Descuento de los elementos variables en Timmi Tiempo

Antes de empezar

La principal dificultad de la gestión de tiempo reside en el descuento de los elementos variables relacionados con el tiempo de trabajo del empleado. Entre estos elementos variables de nómina (o EVP, por sus siglas en francés), se encuentran los siguientes:

  • horas extraordinarias
  • horas nocturnas
  • horas en domingo
  • horas trabajadas en un día festivo
  • primas por guardias,
    etc.

En la práctica, los métodos de cálculo de esos distintos EVP están relativamente estandarizados, pero se puede observar más diversidad en su combinación aplicada en cada empresa, e incluso para cada población de empleados en una misma empresa.

Horas fuera del horario de referencia

El horario de referencia representa el volumen horario de trabajo previsto para una población de empleados en un período determinado (semana, mes, año, etc.). Es el volumen de trabajo que un empleado debe realizar a cambio de su salario fijo (no se debe confundir con el horario legal, que es el horario de referencia contemplado en el Código Laboral y que equivale a 35 horas semanales).

Por lo tanto, el primer tipo de EVP corresponde a las horas de trabajo realizadas fuera de este horario de referencia.

Esta diferencia positiva (cabe señalar que una diferencia negativa es básicamente anómala, ya que señala que el empleado no ha trabajado lo suficiente como para ganarse su remuneración fija) se puede procesar de distintas maneras, según el tipo de contrato, pero se traduce siempre, a mayor o menor plazo, en una compensación pecuniaria o de descanso que se concede al empleado.

Además, esta compensación suele ser objeto de un aumento, es decir, que la hora trabajada fuera del horario de referencia tiene una remuneración superior a una hora trabajada dentro del horario de referencia. Por otro lado, aquí se encuentra el elemento fundamental del paso a las 35 horas: las horas extraordinarias tienen que ser lo suficientemente caras para que el empleador se plantee la creación de un nuevo puesto de trabajo en lugar de exigir más trabajo a los empleados ya contratados.

En el caso clásico contemplado en el Código Laboral, en el que el horario de referencia es el horario legal, las horas de trabajo efectivo realizadas cada semana que superen las 35 horas son objeto de un aumento del 25 % hasta la 43.ª hora de trabajo descontada, y después de un suplemento del 50 %. En este ejemplo, la 36.ª hora de un empleado con una tarifa horaria de 10 € se remunera a 12,50 €, y la 44.ª hora se remunera a 15 €.

De esta manera, se señala que una hora extraordinaria se paga a partir de su base (10 €) como hora de trabajo no cubierta por la remuneración fija, así como por su aumento, expresado en porcentaje de su precio de base (el 25 % de 10 €). Más adelante veremos por qué esta observación es importante.

Una hora extraordinaria de este tipo se puede compensar en forma pecuniaria o en forma de descanso, que se suele denominar «descanso compensatorio».

En ocasiones, la elección se deja al empleado, distinguiendo eventualmente entre la parte correspondiente a la base y la correspondiente al suplemento (por ejemplo, descanso compensatorio para la base y pago del suplemento). En todos los casos, se debe aplicar el suplemento eventual.

Por último, cabe señalar que los distintos tipos de contrato contemplan una gestión distinta de las horas extraordinarias: con o sin suplemento, modulación, anualización, etc. En la mayoría de los casos, estas diferencias se basan en la periodicidad del cálculo de las horas extraordinarias, que es distinta de la semana que se contempla en el Código Laboral. 

Entre el horario de referencia y el horario legal: los JRTT* y las horas extraordinarias estructurales

Aunque la ley Aubry cambió el horario legal semanal a 35 horas, es frecuente que el tiempo de trabajo semanal que se pide a los empleados de una empresa sea superior. En este caso, las horas realizadas por encima de este límite se siguen considerando horas extraordinarias. Por ejemplo, si la empresa tiene un horario de referencia de 39 horas extraordinarias, los empleados trabajarán 4 horas extraordinarias todas las semanas. Esas horas extraordinarias se pueden remunerar o convertirse en descanso compensatorio.

Cuando se pagan, esas horas se denominan «horas extraordinarias estructurales», cuya remuneración está integrada en la parte fija del salario del empleado, efectuando un ajuste durante el año. En nuestro ejemplo, se trata de la remuneración de (4 horas * 52 semanas) / 12 meses = 17,33 horas, que se deben sumar,

pero también se pueden compensar en forma de días de reducción del tiempo de trabajo (JRTT).

Retomando el caso de los empleados que trabajan 39 horas semanales a lo largo de 5 días, es decir, 39 / 5 = 7,8 horas diarias, y que a lo largo del año trabajan 365 – 104 días de descanso semanal – 25 días de vacaciones – 8 días festivos de descanso = 228 días.

Estos 228 días representan 228 / 5 (días por semana) = 45,6 semanas de trabajo.

Esos empleados, por lo tanto, realizarán (39– 35) x 45,6 = 182,4 horas de trabajo extraordinarias a lo largo del año.

Ahora bien, estas 182,4 horas representan 182,4 / 7,8 = 23,38 días de trabajo extraordinarias con respecto al horario legal.

Por lo tanto, en lo que respecta a los días de descanso compensatorio durante el año, estos se redondearán, en función del acuerdo, por día o por media jornada superior.

Por supuesto, en este caso, no se aplicará el suplemento por horas extraordinarias, en la medida en que la finalidad de los JRTT es, precisamente, neutralizar esas horas: hay que considerarlos una especie de recuperación planificada de antemano para evitar los suplementos. 

Horas extraordinarias sin suplemento

Siempre en el marco del Código Laboral, no todas las diferencias tienen derecho a suplemento. De hecho, por lo menos en el caso del tiempo completo, solamente se deben remunerar las horas realizadas fuera del horario legal. Ahora bien, es posible que un trabajador realice más horas de las previstas, sin que ello genere el pago de horas extraordinarias.

Tomemos el ejemplo de un empleado con 35 horas semanales, que se toma un día de vacaciones (es decir, 7 horas) su jueves y que trabaja una hora más el viernes (es decir, 8 horas en lugar de 7).

Claramente ha justificado una hora más (29 horas de trabajo efectivo y 7 horas de vacaciones) que su horario de referencia semanal, pero su tiempo de trabajo efectivo no ha superado el límite de las 35 horas. Esta diferencia corresponde a las horas extraordinarias no sumadas, que a veces se denominan «horas complementarias» (este es el término que se suele reservar para las horas extraordinarias de los tiempos parciales). 

Tiempo de trabajo efectivo

Cabe señalar que el Código Laboral, en realidad, precisa que el tiempo de trabajo que se debe descontar al calcular las horas extraordinarias es «el tiempo de trabajo efectivo». Este concepto se define así: «el tiempo durante el cual un empleado o un funcionario está a disposición de su empleador o de la administración y cumple con sus directivas sin poder dedicarse libremente a sus ocupaciones personales».

Lo que hay que recordar es que el tiempo de trabajo efectivo a veces es distinto del tiempo de presencia (el tiempo descontado por Timmi Tiempo). De hecho, algunos convenios colectivos contemplan la inclusión del tiempo que no es presencial como equivalente al tiempo de trabajo efectivo. Más exactamente, por lo general, se consideran trabajo efectivo:

  • las horas de delegación de los representantes del personal;
  • el reconocimiento médico de incorporación y los reconocimientos médicos obligatorios;
  • el tiempo de formación por iniciativa del empleador o en el contexto de un contrato de formación en alternancia;
  • el tiempo dedicado al derecho a la expresión;
  • el tiempo dedicado a reuniones de negociación en la empresa;
  • el descanso compensatorio como sustitución (recuperación) y su contrapartida obligatoria en forma de descanso;
  • las ausencias por eventos familiares (nacimiento, boda, etc.).

Por otro lado, salvo acuerdo contrario que resulte más favorable (acuerdo de empresa, convenio colectivo), en principio quedan excluidos de los tiempos de trabajo efectivo los períodos siguientes:

  • los tiempos de pausa y restauración;
  • los tiempos de trayecto del domicilio al trabajo;
  • los tiempos de guardias;
  • los tiempos de duchas;
  • los tiempos para cambiarse de ropa;
  • las operaciones de fichar;
  • los días festivos de descanso.

Cuando estos eventos están más relacionados con la ausencia que la presencia, se suelen administrar en Timmi Ausencias. Dicho esto, para poder descontarlos en Timmi Tiempo, las reglas de los elementos variables de nómina pueden recuperar la duración de dichas ausencias. Para ello, hay que configurar las cuentas de ausencia correspondiente como «equivalentes al tiempo de trabajo efectivo» y seleccionar «tiempo de trabajo efectivo» en la regla de diferencia de Timmi Tiempo.

Horas fuera del horario regular

Aquí, lo que nos interesa no es la diferencia entre el volumen total de horas realizadas y el horario de referencia, sino el trabajo que queda fuera del planning tradicional. Por ejemplo, son las horas nocturnas o las horas trabajadas en domingo o en día festivo.

El Código Laboral y los convenios colectivos suelen considerar que esas horas también deben ser objeto de compensación, debido a la dificultad que conllevan. Cabe señalar que, aquí, la base de una hora de este tipo (los 10 € del ejemplo anterior) no se debe pagar como elemento variable de nómina, sino únicamente su suplemento (los 2,50 € en caso de suplemento al 25 %).

De hecho, la base de esta hora está incluida en la «tarifa fija» del horario de referencia, en cuyo caso se remunera a través del salario del empleado, o bien equivale a una hora extraordinaria y, por lo tanto, se paga o se recupera como tal.

Este tipo de elemento variable de nómina corresponde a «eventos atípicos con respecto al planning del empleado» y, por lo tanto, solamente conlleva el pago de los suplementos.

Acumulación de suplementos

Algunas horas de trabajo pueden dar derecho a varios suplementos. Por ejemplo, una hora de trabajo realizada la noche de un domingo festivo. Por norma general, una hora de este tipo debería dar derecho a tres suplementos, pero algunos convenios colectivos o acuerdos de empresa a veces contemplan que, en esas situaciones, los suplementos no se acumulen, sino que se excluyan o se combinen.

Por lo tanto, a veces se acuerda que solamente se conserve el suplemento más interesante o que los dos suplementos se combinen en un tercer suplemento que no es la suma de los dos.

Estas exclusiones de suplementos deben administrarse mediante la regla denominada «no acumulación de suplementos».

A veces, este tipo de exclusiones de acumulación se han previsto con las horas extraordinarias. Es el caso, por ejemplo, del CCN (Convenio colectivo nacional) de los trabajadores de obras públicas: «no se acumularán los suplementos por horas extraordinarias, horas nocturnas excepcionales y trabajo excepcional en domingo y días festivos.

Solamente se aplicará el suplemento más favorable». En ese caso, no hay que olvidar de procesar correctamente la base de horas extraordinarias, a riesgo de distinguir cuentas de «suplemento del elemento variable de nómina únicamente» y «suplemento + base».

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