Gestión del teletrabajo en Figgo

Antes de empezar

Es posible que su empresa haya decidido generalizar el teletrabajo y quiera formalizarlo en Figgo. La creación y administración de las cuentas de ausencia en general se realiza desde Configuración > Cuentas. Una cuenta de ausencia del tipo de teletrabajo sólo requerirá unos momentos de configuración.

 

Atención: en el contexto actual de teletrabajo generalizado, se recomienda encarecidamente no introducir el teletrabajo en masa para todos los empleados, todos los días de la semana. De hecho, esto tiene un fuerte impacto en la autonomía de los empleados a la hora de entrar en la licencia, ya que no pueden eliminar una ausencia larga de teletrabajo que ya ha comenzado. Además, según el sector de actividad, como una gran parte de la mano de obra es teletrabajadora, la información sobre el horario es poco importante para los equipos.


En su lugar, le aconsejamos que cree una cuenta de Office Attendance, que le permite identificar a las personas que necesitan desplazarse al lugar de trabajo. Esto le ayuda a garantizar las condiciones sanitarias mediante el seguimiento del número de personas en el lugar. La siguiente hoja le mostrará la mejor manera de gestionar la asistencia a la oficina .

 

Crear la cuenta

Comience por ir al menú Configuración > Cuentas, luego haga clic en el botón Crear nueva cuenta y seleccione el tipo de cuenta Otros.

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Configurar la cuenta

Se abrirá una ventana de configuración. Podrá determinar el nombre de la cuenta y su modo de adquisición.

Si una validación del manager es suficiente para autorizar al empleado a teletrabajar, entonces le aconsejamos que no siga el saldo (Adquisición de derechos > Seguir el saldo > No).

Si, además de la validación del manager, desea controlar el número de días a los que tienen derecho los empleados, le aconsejamos que controle el saldo Adquisición de derechos > Seguir el saldo > Sí). La cuenta de teletrabajo tendrá que ser abonada manual o automáticamente (a través de un crédito mensual) antes de que el usuario pueda hacer una solicitud.

La cuenta debe ser considerada como una cuenta de Teletrabajo y no debe ser considerada como una ausencia. Para configurarlo, al final del formulario, marque la casilla de la cuenta de teletrabajo.

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Es posible bloquear el número de días tomados como teletrabajo; para ello, hay que establecer una regla de limitación de la duración de la ausencia.

Configuración de la visualización de las cuentas

Para que todos los usuarios puedan distinguir claramente los días en las cuentas de teletrabajo, tendrá que ir al menú Configuración > Cuentas, para definir el color específico para identificar los días de teletrabajo

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¿Cuáles son las repercusiones de la consulta del planning?

La opción de la cuenta de teletrabajo no tiene un impacto directo en la consulta del planning. Para que el motivo de ausencia de la cuenta en cuestión sea público, puede activar la opción Motivo público. De este modo, todos los empleados que tengan derecho a ver las ausencias (pero no los detalles) de otro empleado podrán seguir viendo el motivo de la ausencia y el color asociado a la cuenta si está en una cuenta de teletrabajo.

Ejemplo:

Una persona que puede consultar las ausencias pero no los motivos de un empleado ...

... podrá seguir viendo los motivos de las ausencias en las cuentas de teletrabajo.

¿Cuál es el impacto en tu calendario de Outlook o Google?

Si tiene una sincronización automática de ausencias entre Figgo y su calendario de Outlook o Google, el motivo también será visible para todos en el caso de las ausencias en las que se seleccione la opción de motivo público. Además, la opción de la cuenta de teletrabajo tiene el efecto de sincronizar las ausencias contabilizadas en estas cuentas con un estado diferente al de las demás ausencias.

Sincronización de Outlook

  • Estado "En movimiento" para una ausencia por teletrabajo (representación visual diferente)
  • Estado "Ausente" para otras ausencias (representación visual diferente)

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Sincronización de Google Calendar

  • Estado "Disponible" para una ausencia por teletrabajo (mismo visual)
  • Estado "Ocupado" para otras ausencias (misma representación visual)Capture_d_e_cran_2020-09-01_a__10.28.32.png

El estado "Disponible" permite que el algoritmo de búsqueda de horarios durante la planificación de un evento ignore estas franjas horarias.

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Gestión de la cuenta en la exportación de la nómina

Para no considerar el teletrabajo como un absentismo real exportado a la nómina, no hay que olvidar eliminarlo de la exportación de la nómina. Así, en Exportaciones > Exportación a nómina, haga clic en el botón Configurar, y luego asocie la cuenta de Teletrabajo con el encabezado en la parte inferior de la página de Ausencias que no deben exportarse.

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