Antes de empezar
El módulo de exportación contable permite generar archivos de asientos para tu contabilidad o nómina, evitando así la necesidad de repetir la entrada de operaciones relacionadas a las notas de gastos en tu sistema de información.
Por lo tanto, primero tendrás que introducir la información de tu plan contable, y posiblemente de tu plan de nómina, y definir los formatos en los que deseas obtener los asientos contables y de nómina.
La exportación en Lucca Notas de gastos
El módulo de exportación de Lucca Notas de gastos permite generar lo siguiente:
- Archivos de asientos en el formato de tu programa de contabilidad o sistema ERP a partir de las notas de gastos declaradas por tus empleados.
- Exportaciones para tu programa de gestión laboral.
Estos dos tipos de exportaciones no son mutuamente excluyentes: puedes generar solo asientos contables, asientos de nómina o ambos archivos simultáneamente.
El módulo de exportación incluye:
- Filtros para especificar los asientos que se incluirán en la exportación.
- Una vista previa de lo que se exportará, en forma de saldo contable y una lista de asientos. Solo tienes que pulsar las flechas situadas a la izquierda de las líneas del saldo para visualizar los detalles de los créditos y débitos por cuenta.
- Una pestaña para acceder al historial de tus exportaciones.
- Un botón para crear una nueva exportación a partir de los datos filtrados.
¿Qué asientos se pueden exportar?
El módulo de exportación contable de Lucca Notas de gastos exporta únicamente las notas de gastos que están tanto aprobadas como controladas y que aún no se han exportado.
Por lo tanto, no existe el riesgo de generar asientos duplicados a partir de Lucca Notas de gastos, ni de exportar notas de gastos que no hayan pasado por todas las etapas de tu proceso de gestión de gastos.
Cada nota de gastos tiene un tipo: empleado o tarjeta corporativa. Ambos tipos se pueden exportar a contabilidad, pero solo las notas de gastos de empleados se exportarán a nómina.
Si también utilizas el módulo de pago de Lucca Notas de gastos (es independiente del módulo de exportación contable): se pueden exportar los asientos de una nota de gastos, independientemente de si se ha pagado o no. De igual forma, una nota de gastos ya exportada a contabilidad puede pagarse más adelante.
Los asientos de pago no se exportan a la nómina, solo los gastos y los posibles anticipos puntuales.
Una nota de gastos exportada no puede editarse
Una vez exporta, una nota de gastos ya no puede editarse. Esto garantiza que no haya diferencias entre los datos de Lucca Notas de gastos y de la contabilidad.
Si detectas que una nota de gastos exportada no es correcta, puedes hacer lo siguiente:
- Crear una nueva nota de gastos a nombre del usuario, con gastos en importes negativos, que se exportarán en el haber de las cuentas de gastos. Esto equivale a hacer un extorno en Lucca Notas de gastos.
- Cancelar todos los asientos importados en tu contabilidad durante la exportación correspondiente a la nota de gastos que se debe corregir y, a continuación, cancelar la exportación en Lucca Notas de gastos para que la nota de gastos se pueda volver a editar. Las exportaciones pueden cancelarse fácilmente a través del menú Exportaciones, Historial de las exportaciones:
Filtrar los asientos que no se desean exportar
Por supuesto. Existen varios filtros a tu disposición:
- Establecimiento: la contabilidad de cada una de tus empresas está separada en Lucca Notas de gastos. Por lo tanto, tendrás que exportar los asientos empresa por empresa. Un asiento se vincula a una empresa en el momento de su declaración. Por lo tanto, los gastos de un empleado que haya sido traslado después de la declaración de su nota de gastos seguirán estando vinculados a su antiguo establecimiento.
- Departamento: permite restringir los asientos que se exportarán según el departamento de los usuarios. Ten en cuenta que se refiere al departamento al que están vinculados los asientos contables, no al departamento al que pertenece actualmente el usuario.
- Tres filtros de fecha: permiten excluir las notas de gastos declaradas, aprobadas o controladas después de una fecha determinada. Así, por ejemplo, puedes decidir no incluir en tu contabilidad los gastos declarados fuera de plazo..
