Antes de empezar
El módulo de onboarding de Poplee le garantiza la integración de los futuros empleados en su empresa. Se compone de dos partes: el formulario de recuperación de informaciones administrativas y la gestoría de tareas de integración.
Formulario de recuperación de informaciones administrativas
Tradicionalmente, entre la firma de un contrato de trabajo con un empleado y su llegada, el departamento de RRHH intercambia correos electrónicos con el futuro contratado para obtener su información administrativa (RIB, IBAN, dirección...). A continuación, el departamento de RRHH vuelve a introducir esta información en el expediente de RRHH.
El módulo de incorporación le permite automatizar este paso enviando un correo electrónico al empleado con un formulario de solicitud de información:
Gestoría de tareas de onboarding
Dar la bienvenida a un nuevo empleado requiere la coordinación de muchas personas, es una logística con un calendario preciso. El módulo de onboarding permite definir todas las tareas a realizar para asegurar la integración eficaz de los empleados.
Algunas tareas tienen lugar antes de la llegada del empleado (compra de un ordenador, creación de una dirección de correo electrónico profesional...) otras deben realizarse el día de la llegada (visita de los locales, formación...). También hay tareas que se pueden asignar en los meses siguientes a la llegada para garantizar una buena integración (informe del primer mes, evaluación a los 30 días, etc.).
Cada tarea se asigna a un responsable y tiene un plazo de ejecución. Si se sobrepasa el plazo, el responsable de la tarea recibe una notificación por correo electrónico cada día hasta que haya sido completada.
Activar el onboarding
Configuración del onboarding
Después de lanzar el onboarding, debe personalizar su procedimiento de bienvenida.
Elija la plantilla de correo electrónico
Esta plantilla se propondrá cuando se inicie el onboarding de un recién llegado. Se puede personalizar de nuevo al lanzar el onboarding para cada empleado.
Le aconsejamos que asegure al futuro empleado describiendo en este correo electrónico
- La hora de llegada prevista
- El lugar de trabajo el primer día y los medios de acceso (código de entrada...)
- El programa típico del primer día
- El código de vestimenta recomendado
Elegir la información que va a recuperar
Puede añadir en este formulario todos los datos presentes en su expediente de RRHH. Si necesita datos que no estén presentes, simplemente créelos a partir de la administración de su expediente de RRHH.
Personalización del formulario
El formulario de onboarding es el primer contacto del empleado con su sistema de información. Por eso, es interesante presentarlo con colores (los de la empresa por ejemplo). Para ello, se proporciona un bloque de personalización y vista previa.
¿Necesita asesoramiento sobre el tamaño adecuado del logotipo o buenas prácticas sobre los colores? Consulte nuestro articulo específico aquí.
Definición de la tarea
El módulo de onboarding le permite definir plantillas de tareas que se le propondrán cuando lleguen los empleados. La mayoría de nuestros clientes tienen más de cuarenta plantillas de tareas, que van desde la compra de equipos hasta la definición del programa de formación y la creación de la ficha en gestoría.
Puede gestionar las tareas predefinidas haciendo clic en Administrar tareas. El uso de la descripción le permite detallar la tarea y poner enlaces que ayudan a completarla.
Consejos :
- Si tiene tareas que no se aplican a todos sus empleados, puede añadir a los nombres de las plantillas de tareas [MARKETING] o [TRAINEE] o [OFICINAdeMADRID]. A continuación, puede eliminar las tareas que no les conciernen al lanzar un onboarding.
- Añada una tarea "Preguntar al empleado cómo mejorar su incorporación 30 días después de su llegada" y asígnesela a usted mismo. Esto le permitirá adaptar las plantillas de tareas y tener un ciclo de mejora continua para su proceso de incorporación de nuevos empleados.
Lanzamiento de un onboarding
Crear un usuario
Vaya al modulo "Expediente de RRHH" para añadir un empleado
El correo electrónico personal del empleado se utiliza para enviar el enlace al formulario. El módulo de onboarding le sugerirá entonces que se ponga en contacto con el futuro empleado:
Personalizar la lista de tareas
Es posible modificar las tareas después de haber lanzado el onboarding para adaptarlas al empleado que se va a incorporar.
Se envían notificaciones cuando se crean las tareas y, si se supera la fecha límite, se envía una notificación de retraso cada mañana.
Los responsables de tareas tienen un enlace que les permite indicar como hecha la tarea desde el correo electrónico de notificación y acceder a la lista de sus tareas desde la página de inicio.
Seguimiento de los onboardings en curso
El módulo de onboarding le permite hacer un seguimiento de todos los empleados que van a ser incorporados. Puede comprobar su formulario, hacer un seguimiento de las tareas con retraso y cerrar el proceso de onboarding cuando se hayan completado todas las tareas.
Inicio
Los futuros reclutas aparecerán en la pagina de inicio dos semanas antes de su fecha de llegada:
Puede ocultarlos eliminando este permiso de acceso:
