Antes de empezar
Una vez creadas las clases de coste en la herramienta, hay que definir todas las cuentas contables para poder generar una exportación contable precisa.
Para hacer frente a este problema, hemos creado una interfaz de administración de planes contables que permitirá:
- Diferenciar los establecimientos con distintos sistemas contables, creando varios planes contables.
- Definir todas sus cuentas de crédito, cargos e IVA.
- Configurar sus normas de recuperación del IVA por plan contable.
Configurar un plan contable
Un plan contable es el conjunto de información contable de un determinado establecimiento o de grupo de establecimientos que tienen las mismas normas. La información introducida en el plan contable se utilizará entonces para completar la exportación contable con la información correcta.
Para modificar la configuración de un plan contable o crear uno nuevo, vaya a la pestaña «Configuración», en la sección «Plan contable».
En esa página encontrará la lista de sus planes contables. Haga clic en uno de los planes contables para visualizar su configuración detallada. Cuando modifique un plan, deberá guardar los cambios.
Cuando configure un plan contable, Cleemy Notas de gastos le avisará con un signo de exclamación y le indicará los pasos que aún debe realizar para configurar correctamente su plan contable.
Configuración del plan contable
El panel de configuración consta de un encabezado que permite cambiar el nombre del plan, vincular establecimientos, duplicarlo o eliminarlo, más cinco pestañas de configuración.
A continuación se presentan los detalles de cada una de las pestañas:
Cuenta de terceros y cuenta financiera
Esta pestaña le permite definir las cuentas de contrapartida para las notas de gastos y sus eventuales cuentas auxiliares (por lo general, para cuentas de terceros de empleados), haciendo una clara distinción entre los gastos que se deben reembolsar al empleado y los gastos no reembolsables incurridos con tarjetas de empresa.
La cuenta «contrapartida de pagos» corresponde a la cuenta bancaria desde la que se realiza la liquidación de las notas de gastos de los empleados.
Los anticipos se gestionan a través de tres cuentas:
- Anticipos puntuales a los empleados
- Anticipos permanentes
- Contrapartida de los anticipos (es decir, caja o banco)
Estas cuentas se pueden crear para cada empleado. Es perfectamente posible modelizar estas cuentas con el mismo código contable que la cuenta de terceros de los empleados. Esto no cambiará el funcionamiento de Cleemy Notas de gastos, solamente el código contable al que se exportarán los asientos en su contabilidad.
Para definir sus cuentas, puede elegir entre tres formatos distintos:
- Una constante. Ej. 421000
- Un dato de usuario. Ej. Nombre de usuario o número de empleado.
- Una concatenación de constantes y datos de usuarios. Ej. 421+Nombre de usuario.
Cuenta de gastos
Aquí puede vincular a cuentas de gastos todas las clases configuradas en la instancia.
Esta pestaña, al igual que la anterior, le permite crear números de cuenta en los distintos formatos mencionados anteriormente.
Para vincular una o varias clases a una cuenta:
- Seleccione la cuenta de la lista o haga clic en «Crear una nueva cuenta», si aún no existe.
- Para crear una nueva cuenta, introduzca su código contable en la casilla «Constante» que se encuentra en el centro de la interfaz.
- Haga clic en las clases correspondientes, que se encuentran a la derecha de la pantalla: se trasladan al centro de la interfaz para indicar que se imputarán a la cuenta seleccionada.
Cuenta de IVA
Aquí puede definir las cuentas y los códigos de los distintos tipos de IVA configurados en su instancia. Para que sus usuarios puedan utilizar el IVA, hay que asignar una cuenta o un código contable.
Normas de recuperación del IVA
Aquí se configuran las normas de recuperación del IVA y de cálculo previo en caso de recuperación.
La recuperación del IVA se configura en tres pasos:
- Marque en la primera columna los tipos de IVA que pueden aplicarse a los gastos de esta clase.
- Si quiere que Cleemy Notas de gastos calcule previamente el IVA de uno de los tipos seleccionados, solo tiene que hacer clic en el botón de opción correspondiente de la segunda columna.
- Las otras dos casillas de verificación indican si el usuario tiene derecho a modificar el IVA precalculado por Cleemy Notas de gastos y si se debe mostrar una casilla de «gasto en el extranjero» cuando el usuario realiza un gasto en el extranjero, pero en la moneda de su país (por lo general, en la zona euro): con esta opción se ignorará el IVA de su gasto.