- Un filtro para los tipos de operaciones que deben exportarse: es especialmente útil si deseas distinguir entre las tarjetas corporativas (es decir, imputadas en una cuenta de tesorería/banco) y las notas de gastos que se reembolsarán a los empleados (es decir, imputadas en su cuenta de terceros). Ciertos tipos de asientos no se incluyen en los asientos de nómina (notas de gastos de empresa, pagos y anticipos permanentes).
¿En qué formato se creará el archivo de asientos?
Cada establecimiento puede tener su propio formato de exportación: se trata de un modelo formado por filas y columnas que se utiliza para indicar a Lucca Notas de gastos cómo debe crear el archivo que se integrará en tu programa de contabilidad a partir de los datos de las notas de gastos y tu plan contable. Lo mismo ocurre con los archivos de nómina, que utilizan el plan de nómina.
Las exportaciones a contabilidad son configurables; la configuración de estos formatos de exportación se explica en una página dedicada. En cambio, las exportaciones a nómina solo utilizan modelos predefinidos.
La elección de los formatos de exportación que debe utilizar cada establecimiento se realiza en la interfaz «Reglas de gestión», accesible desde el menú «Configuración».
He pulsado «Exportar»
En primer lugar, debes indicar a Lucca Notas de gastos qué fecha contable debe utilizar para los asientos que se van a exportar.
De forma predeterminada, las fechas contables se registran en Lucca Notas de gastos en la fecha de su declaración. Sin embargo, cuando empieces a crear una exportación, puedes sustituir la fecha contable de los asientos exportados por una fecha de tu elección.
A continuación, comienza el proceso de exportación. Después de unos segundos, un mensaje de confirmación te permitirá descargar tus asientos. Si has configurado Lucca Notas de gastos para generar tanto asientos contables como de nómina, se crearán dos archivos.
Consultar el historial de las exportaciones
Naturalmente, también puedes consultar los detalles (saldo, lista de notas de gastos y desglose por tipo de operación) y volver a descargar tus archivos de asientos.
Todo ello está disponible en la pestaña «Historial de las exportaciones» del módulo de exportación contable.
Como hemos visto antes, también puedes cancelar una exportación contable desde esta interfaz.
Ten en cuenta que todos los asientos incluidos en la exportación volverán a ser editables y podrán exportarse de nuevo. Por lo tanto, desaconsejamos encarecidamente cancelar una exportación que ya hayas integrado en contabilidad.
Además de los asientos contables y de nómina, también puedes editar las notas de gastos incluidas en una exportación y descargar todos los justificantes digitales asociados.
Configuración de las exportaciones a nómina
La configuración de las exportaciones a nómina se realiza en dos interfaces disponibles en el menú Configuración:
- «Planes de nómina» permite indicar en qué cuentas de nómina se deben imputar los distintos importes.
- La pestaña «Exportaciones» de la interfaz «Reglas de gestión» permite indicar qué formatos de exportación debe generar Lucca Notas de gastos, así como si debe imputar el IVA y los importes sin IVA en cuentas separadas.
Generar una exportación a nómina
La creación de una exportación a nómina se realiza a través del módulo «Exportaciones», del mismo modo que las exportaciones contables.
De forma predeterminada, todos los asientos aprobados y controlados del establecimiento seleccionado se incluirán en la exportación al pulsar el botón «exportar». Existen varios filtros que permiten restringir los datos que se exportarán. Consulta la documentación del módulo de exportación para obtener más información.
Ten en cuenta que si tu programa de gestión laboral considera que las importaciones de datos deben sobrescribir los datos anteriores (en lugar de acumular los importes), solo se deberá realizar una exportación por período de nómina.
Programas de gestión laboral compatibles
Actualmente, Lucca Notas de gastos solo genera formatos de importación configurables para la nómina SAGE, pero podemos configurar formatos para otras soluciones de gestión laboral: ponte en contacto con el servicio de soporte si utilizas otro programa de gestión laboral.
El formato SAGE está diseñado para utilizar «constantes libres». Por lo tanto, tiene 4 campos por línea:
- Número de empleado del usuario
- Tipo de elemento (toma siempre el valor 255 para indicar que se utilizará una constante libre)
- Código del elemento (el de la constante libre)
- Valor del elemento (el importe a imputar)