Antes de empezar
El siguiente artículo le permitirá controlar los importes reembolsados para cada tipo de gasto.
La configuración le permite introducir tarifas o límites máximos de reembolso distintos en función de los diversos perfiles de gastos aplicables a su empresa.
Configuración de controles
Vaya a Cleemy Notas de gastos Configuración Política de gastos.
Cuando selecciona un perfil, puede definir controles en cada naturaleza del perfil de gastos desde la pestaña «Naturalezas y reglas».
A continuación, haga clic en una naturaleza para configurar los controles a los que está sujeta.
Limitación del número de declaraciones
Cleemy Notas de gastos puede descontar el número de veces que un usuario ha creado un gasto en una naturaleza durante un periodo determinado.
Configuración
Solo tiene que hacer clic en la casilla de verificación, introducir un número máximo de declaraciones y un periodo. A continuación, recuerde que debe guardar los cambios, en la parte inferior de la pantalla.
Supongamos que ha definido un límite de dos declaraciones al mes para una naturaleza. Si el usuario ya ha declarado dos gastos en ese periodo e intenta declarar un tercero, Cleemy Notas de gastos le impedirá guardar un tercer gasto en esa naturaleza de gasto.
Cantidades e invitados
Los gastos de naturalezas con cantidad o con invitados siempre cuentan como una única declaración, independientemente de la cantidad o del número de invitados.
Período
Los periodos no son consecutivos, sino que se refieren a semanas, meses y años civiles:
- Un periodo de una semana transcurre de lunes a domingo.
- Un periodo de un mes se comprueba en el mes natural de la fecha del gasto.
- Un periodo de un año se refiere al año civil del gasto.
Límites máximos y tarifas
Cleemy Notas de gastos permite enviar un gasto a:
- Umbrales de alerta, visibles para el usuario, su aprobador y los contables. Estos controles indican simplemente que el empleado ha declarado más de un determinado importe durante el periodo.
- Límites máximos de bloqueo. Si el empleado supera el importe del límite máximo, solo se le reembolsará hasta ese límite. Tenga en cuenta que no se puede superar un límite máximo de bloqueo, ni siquiera por parte de los aprobadores, contables o administradores.
- Tarifas: el importe ya aparece rellenado automáticamente y el empleado no puede cambiarlo. Conviene agregar una restricción al número de declaraciones para las naturalezas de tarifas; por ejemplo, limitando las comidas con tarifa a una declaración al día.
Cantidades e invitados
Las naturalezas «Cantidad» o «Restaurante e invitaciones» tienen en cuenta la cantidad y el número de comensales antes de aplicar el límite máximo. Por lo tanto:
- Una comida con un límite máximo de 20 € no activará una alerta si se declara una comida de 39 € con un invitado además del usuario.
- Si los hoteles tienen un límite máximo de 100 €, Cleemy Notas de gastos aceptará una factura de hotel de dos noches, aunque sea de un importe de 200 €.
Administración por moneda
Los límites máximos y las tarifas se administran por moneda. Tenga en cuenta que no se trata de las monedas de origen del gasto, sino de las monedas utilizadas en la contabilidad de las entidades jurídicas de los empleados. Esto tiene dos consecuencias importantes:
- Así, si un empleado de la empresa «Lucca Francia» realiza un gasto en dólares, será el importe convertido a euros el que se comparará con el límite máximo.
- Del mismo modo, los empleados de «Lucca Alemania» estarán sujetos a los mismos límites máximos que los empleados de «Lucca Francia». Si quiere definir límites máximos distintos para las entidades jurídicas, deberá duplicar las naturalezas de los gastos en cuestión y administrarlas en perfiles separados.
El menú desplegable situado a la derecha del texto «Agregar controles para una moneda» le permite agregar controles para las monedas de las entidades jurídicas existentes.
Una vez que haya agregado una moneda, aparecerá un bloque en el que podrá configurar los controles sobre la naturaleza. Utilice el botón de opción para indicar si la naturaleza está limitada o si tiene una tarifa.
Puede eliminar todos los controles de una moneda haciendo clic en la papelera situada en la parte superior derecha del recuadro gris.
Configurar un límite máximo
Para definir un límite máximo, seleccione:
- Un periodo (como en el caso de los límites del número de declaraciones). El límite máximo también puede probarse por declaración, independientemente de cualquier periodo.
- Un importe (necesariamente en la moneda del establecimiento del usuario).
- Un tipo: alerta o bloqueo. El bloqueo reduce el importe reembolsado al importe del límite máximo; la alerta es puramente informativa.
Puede crear tantos límites por naturaleza como desee: Cleemy Notas de gastos los comprobará todos y aplicará el más restrictivo.
Puede eliminar un límite máximo pasando el ratón por encima: a la derecha de la línea del límite máximo aparecerá el enlace «eliminar».
Configurar una tarifa
Es muy sencillo: solo tiene que introducir el importe de la tarifa. Por lo general, las tarifas van acompañadas de un límite del número de declaraciones (véase más arriba). Por ejemplo, una al día para las tarifas de comidas.
Los controles relativos a las ausencias se definen en la página «Controles de las ausencias» de la pestaña «Configuración».
Actualizar un límite máximo
Puede configurar los límites máximos para que se actualicen en el futuro. Si desea reevaluar un límite máximo (alerta o bloqueo) o una tarifa el 1 de septiembre, haga clic en el enlace «Reevaluar el umbral» situado debajo del importe aplicado en ese momento e indique el nuevo importe y la fecha de entrada en vigor.
Los gastos efectuados antes del cambio de umbral utilizarán el importe antiguo, aunque se declaren después de la entrada en vigor del nuevo límite máximo.
En el ejemplo siguiente, los gastos declarados el 3 de mayo, con una fecha de gasto del 30 de abril tendrán un límite de 35 €. Los que tengan la fecha 1 de mayo y posteriores tendrán un límite máximo de 37 €.
Para obtener más información sobre las distintas reglas y controles que puede configurar, consulte Controlar su política de gestión de gastos.
Determine las naturalezas a las que tiene derecho cada usuario mediante perfiles de gastos.
Aplique reglas a varias naturalezas simultáneamente para administrar presupuestos de gastos pendientes por viaje, hacer incompatible la declaración de determinados tipos de gastos a lo largo de un periodo, etc.
Controle la declaración de gastos durante fines de semana, festivos y vacaciones