planificar una evaluación sobre las formaciones y actualizaciones necesarias | Mánager | 15 días después del inicio de la incorporación |
En esta situación, el correo electrónico de bienvenida te permitirá desearle un feliz regreso al empleado, mientras que el formulario garantizará que la información del expediente de RR. HH. siga actualizada tras esta larga ausencia.