Antes de empezar
Si tienes que adaptar el procedimiento de incorporación para cada nuevo perfil de empleado que se una a tu empresa, no busques más, estás en el lugar indicado.
Al configurar varios modelos de correos electrónicos de bienvenida, de formularios y al crear varias listas de tareas en el módulo, puedes seleccionar la configuración que mejor se adapte al próximo empleado.
A continuación, te mostramos cómo funciona el módulo.
Si quieres ejemplos o consejos, consulta nuestras fichas complementarias: Optimiza los procedimientos de incorporación: nueva contratación, cambio de contrato, reincorporación tras una ausencia de larga duración, etc.
Configurar y personalizar los modelos
Desde el menú de navegación que aparece al hacer clic en el botón Empleados del banner, dispondrás de dos interfaces:
Una interfaz de configuración
Empleados > Configuración > Incorporación
La interfaz de configuración se compone de tres partes:
Correos electrónicos de bienvenida
El correo electrónico de bienvenida es el mensaje que se envía a la dirección de correo electrónico personal del futuro empleado al iniciar una incorporación. Este correo electrónico contiene el enlace al formulario de los datos de RR. HH. y administrativos, que servirán para preparar su llegada. Puedes crear tantos modelos de correo electrónico como desees y establecer uno predeterminado que será preseleccionado al iniciar la incorporación.
Formularios
Al igual que ocurre con el correo electrónico de bienvenida, puedes crear varios formularios de datos para adaptar la información que hay que recopilar en función del perfil del empleado.
Listas de tareas
Al iniciar un procedimiento de incorporación, debes seleccionar una o varias listas de tareas que deberán realizarse para preparar la llegada del empleado. En primer lugar, debes crear las tareas antes de añadirlas a las distintas listas.
Se puede vincular una tarea a varias listas.
Una interfaz para gestionar la ejecución de una incorporación.
Empleados > Incorporación
Esta interfaz permite ejecutar y hacer el seguimiento de cualquiera de los procesos iniciados con tus futuros empleados.
Los procedimientos se reparten en varias categorías:
- Para empezar: corresponde a los futuros empleados o recién llegados para los que aún no se ha iniciado ningún procedimiento.
- En curso: corresponde a todos los procedimientos de incorporación en curso para los que no se ha completado el formulario o no todas las tareas han sido realizadas.
- Para cerrar: el formulario está completo y se han realizado todas las tareas. Ya solo hay que asegurarse de que se haya integrado correctamente al empleado y cerrar el proceso de incorporación para archivarlo.
- Archivados: esta categoría permite consultar el historial de todos los procedimientos de incorporación.
Las funcionalidades que hay que conservar
Historial de procedimientos: puedes consultar en cualquier momento todos los procedimientos cerrados, interrumpidos o incluso cancelados (no iniciados de forma voluntaria).
Volver a iniciar una incorporación: existen varias situaciones en las que puedes necesitar volver a iniciar el procedimiento de incorporación para un empleado: en caso de que regrese a la empresa, un cambio de establecimiento o bien si has interrumpido accidentalmente un procedimiento en curso, por ejemplo.
Solo tienes que escribir su nombre en la barra de búsquedas y hacer clic en «Iniciar una nueva incorporación».
Añadir archivos adjuntos a los correos electrónicos de bienvenida: puedes adjuntar documentos en los correos electrónicos de bienvenida (documentos para su lectura, para rellenar, etc.).
Responsable de tareas basado en un dato del expediente de RR. HH.: puedes escoger un dato personalizado del expediente de RR. HH. como responsable de tareas (responsable informático, padrino...). La opción está disponible si existe al menos un dato personalizado del tipo usuario en tu expediente de RR. HH.
Nuevas etiquetas disponibles: puedes personalizar más los correos electrónicos de bienvenida y las tareas gracias a las nuevas etiquetas (departamento, nombre del puesto, mánager, etc.).
Información general disponible: la información general sobre el empleado está disponible al lado de su nombre.