Antes de empezar
El módulo de incorporación de Core HR garantiza la incorporación correcta de los futuros empleados a la empresa. Consta de dos partes: el formulario de obtención de información administrativa y el gestor de tareas de integración.
El formulario de recopilación de información administrativa.
Tradicionalmente, entre la firma de un contrato laboral con un empleado y su llegada, el servicio de RR. HH. se intercambia correos electrónicos con el futuro empleado para recopilar sus datos administrativos (datos bancarios, IBAN, dirección…). A continuación, el servicio de RR. HH. introduce esta información en el expediente de RR. HH.
El módulo de incorporación permite automatizar esta etapa mediante el envío de un correo electrónico al empleado con un formulario de solicitud de información:
Gestor de tareas de integración
Recibir a un nuevo empleado requiere la coordinación de un gran número de personas e implica una logística con un calendario exacto. El módulo de incorporación permite definir todas las tareas que deben llevarse a cabo para garantizar una integración adecuada de los empleados.
Algunas tareas se llevan a cabo antes de la llegada del empleado (la DPAE, la compra de un PC, etc.) mientras que otras deben realizarse el día de su llegada (visita de las instalaciones, formaciones, etc.). Asimismo, hay otras tareas que pueden asignarse durante los meses siguientes a la llegada para garantizar una correcta integración (informe de descubrimiento, informe después de 30 días, etc.).
Cada tarea se asigna a un responsable y tiene una fecha límite de ejecución. Si se ha superado la fecha límite, el responsable recibe una notificación por correo electrónico todos los días hasta que se realice la tarea.
Activar la incorporación
Configuración de la incorporación
Tras haber iniciado la incorporación, debes personalizar el procedimiento de inicio.
Escoger el modelo de correo electrónico
Este modelo se ofrecerá al iniciar la incorporación de un nuevo empleado. Puede volver a personalizarse antes del inicio de la incorporación de cada empleado.
Para tranquilizar al futuro empleado, te aconsejamos añadir en este correo:
- La hora de llegada esperada
- El centro de trabajo del primer día y los medios de acceso (código digital…)
- El planning típico de una primera jornada
- El código de vestimenta recomendable
Escoger la información que hay que obtener
Puedes añadir al formulario todos los campos presentes en el expediente de RR. HH. Si necesitas un dato que no aparece, basta con crearlo desde la administración del expediente de RR. HH.
Configuración del formulario
El formulario de incorporación es el primer contacto del empleado con tu sistema informático. Por tanto, es interesante presentarlo acorde con tu marca. Para ello, hemos creado un bloque de personalización y vista previa.
Definición de las tareas
El módulo de incorporación permite definir modelos de tareas que se te ofrecerán cuando lleguen los empleados. La mayoría de nuestros clientes tienen más de cuarenta modelos de tareas, que van desde la compra de materiales hasta la definición del programa de formación, pasando por la creación en el programa de gestión laboral.
Puedes gestionar las tareas predefinidas haciendo clic en «Gestionar las tareas». La descripción permite detallar la tarea y añadir enlaces de ayuda para su ejecución.
Consejos:
- Si hay tareas que no corresponden a todos los empleados, puedes prefijar los nombres de los modelos de tareas con [MARKETING] o [APRENDIZ] o [CENTROdeLYON], lo que permite identificar fácilmente las tareas pertinentes para cada unidad de negocio o cada actividad. Además, puedes eliminar las tareas que no les atañen durante la ejecución de una incorporación.
- Añade la tarea «Preguntar al empleado cómo mejorar su incorporación 30 días después de su llegada» y asígnatela a ti mismo. Esto te permitirá adaptar los modelos de tareas y contar con un ciclo de mejora continuo del proceso de integración de los nuevos empleados.
Ejecución de la incorporación
Creación de un usuario
Utiliza el directorio para añadir un empleado
Se usa el correo electrónico personal del empleado para enviar el enlace al formulario. A continuación, el módulo de incorporación te propondrá contactar con el futuro empleado:
Configuración de la lista de tareas
En este momento se pueden editar las tareas para adaptarlas al empleado que se incorpora.
Se envían notificaciones cuando se crean las tareas, y, si se supera la fecha límite, se envía una notificación de retraso cada mañana.
Los responsables de las tareas disponen de un enlace que les permite validar la tarea desde el correo electrónico de la notificación y de un acceso a la lista de tareas desde la página de inicio.
Seguimiento de las incorporaciones en curso
El módulo de incorporaciones permite hacer un seguimiento de todos los empleados que se incorporan. Puedes verificar sus formularios, hacer un seguimiento de las tareas atrasadas y cerrar el procedimiento de incorporación cuando se hayan realizado todas las tareas.
Inicio
Los futuros empleados aparecerán en la página de inicio dos semanas antes de la fecha de llegada:
Puedes ocultarlos si eliminas ese derecho: