Gastos de kilometraje y baremo de las indemnizaciones

Antes de empezar

Lucca Notas de gastos permite gestionar las indemnizaciones por kilometraje de forma muy flexible, utilizando el baremo oficial de notas de gastos o un baremo personalizado. En esta página, se explican las distintas formas de configurar los gastos de kilometraje en una empresa.

La configuración de los gastos de kilometraje se realiza en la pestaña «Configuración», en la sección «Naturalezas». Cuando selecciones (o crees) una naturaleza de tipo de kilometraje, puedes elegir la configuración que desees entre las opciones que se describen a continuación.

Si utilizas el baremo oficial francés, aquí tienes un artículo que explica cómo Lucca Notas de gastos gestiona automáticamente los cambios de tramo y las distintas regularizaciones.

Entrada de los datos del trayecto

Modo de entrada de los trayectos

Lucca Notas de gastos permite a los usuarios declarar sus trayectos de dos formas:

• Indicando la distancia recorrida:

• Introduciendo los lugares de salida y de llegada: 

El modo de entrada es un parámetro específico de cada naturaleza de tipo de kilometraje.

Por lo tanto, puedes crear dos naturalezas de kilometraje que funcionan de manera distinta:

• Una con introducción de la distancia, pensada para usuarios que realizan muchos trayectos cada día, como los representantes de ventas. Indicar una distancia diaria total es más eficaz para este tipo de usuarios.
• Otra con introducción de direcciones, para los usuarios que realizan pocos trayectos al día o que trabajan en tareas específicas o para ciertos clientes.

Al visualizar la configuración de una naturaleza de gastos de kilometraje, la opción «El usuario indica...» permite seleccionar un modo de entrada u otro. Es totalmente posible cambiar el modo de funcionamiento; esto no afectará los gastos ya declarados.

Opciones de configuración del cálculo de distancias

Lucca Notas de gastos utiliza el servicio de mapas Google Maps para calcular las distancias entre dos direcciones. Puedes definir si las distancias deben calcularse en kilómetros o millas.

La distancia obtenida corresponde a una optimización del tiempo de trayecto más corto entre las direcciones indicadas.

Cálculo de los importes reembolsados

El método de cálculo del reembolso se define justo después de la opción de entrada del trayecto. Tienes dos opciones disponibles:

• El baremo oficial
• El baremo personalizado

Uso del baremo oficial

Si optas por el baremo oficial, Lucca Notas de gastos calculará automáticamente los importes a reembolsar en función de la potencia fiscal del vehículo de cada usuario según el baremo vigente, sin que tengas que actualizarlo cada año.

Para utilizar el baremo oficial francés, selecciona «Web servicio kilométrico de Lucca» en el campo «Cálculo de las indemnizaciones por km».

• Para indicar a Lucca Notas de gastos qué baremo debe aplicar para esta naturaleza, introduce uno de los campos siguientes en «tipo de vehículo»:
  • «coche»
  • «coche eléctrico»
  • «coche de función pública»
  • «moto»
  • «moto eléctrica»
  • «bicicleta eléctrica»
• Si deseas que la potencia fiscal se rellene automáticamente a partir de la ficha personal del usuario, especifícala en el campo «Potencia por defecto» (por ejemplo, introduce 7 para un empleado con un vehículo de 7 caballos de fuerza).

• Para permitir a los empleados editar la potencia fiscal de su vehículo independientemente de lo que figure en su ficha personal, marca la casilla «Potencia modificable». A continuación, deberás indicar las potencias fiscales autorizadas en el módulo que se abrirá automáticamente:

Uso de un baremo personalizado

A diferencia del baremo oficial, esta opción de configuración no permite gestionar varias tasas de reembolso en función de los umbrales de distancia recorrida desde principios de año. Para definir una tasa personalizada, selecciona «Tasas configurables» en el campo «Cálculo de las indemnizaciones por km» (consulta la captura de pantalla a continuación).

A continuación, deberás añadir tantos «factores» como tasas de reembolso haya en tu baremo, tanto si este porcentaje está vinculado a una potencia fiscal como a cualquier otro criterio.

Cada factor requiere tres datos:

• La potencia (clave) es un número entero, generalmente una potencia fiscal. Si tu baremo solo tiene una tasa, puedes especificar una «potencia» de 1.
• El concepto se muestra al usuario cuando declara un gasto de kilometraje.
• El factor (tasa) es el importe reembolsado por unidad de distancia recorrida, en la divisa de la empresa del usuario.

Uso de un baremo personalizado con tramos de kilometraje

Realiza tu solicitud al servicio de soporte indicando las tasas previstas para cada tramo y caballo de fuerza (CV).