Importar datos de los empleados

Antes de empezar

El módulo de importación permite importar a los nuevos empleados con sus datos o actualizar los datos de los empleados ya existentes. 

Preparar el archivo

El archivo de importación debe estar en formato CSV con separador de punto y coma. Debe incluir obligatoriamente en la(s) primera(s) columna(s) los datos de los nombres de usuario de Lucca:

• o bien el binomio establecimiento/número de empleado (cuidado con el formato del número de empleado antes de la importación, los «0» pueden ser eliminados en .CSV)
• o bien el nombre de usuario del empleado
• o bien el nombre completo. Nosotros aconsejamos este método únicamente si los dos primeros son imposibles, y te recomendamos que tengas mucho cuidado con la ortografía para evitar que se formen duplicados en el espacio de Lucca.

Algunos datos son obligatorios. Encontrarás la lista y los códigos de importación correspondientes en la ficha de ayuda siguiente.

Para obtener más información sobre la elaboración del archivo de importación, consulta la sección «¿Cómo se elabora el archivo de importación?».

Procedimiento de importación

Acceso al módulo de importación

Se accede al módulo de importación haciendo clic en la pestaña Empleados (1), luego haciendo clic en el menú Actualización (2) y, por último, en Importación de datos (3).  

Selección del archivo

Selecciona el archivo CSV que incluya los datos de Poplee que se vayan a importar haciendo clic en el enlace «Seleccionar un archivo».

Prueba del contenido del archivo

Una vez seleccionado el archivo (ten en cuenta que solo podrás seleccionar los archivos que tengan el formato CSV correcto, con separador de punto y coma, tal como se ha indicado más arriba), el contenido se analiza para poner de manifiesto los posibles errores.

En primer lugar, se analizarán las cabeceras. Si no se reconoce ninguna cabecera, en la solución puedes seleccionar los datos que quieras importar y volver a ejecutar el análisis del archivo: 

A continuación, se llevará a cabo una prueba con todo el archivo. Hay dos tipos de alerta posibles:

• Los errores que generan bloqueo, en rojo, corresponden a las líneas que se hayan ignorado durante la importación.
• Las alertas, en naranja, corresponden a los puntos que no generan bloqueo en la importación, pero que requieren atención particular.

Se pueden editar los datos directamente en la interfaz y volver a ejecutar el análisis: 

Importación del archivo

Una vez validado el archivo, podrás ejecutar la importación haciendo clic en el botón Continuar.

Importación automática

Se puede planificar una importación automática de datos a través de este módulo desde la rueda dentada en la parte superior derecha «Ninguna importación automática». A continuación, haz clic en «Configurar una importación automática». 

Aquí deberás hacer lo siguiente:

• definir la hora en la que quieres que se activen las importaciones;
• definir el expediente remoto correspondiente.

También puedes configurar las notificaciones que se deban enviar.

• Se debe enviar una notificación en cada importación automática, en caso de creación o en caso de error de algunos usuarios. El correo electrónico tendrá el formato siguiente: 

• Enviar una notificación por correo electrónico por cada usuario creado. El correo electrónico tendrá el formato siguiente: 

También se puede gestionar un cuadro de correspondencia entre las etiquetas de los datos de los archivos de importación y su correspondencia en Lucca (véase el enlace en la parte superior derecha «Definir los códigos de correspondencia»). Para más información sobre este tema, puedes consultar nuestra ficha de ayuda.

¿Cómo se elabora el archivo de importación?

Sean cuales sean los datos que se vayan a actualizar, a primera columna del archivo debe ser obligatoriamente el nombre de usuario solamente o la combinación establecimiento + número de empleado. Con este dato, el módulo de importación identifica a los usuarios que se tienen que actualizar.

Si tienes la más mínima duda sobre el formato del archivo, haz clic en «Información sobre el formato del archivo esperado». 

Tendrás que crear tantas columnas como datos se tengan que actualizar, denominando las cabeceras de columnas de datos de Poplee (estos datos se pueden consultar haciendo clic en «Ver todos los datos disponibles», en el recuadro de información sobre el formato del archivo esperado).

Sin embargo, el formato de estas cabeceras varía según el tipo de datos que se vayan a importar. Para más información sobre los tipos de datos de Poplee, consulta la ficha de ayuda: Los diferentes tipos de datos del Expediente de RR. HH.

El formato de archivo previsto por el módulo de importación es el formato CSV (separador punto y coma). Para obtener un archivo CSV a partir de una hoja de Excel, basta con hacer clic en Guardar como y seleccionar el tipo «CSV (separador: punto y coma)».

El caso de los datos simples

Es el caso más sencillo: cada dato que se vaya a importar se corresponde con una columna en el archivo de importación. El orden de las columnas no es importante. Por tanto, en el ejemplo que se presenta a continuación, el archivo de importación contiene una actualización de los datos simples siguientes: Correo electrónico / Fecha de nacimiento / Servicio / Perfil / Categoría socioprofesional / Calendario e Idioma.

El caso de los datos compuestos

Los datos compuestos no se pueden importar directamente (por otro lado, no tienen ningún código propio). Hay que importar los distintos datos que los componen, con una columna por componente. 

Un ejemplo es el dato «Contacto de emergencia», compuesto por un nombre y un número de teléfono: el archivo de importación deberá incluir dos columnas, una para «Nombre» (e_emergencycontact_name) y otra para «Teléfono» (e_emergencycontact_number).

