Configurar roles en Lucca

Antes de empezar

Un rol es un conjunto de derechos que determina, para el usuario al que se le asigna, lo que puede ver y/o hacer cuando se conecta a Lucca. Esto responde a la pregunta: ¿A qué aplicaciones tendrán acceso los usuarios con este rol? ¿Y qué podrán ver y hacer con ellos?

Los roles por defecto son "usuario", "manager" o "administrador", pero es posible personalizar otros (infinitamente), como "contable", "sólo usuario de Figgo", "representante de la empresa" u otros en función de la organización dentro de la empresa.

En Lucca, hay dos tipos de papeles:

  • El rol principal que representa los principales derechos de acceso de un usuario. Sólo puede existir uno.
  • El rol secundario que permite dar acceso, además del rol principal, a otras funcionalidades. Un usuario puede tener varios roles secundarios. Los roles secundarios se utilizan generalmente para completar el rol principal para una funcionalidad específica destinada a un número de empleados dedicados.

Veremos en este articulo cómo añadir/crear un rol principal o secundario. Luego, en una segunda articulo, cómo asignar este rol a un usuario.

Acceso a la gestión de roles

Para acceder a la gestión de roles, haga clic en la rueda dentada situada en la parte superior derecha de la barra de navegación y, a continuación, en la pestaña "roles":

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Si no tiene acceso a la configuración de los roles, puede hacer una solicitud al soporte de Lucca.

Encuentre fácilmente una función existente

Hay bases con un gran número de roles ya configurados, para encontrar fácilmente el que buscas, utiliza la barra de filtro de roles que te permite buscar:

  • Por nombre de usuario: indicando una @ antes del nombre y el apellido (véase la captura de abajo, a la derecha)
  • Por etiqueta de función (véase la captura de pantalla siguiente, a la izquierda)

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Crear o modificar un rol

Ahora que tiene acceso a la gestión de roles, tiene 2 opciones, si quiere :

  • Crear un rol: haga clic en el botón "añadir un rol". Entonces podrá nombrar el rol e indicar si es un rol principal (como su nombre indica, representa los principales derechos de acceso de un usuario). Un papel secundario será simplemente un "complemento" del papel principal.

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  • Modificar una función: haga clic directamente en el nombre de la función

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A continuación, tendrá acceso a los detalles de la configuración de la función, como se muestra en la siguiente captura de pantalla con :

  • 3 pestañas :
    • Permisos: para habilitar/deshabilitar el acceso a la aplicación para este rol y para gestionar los derechos de vista y acción dentro de la misma (ver párrafo dedicado más abajo)
    • Usuarios: para ver los usuarios a los que se ha asignado este rol, y posiblemente añadir nuevos usuarios a este rol (ver archivo de ayuda: Asignar un rol a uno o más usuarios)
    • Establecimientos: para gestionar el alcance de esta función en uno o varios establecimientos (véase el apartado dedicado más abajo)
  • La posibilidad de consultar el historial de este papel (a través de un enlace de hipertexto)
  • Botones de acción con iconos: mceclip6.png
    • Lápices para modificar el título del papel
    • Duplicar para copiar el rol
    • Papelera para eliminar permanentemente el rol (siempre que no haya usuarios adjuntos)

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Detalles del permiso de la función

A través de la pestaña "permiso", se determina :

  1. Las aplicaciones a las que da acceso a las personas que tendrán este rol. Para añadir derechos, basta con hacer clic en la aplicación en cuestión, por ejemplo aquí "Cleemy"
  2. El derecho del usuario cuando va a acceder a la(s) aplicación(es), marcando la casilla junto al permiso
  3. El alcance del permiso

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En la captura de pantalla anterior, hemos dado acceso a Cleemy para que el usuario pueda "ver informes de gastos" e "introducir gastos", sólo para él como usuario. Potencialmente, también podríamos haber dado acceso a otras aplicaciones (Figgo y Pagga, por ejemplo).

 

También podríamos haber ampliado el alcance del permiso a otros usuarios. Esto podría haber sido útil si quisiéramos establecer el papel de un manager, jefe de departamento o administrador, por ejemplo. Para eso, basta con hacer clic en el "+" que aparece, al pasar el ratón, a la derecha del ámbito "usuario" ya aparente:

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Como puede ver en el GIF anterior, hay diferentes tipos de ámbitos de acceso:

- Por departamentos: para limitar el ámbito de actuación según el árbol de departamentos.

  • Departamentos de nivel N: se trata de todos los usuarios asignados al departamento de nivel N y sus hijos situándose en el nivel del empleado que tiene el rol. El objetivo aquí es subir por el árbol de departamentos desde la posición del empleado con el rol hasta el nivel N, y luego recuperar la lista de todos los empleados que pertenecen a esta rama del árbol.
  • Departamento y subdepartamentos: incluye a todos los empleados que pertenezcan al mismo departamento que el usuario con el rol, así como a todos los que pertenezcan a cualquier departamento hijo.
  • Sólo departamento: todos los colaboradores que pertenecen al mismo departamento que el usuario con el rol.

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- Por contexto:

  • Manager: es el manager directo del usuario con el rol.
  • Usuario: Es el usuario con el rol.
  • Colaboradores supervisados: son todos los colaboradores cuyo responsable es el usuario con el rol. Útil para establecer un rol de gerente!
  • Colaboradores con el mismo gestor
  • Usuario(s) específico(s)

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En un mismo permiso, puede combinar varios ámbitos de actuación. Por ejemplo, en este caso, las personas del rol pueden ver los detalles de las ausencias tanto de sus colaboradores supervisados como de ellos mismos.

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Limitación del papel según los establecimientos

También puede limitar el alcance de todos los permisos de un rol a una o más ubicaciones. Para eso, debe ir a la pestaña Establecimiento de un rol y marcar los establecimientos correspondientes. Por ejemplo, aquí, las personas en el rol Figgo - Administrador del Reino Unido sólo podrán actuar sobre las personas en el establecimiento Lucca UK.

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Asignar el rol a un usuario

Enhorabuena, ¡ha creado el papel! Ahora tiene que asignarlo a los usuarios siguiendo las instrucciones descritas en la siguiente hoja de ayuda : Asignar un rol a uno o varios usuarios.

 

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