Antes de empezar
Cleemy Notas de gastos gestiona los asientos contables de distintos libros: las notas de gastos en sí, los pagos y los anticipos. Estos asientos se explican de forma detallada en una ficha de ayuda específica.
Todos estos asientos pueden exportarse en una variedad de formatos que se pueden personalizar por completo: cada programa de contabilidad o sistema ERP tiene su propio formato, y algunos son completamente específicos del cliente (SAP es un ejemplo perfecto).
Al exportar los asientos, Cleemy Notas de gastos escribirá sucesivamente todas las líneas de cada asiento. Cada línea tiene un tipo definido claramente: cargo, IVA, contrapartida del empleado, contrapartida de la empresa, pago al empleado, etc.
Por lo tanto, la configuración de los formatos de exportación consiste en indicar a Cleemy Notas de gastos cómo debe representar una línea de asiento contable en el archivo de exportación, para cada tipo de línea de asiento contable.
En la práctica, el formato de exportación describe los distintos tipos de línea (encabezado, abono, cargo, IVA), explicando los distintos campos (es decir, las columnas del archivo de exportación) y su contenido (valores constantes, variables como fechas contables o combinaciones de estos distintos elementos).
Los formatos de exportación contable configurados en Cleemy Notas de gastos están vinculados a establecimientos: si todas las empresas de un grupo no tienen el mismo programa de contabilidad, es perfectamente posible crear un formato de exportación específico para cada establecimiento.
Todas las configuraciones que se describen a continuación están disponibles en la sección «Formatos de exportación» de la pestaña «Configuración».
Utilizar un modelo
La mayoría de los paquetes de programas de contabilidad tienen formatos de archivo de asientos contables muy específicos. Por ello, hemos creado modelos para simplificar su configuración. En estos modelos hay que ajustar algunos campos: el código del libro, las designaciones y los números de referencia de los asientos suelen personalizarse según los deseos del cliente.
Al crear un nuevo formato de exportación, debe elegir el modelo de partida (que puede ser un lienzo en blanco). Si tiene que exportar asientos analíticos, puede elegir el eje analítico que se va a utilizar en este paso.
Configurar un formato de exportación
La interfaz de configuración de las exportaciones contables se presenta en forma de tabla.
Tipos de línea
Las líneas corresponden a los tipos de asiento (abono, cargo, IVA o encabezados). Se aplican varias normas:
- Puede crear tantas líneas de encabezado como quiera, pero todas se deben escribir al principio del archivo.
- Solamente puede haber una línea de abono, colocada antes o después de las líneas de cargos o de IVA, es decir, al principio o al final de los asientos de la nota de gastos. Se puede omitir una línea tipo abono (este caso no es muy habitual).
- Puede haber varias líneas de cargos. Este es el caso típico de SAGE y CEGID cuando hay analíticas: en estos programas, se necesita una línea para la contabilidad general y otra para cada plan analítico.
- Solamente puede haber una línea de tipo IVA o ninguna (para exportaciones en las que el IVA aparece en las líneas de cargos).
- Además, solamente puede haber un modelo para una línea de pago y otro para su contrapartida en un formato de exportación.
- Para los anticipos puntuales, se pueden configurar líneas para cargar el anticipo a una cuenta de gastos, asignar el anticipo al empleado y asignar una contrapartida al anticipo (es decir, una cuenta de caja o un banco). Lo mismo se aplica a los anticipos permanentes (en estos casos nunca se imputa un anticipo).
Basta con hacer clic en la primera columna para que aparezca una barra de herramientas que permite crear, eliminar o reordenar las líneas.
Campos que hay que exportar
Las columnas corresponden a los distintos campos del formato de exportación. Dependiendo del programa de contabilidad, los campos del archivo de asientos pueden tener distintos separadores: punto y coma, coma, tabulador, etc. También puede haber campos de longitud fija (es decir, sin separador).
La interfaz permite crear nuevas columnas, eliminarlas o reordenarlas. Basta con hacer clic en el encabezado de una columna para que aparezca la barra de herramientas que permite realizar estas operaciones.
Configurar el contenido de un campo
Al hacer clic en una casilla de la tabla, aparece una ventana para configurar el contenido que Cleemy Notas de gastos debe exportar para este campo. Este contenido está formado por elementos, que pueden ser constantes (es decir, un texto que se escribirá tal cual en el archivo de exportación) o variables (por ejemplo, la fecha de contabilización de un asiento es una variable).
Se pueden introducir varios elementos en un campo, en cuyo caso Cleemy Notas de gastos los escribirá de extremo a extremo (sin espacios intermedios).
Para agregar un elemento, basta con hacer clic en la casilla «Contenido del campo» para que aparezca la lista de elementos disponibles. Los elementos dependen del tipo de línea: por ejemplo, no se puede introducir información específica de un gasto en una línea de abono, como las cuentas de cargo. La lista puede filtrarse escribiendo varios caracteres en el campo.
Para eliminar un elemento, basta con hacer clic en la cruz que se encuentra a la izquierda del nombre del elemento.
Algunos elementos tienen opciones, que se muestran debajo del contenido del campo. Por lo general, se puede cambiar el formato de visualización de las fechas o definir el número de decimales de un importe.
Formatear un campo
Durante la exportación, una vez que Cleemy Notas de gastos ha elaborado el contenido de un campo, se pueden aplicar transformaciones a esta cadena de caracteres:
- Quitar un número determinado de caracteres a la izquierda y a la derecha. Esto se utiliza a veces para reelaborar identificadores como los números de empleado.
- Limitar la longitud de un campo a un número determinado de caracteres, quitando todo lo que supere la longitud autorizada a la izquierda o a la derecha de la cadena de caracteres.
- Completar el campo con un carácter específico para que alcance una longitud determinada.
Basta con seleccionar los tratamientos deseados y rellenar las casillas. Si se configuran varios tratamientos, se llevarán a cabo en orden (reducir los caracteres, luego cortar el exceso y, por último, completar).
Por lo general, estas opciones de formato se utilizan con archivos de longitud fija, como los formatos nativos de SAGE y CEGID.
Configuración general del archivo
Hay una serie de valores de configuración generales para el archivo, a los que se puede acceder a través del botón del mismo nombre.
- El nombre y la extensión del archivo se pueden personalizar.
- Puede indicar a Cleemy Notas de gastos que no escriba líneas de abono, cargos e IVA con importe cero (esto resulta útil para no contaminar el archivo con elementos puramente declarativos).
- Se puede indicar a Cleemy Notas de gastos que inserte un salto de línea al final del archivo; hay algunos programas de contabilidad que lo requieren.
- Las exportaciones de Cleemy Notas de gastos son muy exhaustivas y crean al menos tantas líneas como gastos haya en una nota de gastos. La opción de agrupación permite agrupar en un mismo asiento los gastos que tienen la misma cuenta de cargo y las mismas analíticas.
- Muchos campos son multilingües: se puede definir el idioma que se debe utilizar en la exportación.
- Se puede definir el separador de campos en el archivo de salida y el separador de decimales.
- El archivo puede estar codificado en ANSI o UTF8: si el cliente le indica que los asientos importados contienen caracteres cabalísticos, solamente tiene que cambiar ese valor.