El caso de los datos del contrato

La importación de contratos permite crear contratos de los empleados en bloque o actualizar los datos de los contratos ya existentes. 

Para crear y editar contratos, la primera columna deberá incluir el nombre de usuario del empleado y la segunda deberá incluir la fecha de inicio del contrato.

Para crear contratos, son obligatorios los siguientes datos:

• el identificador del empleado (login);
• el tipo de contrato;
• la fecha de inicio del contrato;
• el establecimiento.

Para editar los contratos existentes, los identificadores que se deben incluir en las primeras columnas son los siguientes:

• o bien la combinación del nombre de usuario del empleado + fecha de inicio del contrato;
• o bien la identificación del contrato que se vaya a editar.

Si no dispones de Poplee Core HR, la creación de los usuarios no requiere la importación del contrato. La importación de usuarios te servirá para crear a los usuarios y sus contratos.

El caso de las funciones secundarias

Se pueden añadir varias funciones secundarias en un mismo archivo separándolas por una coma.

De forma predeterminada, estos valores se añaden a los valores actuales. En las «Opciones de importación avanzadas», se puede activar una configuración si deseas sustituir estos datos.

El caso de los datos de incidencia múltiple

La importación de datos de incidencia múltiple permite importar un solo dato por archivo. 

Debes importar un archivo CSV en formato UTF-8 (predeterminado) o ANSI con un separador de punto y coma. 

Debes identificar a los usuarios mediante: 

• su nombre de usuario: se debe indicar en la primera columna
• la combinación establecimiento/número de empleado: se debe indicar en las dos primeras columnas

Las columnas siguientes deben incluir el dato que se vaya a importar, o bien los componentes en el caso de un dato compuesto.

Para indicar varias incidencias para un mismo empleado, habrá que agregar tantas líneas como incidencias haya: 

Las cabeceras deben coincidir con el código del dato. Puedes consultar todos los datos disponibles en «Información sobre el formato del archivo esperado» > Todos los datos disponibles.

También puedes generar el modelo de archivo desde la página de inicio: 

Puedes añadir nuevas incidencias, editar una o varias incidencias o eliminar todas las incidencias existentes y sustituirlas por las de tu archivo. Este es el procedimiento que se debe seguir: 

Añadir incidencias nuevas

Para añadir incidencias nuevas, solo hay que importar un archivo que contenga únicamente las incidencias que se tengan que agregar. Para ello, puedes generar un modelo sin integrar los valores existentes. 

Editar una o varias incidencias 

Para editar una o varias incidencias, solo hay que generar un modelo que integre los valores existentes. Estas últimas tienen un identificador que se recomienda no editar. Por tanto, solo habrá que editar los valores deseados. 

Si añades incidencias nuevas al archivo, se agregarán a las ya existentes. En ese caso, no debes indicar el identificador, ya que se asignará automáticamente.

Eliminar y sustituir

Si necesitas sustituir todas las incidencias presentes de base, deberás generar un archivo sin integrar los valores existentes. A continuación, basta con completarlo con los nuevos valores e importarlo editando la opción avanzada siguiente: 

Si hay un usuario presente en el archivo, la importación eliminará todas las incidencias presentes de base para el dato importado y las sustituirá por los valores presentes en el archivo. Si no hay ningún valor presente, la importación eliminará simplemente los valores presentes actualmente. 

Si un usuario no está presente en el archivo, la importación no afectará a los valores existentes. 

Borradores

Si inicias un procedimiento de importación o editas algunos valores del archivo en la interfaz, se creará automáticamente un «borrador» de importación. 

Si pierdes la conexión o sales por error del módulo, o simplemente no has tenido tiempo de terminar la importación, puedes reiniciarla desde donde consultabas los borradores haciendo clic en «Continuar»:

Nota: para simplificar las explicaciones, la actualización de los tres tipos de datos de Poplee se aborda por separado. Sin embargo, se puede elaborar un archivo de importación que incluya a la vez los datos simples, los compuestos y los de incidencia múltiple con el fin de llevar a cabo una actualización completa en una sola importación. Lo importante es respetar el formato de las cabeceras de las columnas en función del tipo de datos y escribir siempre correctamente el nombre de usuario de los usuarios en la primera columna. 

Datos específicos

El caso de los ciclos de trabajo

Aunque se trate de datos de incidencia múltiple, los ciclos de trabajo de los usuarios se importan a través de la importación de datos de usuarios. Solamente podrás importar un ciclo de trabajo por importación.

Para importar ese dato, tendrás que indicar en el archivo de importación los elementos siguientes: 

El caso de los aprobadores de gastos

En el contexto de la aplicación Cleemy Notas de gastos, se pueden importar los aprobadores de gastos mediante una importación de usuarios. Esta importación se puede realizar a partir del nombre completo del aprobador de gastos. En ese caso, el código que se debe utilizar es Cleemy Notes de fraisApprover. También puedes importar al aprobador a partir de su nombre de usuario mediante el código cleemyApprover.login.

Preguntas frecuentes sobre las importaciones de datos de los empleados

Error del tipo «XX se refiere a dos valores»

Si aparece este error aunque los valores sean muy distintos, el problema se debe seguramente al hecho de que la cabecera no es lo bastante exacta. Por ejemplo, tendrás que sustituir «manager» por «manager.login».

Modelo estándar

Si no puedes descargar el modelo de archivo de los datos de los usuarios desde tu entorno de Lucca, no dudes en consultar este archivo típico de importación de los datos de los empleados.