Antes de empezar
Una vez que hayas integrado tus ejes analíticos en la zona dedicada (mediante la rueda dentada situada en la parte superior de la pantalla), deberás indicar qué ejes deben completarse en el espacio de declaración del gasto. Evidentemente, puedes hacerlo por naturaleza, pero tendrás que ajustar la configuración en la interfaz de administración de los ejes.
Elegir los ejes disponibles en Lucca Notas de gastos y sus reglas
Esta primera etapa se realiza en la interfaz Configuración > Asignaciones analíticas.
Consiste en definir lo siguiente:
- Si se utiliza un eje, marcándolo o no. Solo se puede activar un eje secundario en Lucca Notas de gastos si el eje principal también está activado. También estará disponible en las mismas naturalezas de gastos que el eje principal.
- El valor por defecto. Puedes dejarlo en blanco, elegir la primera sección o una sección específica o el elemento cuyo código coincida con el código corto del departamento del usuario. Esta última opción es muy útil para los centros de costes; el código corto se configura en Organización > Departamentos. Si el eje está configurado para permitir un valor por defecto en la ficha del usuario, también tienes esta opción de rellenado automático.
- El estado obligatorio o no de la imputación en este eje.
- La visibilidad del eje. Esta opción resulta útil cuando los usuarios no pueden elegir la sección de imputación; normalmente, cuando tienen una analítica predeterminada.
- Si una sección es visible y tiene un valor de rellenado automático, también puedes indicar si es posible editar este rellenado automático.
- El orden de visualización de los ejes al introducir un gasto se puede editar arrastrando y soltando los ejes.
En Lucca Notas de gastos, es posible definir ejes fusionados. Consiste en colocar varios ejes en un mismo menú desplegable de forma que se excluyan mutuamente. Si en tu contabilidad, un usuario puede imputar en un proyecto o un centro de coste, pero no en ambos simultáneamente, deberás utilizar una fusión.
Puedes añadir una fusión utilizando el icono «+» situado debajo de la lista de analíticas.
Una fusión puede tener un valor de rellenado automático. Para la opción «valor por defecto del usuario», utilizará el valor por defecto del primer eje de la fusión para el que este campo esté disponible. En el ejemplo anterior, serán los proyectos, ya que el eje del proyecto se encuentra por encima del eje del centro de coste en la lista de ejes.
Vincular los ejes a las naturalezas
Cada eje activado en Lucca Notas de gastos puede estar vinculado o no a cada naturaleza. Por lo tanto, es perfectamente posible no autorizar imputaciones de proyecto para naturalezas que correspondan intrínsecamente a gastos generales.
Desde el punto de vista de la vinculación a las naturalezas, un eje fusionado se considera un solo eje. Si has fusionado proyectos y centros de costes, no es posible autorizar únicamente centros de costes para una naturaleza determinada.
El método más eficaz para vincular naturalezas a ejes analíticos es utilizar la interfaz «Asignaciones analíticas», accesible desde Configuración > Naturalezas.
Puedes marcar una por una las naturalezas en las que aparecen las analíticas, o hacerlo en masa seleccionando las naturalezas (casilla de verificación de la izquierda) y, a continuación, la analítica que deseas aplicar (línea superior del cuadro).