Antes de empezar
El módulo de importación permite importar a los nuevos empleados con sus datos o actualizar los datos de los empleados ya existentes.
Preparar el archivo
El archivo de importación debe estar en formato CSV separador punto y coma. Debe incluir obligatoriamente en la(s) primera(s) columna(s) los datos de los nombres de usuario de Lucca:
- ya sea la combinación establecimiento / número de empleado (asegúrese de mantener el formato correcto del número de empleado antes de la importación; los «0» se pueden eliminar en formato .CSV)
- ya sea el nombre de usuario del empleado
- ya sea el nombre +apellido
Algunos datos son obligatorios. Podrá consultar la lista y los códigos de importación correspondientes en la ficha de ayuda siguiente.
Para obtener más información sobre la elaboración del archivo de importación, consulte la sección «¿Cómo se elabora el archivo de importación?».
Procedimiento de importación
Acceso al módulo de importación
Se accede al módulo de importación haciendo clic en la pestaña Trabajadores (1), luego haciendo clic en el menú Actualización (2) y, por último, en Importación de datos (3).
Selección del archivo
Seleccione el archivo CSV que incluya los datos de Poplee que se vayan a importar haciendo clic en el enlace «Seleccionar un archivo».
Prueba del contenido del archivo
Una vez seleccionado el archivo (tenga en cuenta que solo podrá seleccionar los archivos que tengan el formato CSV correcto, separador punto y coma, tal como se ha indicado más arriba), el contenido se analiza para poner de manifiesto los eventuales errores.
En primer lugar, se analizarán los encabezados. Si no se reconoce un encabezado, en la solución puede seleccionar los datos que se quieran importar y volver a ejecutar el análisis del archivo:
A continuación se llevará a cabo una prueba con todo el archivo. Hay dos tipos de alerta posibles:
- Los errores que generan bloqueo, en rojo, corresponden a las líneas que se hayan ignorado durante la importación.
- Las alertas, en naranja, corresponden a los puntos que no generan bloqueo en la importación, pero que requieren atención particular.
Se pueden editar los datos directamente en la interfaz y volver a ejecutar el análisis:
Importación del archivo
Una vez validado el archivo, podrá ejecutar la importación haciendo clic en el botón Continuar.
Importación automática
Se puede planificar una importación automática de datos a través de este módulo desde la rueda dentada en la parte superior derecha «Ninguna importación automática». A continuación, haga clic en «Configurar una importación automática».
Aquí deberá hacer lo siguiente:
- definir la hora en la que quiere que se activen las importaciones;
- definir el expediente remoto correspondiente.
También puede configurar las notificaciones que se deban enviar.
- Se debe enviar una notificación en cada importación automática, en caso de creación o en caso de error de algunos usuarios.
- Enviar un mensaje de correo electrónico de notificación por usuario creado.
También se puede gestionar una tabla de correspondencia entre las denominaciones de los datos de los archivos de importación y su correspondencia en Lucca (véase el enlace en la parte superior derecha «Definir los códigos de correspondencia»). Para obtener más información al respecto, consulte nuestra ficha de ayuda sobre este tema.
¿Cómo se elabora el archivo de importación?
Sean cuales sean los datos que se vayan a actualizar, la primera columna del archivo debe ser obligatoriamente el nombre de usuario solamente o la combinación establecimiento + número de empleado. Con este dato, el módulo de importación identifica a los usuarios que se tienen que actualizar.
Si tiene la más mínima duda sobre el formato del archivo, puede hacer clic en «Información sobre el formato del archivo esperado».
Tendrá que crear tantas columnas como datos se tengan que actualizar, denominando los encabezados de columnas de datos de Poplee (estos datos se pueden consultar haciendo clic en «Ver todos los datos disponibles» en el recuadro de información sobre el formato del archivo previsto).
Sin embargo, el formato de esos encabezados varía según el tipo de datos que se vayan a importar. Para obtener más información sobre los tipos de datos de Poplee, consulte la ficha de ayuda: Los distintos tipos de datos del Expediente de RR. HH.
El formato de archivo previsto por el módulo de importación es el formato CSV (separador punto y coma). Para obtener un archivo CSV a partir de una hoja de Excel, basta con hacer clic en Guardar como y seleccionar el tipo «CSV (separador: punto y coma)».
El caso de los datos simples
Se trata del caso más simple: cada dato que se vaya a importar es objeto de una columna en el archivo de importación. El orden de las columnas no es importante. Por lo tanto, en el ejemplo que se presenta a continuación, el archivo de importación contiene una actualización de los datos simples siguientes: Correo electrónico / Fecha de nacimiento / Servicio / Perfil / Categoría socioprofesional / Calendario e Idioma.
El caso de los datos compuestos
Los datos compuestos no se pueden importar directamente (por otro lado, no tienen ningún código propio). Hay que importar los distintos datos que los componen, con una columna por componente.
Ejemplo del dato «contacto en caso de emergencia», compuesto por un nombre y un número de teléfono: el archivo de importación deberá incluir dos columnas, una para «Nombre» (e_emergencycontact_name) y otra para «Teléfono» (e_emergencycontact_number).
El caso de los datos del contrato
La importación de contratos permite crear en masa contratos de los empleados o actualizar los datos de los contratos ya existentes.
Para crear y editar contratos, la primera columna deberá incluir el nombre de usuario del empleado y la segunda deberá incluir la fecha de inicio del contrato.
