Configurar las funciones en Lucca

Antes de empezar

Una función es un conjunto de derechos que determina, para el usuario o los usuarios a los que se asigna, lo que pueden ver o hacer cuando se conectan a Lucca. Esto responde a la pregunta: ¿A qué aplicaciones tendrán acceso los usuarios que tienen esta función? ¿Y qué podrán ver y hacer en ellas?

Las funciones que se ven de forma predeterminada son: «usuario», «mánager» o «administrador», pero se pueden personalizar otras (de manera infinita), como «contable», «usuario solo de Timmi Ausencias», «apoderado de la empresa» u otras, en función de la organización de la empresa.

En Lucca hay dos tipos de funciones:

  • La función principal, que representa los derechos de acceso principales de un usuario. Solamente puede haber uno.
  • La función secundaria, que permite dar acceso, además de la función principal, a otras funcionalidades. Un usuario puede tener varias funciones secundarias. Por lo general, se utilizan las funciones secundarias para completar la función principal en una funcionalidad precisa, destinada a un número de trabajadores específicos.

En esta ficha veremos cómo agregar o crear una función principal o secundaria. Luego, en una segunda ficha, cómo se asigna esa función a un usuario.

Acceder a la gestión de funciones

Para acceder a la gestión de funciones, haga clic en la rueda dentada, que se encuentra en la parte superior derecha de su panel de navegación, y luego en la pestaña «Funciones»:

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Si no tiene acceso a la configuración de funciones, puede enviar una solicitud al servicio de soporte de Lucca.

Encontrar fácilmente una función ya existente

Hay bases con un gran número de funciones ya configuradas. Para encontrar fácilmente la que busca, utilice la barra de filtro de funciones que permite iniciar una búsqueda:

  • Por nombre de usuario: escriba @ delante del apellido y el nombre (consulte la captura de pantalla inferior, a la derecha).
  • Por denominación de función (consulte la captura de pantalla inferior, a la izquierda).
  • Por solución, utilizando # seguido del nombre de la solución.

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Crear o modificar una función

Ahora que ha accedido a la gestión de funciones, tiene dos opciones, si quiere:

  • Crear una función: haga clic en el botón «Agregar una función». Luego podrá asignar un nombre a la función e indicar si se trata de una función principal (como su nombre indica, representa los derechos de acceso principales de un usuario). Una función secundaria será simplemente un «complemento» de la función principal.

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El orden de visualización de las funciones principales es importante, porque si procede como en la captura de pantalla inferior, el administrador (1) no podrá asignar a otros trabajadores una función superior a la suya; por ejemplo, la función de usuario (2). Por esta razón, es importante que ponga las funciones más importantes en la parte superior. Para desplazarlas, solo tiene que hacer clic en las tres barras horizontales que se encuentran a la izquierda del nombre de la función.

  • Modificar una función: haga clic directamente en la denominación de la función en cuestión.

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Luego accede a los detalles de la configuración de la función, como se ilustra en la captura de pantalla siguiente con:

  • Tres pestañas:
    • Autorizaciones: para activar o desactivar el acceso a la aplicación para esa función y administrar en su interior los derechos de visualización y acción (consulte el apartado correspondiente, más adelante).
    • Usuarios: para ver los usuarios a los que se ha asignado esta función y, eventualmente, agregar nuevos usuarios a esa función (consulte la ficha de ayuda «Asignar una función a uno o varios usuarios»).
    • Establecimientos: para administrar el perímetro de esa función en uno o varios establecimientos (consulte el apartado correspondiente más adelante).
  • La posibilidad de consultar el historial de esta función (a través de un enlace de hipertexto).
  • Los botones de acción con los iconos: mceclip6.png
    • Lápices para editar el título de la función
    • Duplicar para volver a copiar la función
    • Papelera para eliminar de forma permanente la función (siempre que no haya usuarios asignados)

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Detalles de la autorización de funciones

Con la pestaña «Autorización», usted determina:

  1. Las aplicaciones a las que otorgará acceso a las personas que tengan esa función. Para agregar derechos, basta con hacer clic en la aplicación en cuestión, por ejemplo, en este caso, «Cleemy Notas de gastos».
  2. El derecho del usuario cuando acceda a la aplicación o las aplicaciones, seleccionando la casilla que aparece junto a la autorización.
  3. El perímetro de aplicación de la autorización.

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En la captura de pantalla anterior, dimos acceso a Cleemy Notas de gastos para que el usuario pueda «consultar las notas de gastos» e «introducir gastos», simplemente para él en calidad de usuario. Potencialmente, habríamos podido dar acceso a otras aplicaciones también (Timmi Ausencias y Pagga Nómina, por ejemplo).

 

También habríamos podido ampliar el perímetro de la autorización a otros usuarios. Esto habría podido ser práctico si se tratara de configurar la función de un mánager, un jefe de servicio o un administrador, por ejemplo. Para hacerlo, basta con hacer clic en el símbolo «+» que aparece, cuando se coloca el cursor encima, a la derecha del perímetro que ya aparece para el «usuario»:

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Como puede ver en el GIF anterior, hay distintos tipos de perímetros de acceso::

– Por departamento: para limitar el campo de acción en función del árbol de departamentos.

  • Departamentos a partir del nivel N: se trata de todos los usuarios asignados al departamento de nivel N y sus secundarios que se encuentran al nivel del trabajador que dispone de la función. Por lo tanto, en este caso se trata de consultar el árbol de departamentos a partir de la posición del trabajador que tiene la función, hasta el nivel N, y luego obtener la lista de todos los trabajadores que pertenecen a esa rama del árbol.
  • Departamento y subdepartamentos: se trata de todos los trabajadores que pertenecen al mismo departamento que el usuario que dispone de la función, así como todos los que pertenecen a eventuales departamentos secundarios.
  • Departamento únicamente: se trata de todos los trabajadores que pertenecen al mismo departamentos que el usuario que dispone de la función.

 

– Por contexto:

  • Mánager: es el mánager del usuario que dispone de la función.
  • Usuario: es el usuario mismo que dispone de la función.
  • Trabajadores supervisados: son todos los trabajadores cuyo mánager es el usuario que dispone de la función. ¡Practique para configurar una función de mánager!
  • Trabajadores que tiene el mismo mánager
  • Usuario(s) específico(s)

 

En una misma autorización, usted puede acumular varios perímetros de acción. Por ejemplo, aquí, las personas con esta función pueden ver, a la vez, los detalles de las ausencias de sus trabajadores supervisados y también de las suyas.

 

Limitar la función en función de los establecimientos

Asimismo, se puede limitar el campo de acción del conjunto de autorizaciones de una función a uno o varios establecimientos. Para ello, vaya a la pestaña Establecimiento de una función y seleccione los establecimientos correspondientes. Por ejemplo, aquí, las personas con una función Timmi Ausencias – Administrador UK solamente podrán realizar acciones con las personas del establecimiento Lucca UK.

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Asignar la función a un usuario

¡Muy bien, ha creado la función! Ahora hay que asignarla a los usuarios siguiendo las indicaciones descritas en la ficha de ayuda siguiente: Asignar una función a uno o varios usuarios.

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