Configurar las funciones en Lucca

Antes de empezar

Una función es un conjunto de derechos que determina, para el usuario o los usuarios a los que se asigna, lo que pueden ver o hacer cuando se conectan a Lucca. Esto responde a la pregunta: ¿A qué aplicaciones tendrán acceso los usuarios que tienen esta función? ¿Y qué podrán ver y hacer en ellas?

Las funciones que se ven de forma predeterminada son: «usuario», «mánager» o «administrador», pero se pueden personalizar otras (de manera infinita), como «contable», «usuario solo de Timmi Ausencias», «apoderado de la empresa» u otras, en función de la organización de la empresa.

En Lucca hay dos tipos de funciones:

• La función principal, que representa los derechos de acceso principales de un usuario. Solamente puede haber uno.
• La función secundaria, que permite dar acceso, además de la función principal, a otras funcionalidades. Un usuario puede tener varias funciones secundarias. Por lo general, se utilizan las funciones secundarias para completar la función principal en una funcionalidad precisa, destinada a un número de empleados específicos.

En esta ficha veremos cómo agregar o crear una función principal o secundaria. Luego, en una segunda ficha, cómo se asigna esa función a un usuario.

Acceder a la gestión de funciones

Para acceder a la gestión de funciones, haga clic en la rueda dentada, que se encuentra en la parte superior derecha de su panel de navegación, y luego en la pestaña «Funciones»:

Encontrar fácilmente una función ya existente

Existen bases con muchas funciones ya configuradas. Para encontrarlas fácilmente, el módulo le da la posibilidad de iniciar una búsqueda de acuerdo con diversos criterios:

1. Por denominación de función (consultar la captura de pantalla a continuación, a la izquierda).
2. Por usuario, seleccionando a los empleados de la lista (consultar la captura de pantalla a continuación, a la derecha).
3. Por solución, seleccionándola a partir de la lista (como en el caso de los empleados).

                       

A modo de referencia, esta es la lista de niveles de criticidad:

Crear o modificar una función

Ahora que ha accedido a la gestión de funciones, tiene dos opciones, si quiere:

• Crear una función: haga clic en el botón «Agregar una función». Luego podrá asignar un nombre a la función e indicar si se trata de una función principal (como su nombre indica, representa los derechos de acceso principales de un usuario). Una función secundaria será simplemente un «complemento» de la función principal.

• Modificar una función: haga clic directamente en la denominación de la función en cuestión

Luego accede a los detalles de la configuración de la función, como se ilustra en la captura de pantalla siguiente con:

• Tres pestañas:
  • Permisos: para activar o desactivar el acceso a la aplicación para esta función y administrar en ella los derechos de visualización y acción (consultar el apartado correspondiente más adelante).
  • Usuarios: para visualizar los usuarios a los que se les ha asignado esta función y, de ser necesario, asignársela a nuevos usuarios (consultar la ficha de ayuda: Asignar una función a uno o varios usuarios);
  • Establecimientos: para gestionar el perímetro de esta función en uno o varios establecimientos (consultar el apartado específico a continuación).

• La posibilidad de consultar el historial de esta función (mediante un hiperenlace).
• Los botones de las acciones con los iconos y el nombre de la función:
  • Lápices para editar el título de la función haciendo clic en el nombre y que, por cierto, puede editar según el idioma;
  • Duplicar para volver a copiar la función ;
  • Cubo de basura para eliminar definitivamente la función (siempre y cuando no haya usuarios vinculados, de lo contrario, permanece gris, como aquí).

Detalles de la autorización de funciones

Con la pestaña «Autorización», usted determina:

1. A qué aplicaciones permite el acceso de las personas que tendrán esta función. Para añadir permisos, basta con hacer clic en la aplicación correspondiente, por ejemplo aquí, «Cleemy Notas de gastos»
2. El permiso del usuario para acceder a la o las aplicaciones, marcando la casilla situada junto al permiso
3. El perímetro de aplicación de la autorización.

También habríamos podido ampliar el perímetro de la autorización a otros usuarios. Esto habría podido ser práctico si se tratara de configurar la función de un mánager, un jefe de servicio o un administrador, por ejemplo. Para hacerlo, basta con hacer clic en el símbolo «+» que aparece, cuando se coloca el cursor encima, a la derecha del perímetro que ya aparece para el «usuario»:

Como puede observar en la animación anterior, existen diferentes tipos de perímetro de acceso:

• Por departamento: para limitar el campo de acción según el árbol de departamentos.
  • Departamentos a partir del nivel N: se trata de todos los usuarios asignados al departamento de nivel N y sus secundarios que se encuentran al nivel del empleado que dispone de la función. Por lo tanto, en este caso se trata de consultar el árbol de departamentos a partir de la posición del empleado que tiene la función, hasta el nivel N, y luego obtener la lista de todos los empleados que pertenecen a esa rama del árbol.
  • Departamento y subdepartamentos: se trata de todos los empleados pertenecen al mismo departamento que el usuario que dispone de la función, así como todos los que pertenecen a eventuales departamentos secundarios.
  • Departamento únicamente: se trata de todos los empleados que pertenecen al mismo departamentos que el usuario que dispone de la función.
• Por contexto:
  • Mánager: es el mánager del usuario que dispone de la función.
  • Usuario: es el usuario mismo que dispone de la función.
  • Empleados supervisados: son todos los empleados cuyo mánager es el usuario que dispone de la función. ¡Practique para configurar una función de mánager!
  • Trabajadores que tiene el mismo mánager
  • Usuario(s) específico(s)

 

En una misma autorización, usted puede acumular varios perímetros de acción. Por ejemplo, aquí, las personas con esta función pueden ver, a la vez, los detalles de las ausencias de sus empleados supervisados y también de las suyas.

Cada perímetro tiene un nivel de criticidad, por ejemplo en la captura de pantalla anterior, cada perímetro dado tiene un nivel de criticidad diferente, los «Empleados supervisados» tienen una criticidad de «Mánager», mientras que los «Departamento/s específico/s» tienen una criticidad de «Administrador de actividad».

Si el cambio de un permiso o un perímetro cambia la criticidad de una función, se visualizará un mensaje en la interfaz para evitar que realice una acción incorrecta.
Este es un ejemplo de mensaje al guardar el permiso anterior:

Limitar la función en función de los establecimientos

Asimismo, se puede limitar el campo de acción del conjunto de autorizaciones de una función a uno o varios establecimientos. Para hacer esto, vaya a la pestaña Establecimiento (nº 1) de una función y marque los establecimientos correspondientes. Por ejemplo, aquí, las personas con la función Timmi Ausencias - Administrador UK solo podrán actuar en las personas del establecimiento Lucca UK (n° 2).

Asignar la función a un usuario

¡Muy bien, ha creado la función! Ahora hay que asignarla a los usuarios siguiendo las indicaciones descritas en la ficha de ayuda siguiente: Asignar una función a uno o varios usuarios.