Para crear contratos, son obligatorios los datos siguientes:
- el nombre de usuario del trabajador (login);
- el tipo de contrato;
- la fecha de inicio del contrato;
- el establecimiento.
Para editar los contratos existentes, los datos de identificación que se deben incluir en las primeras columnas son los siguientes:
- ya sea la combinación del nombre de usuario del trabajador + fecha de inicio del contrato;
- ya sea la identificación del contrato que se vaya a editar.
Si no dispone de Poplee Core HR, la creación de sus usuarios no requiere la importación del contrato. La importación de usuarios le servirá para crear sus usuarios y sus contratos.
El caso de los datos de múltiples incidencias
La importación de datos de múltiples incidencias permite importar un solo dato por archivo.
Debe importar un archivo CSV en formato UTF-8 (predeterminado) o ANSI, con un separador de punto y coma.
Debe identificar a los usuarios mediante:
- su nombre de usuario: se debe indicar en la primera columna
- o la combinación establecimiento / número de empleado: se debe indicar en las dos primeras columnas
Las columnas siguientes deben incluir el dato que se vaya a importar, o bien los componentes en el caso de un dato compuesto.
Para indicar varias incidencias para un mismo trabajador, habrá que agregar tantas líneas como incidencias:
Los encabezados deben corresponderse con el código del dato. Puede consultar todos los datos disponibles en «Información sobre el formato del archivo esperado» Todos los datos disponibles.
También puede generar el modelo de archivo desde la página de inicio:
Puede agregar nuevas incidencias, editar una o varias incidencias o eliminar todas las incidencias existentes y sustituirlas por las de su archivo. Este es el procedimiento que se debe seguir:
Agregar incidencias nuevas
Para agregar incidencias nuevas, basta con importar un archivo que contenga únicamente las incidencias que se tengan que agregar. Para ello, puede generar un modelo sin integrar los valores existentes.
Editar una o varias incidencias
Para editar una o varias incidencias, bastará con generar un modelo que integre los valores existentes. Estos últimos tienen un identificador que se recomienda no editar. Por lo tanto, bastará con editar los valores correspondientes.
Si agrega incidencias nuevas al archivo, se agregarán a las ya existentes. En ese caso, no debe indicar el nombre de usuario, que se asignará automáticamente.
Eliminar y sustituir
Si necesita sustituir todas las incidencias presentes en la base, deberá generar un archivo sin integrar los valores existentes. A continuación, basta con completarlo con los nuevos valores e importarlo modificando la opción avanzada siguiente:
Si hay un usuario presente en el archivo, la importación eliminará todas las incidencias presentes en la base para el dato importado y las sustituirá por los valores presentes en el archivo. Si no hay ningún valor presente, la importación eliminará simplemente los valores presentes actualmente.
Si un usuario no está presente en el archivo, la importación no afectará a los valores existentes.
Borradores
Si inicia un procedimiento de importación o edita algunos valores de su archivo en la interfaz, se creará automáticamente un «borrador» de importación.
Si pierde la conexión o sale por error del módulo, o simplemente no ha tenido tiempo de terminar la importación, puede reiniciar su importación donde estaba consultando los borradores; luego haga clic en «Continuar»:
Observación: Para simplificar las explicaciones, la actualización de los tres tipos de datos de Poplee se aborda por separado. Sin embargo, se puede elaborar un archivo de importación que incluya a la vez los datos simples, compuestos y de múltiples incidencias con el fin de llevar a cabo una actualización completa en una sola importación. Lo importante es respetar el formato de los encabezados en función del tipo de datos y utilizar siempre correctamente el nombre de usuario de los usuarios en la primera columna.
Datos específicos
El caso de los ciclos de trabajo
Aunque se trate de datos de múltiples incidencias, los ciclos de trabajo de los usuarios se importan a través de la importación de datos de usuarios. Solamente podrá importar un ciclo de trabajo por importación.
Para importar ese dato, tendrá que indicar en el archivo de importación los elementos siguientes:
Código del dato |
Descripción |
Valores posibles |
userWorkCycles |
Ciclos de trabajo |
Lista de ciclos de trabajo (configuración general: rueda dentada) |
userWorkCycles.start (opcional) |
Fecha de inicio del ciclo de trabajo |
DD/MM/YYYY |
userWorkCycles.end (opcional) |
Fecha de finalización del ciclo de trabajo |
DD/MM/AAAA |
El caso de los aprobadores de gastos
En el contexto de la aplicación Cleemy Notas de gastos, se pueden importar los aprobadores de gastos mediante una importación de usuarios. Esta importación se puede efectuar a partir del apellido y el nombre del aprobador de gastos; en ese caso, el código que se debe utilizar es Cleemy Notas de gastosApprover. También puede importar al aprobador a partir de su nombre de usuario, utilizando el código cleemyApprover.login.
Preguntas frecuentes sobre las importaciones de datos de los empleados
Error tipo «XX se refiere a dos valores»
Si aparece este error aunque los valores sean muy distintos, el problema se debe seguramente al hecho de que el encabezado no sea lo bastante exacto. Por ejemplo, tendrá que sustituir «mánager» por «mánager.login».
Modelo estándar
Si no puede descargar el modelo de archivo de datos de usuarios desde su entorno de Lucca, no dude en consultar este archivo tipo de importación de datos de los empleados.