Sincronizar las ausencias con su agenda de Outlook

Antes de empezar

En primer lugar, el servicio de soporte de Lucca debe haber activado la funcionalidad. Le invitamos a contactar con nosotros para realizar esta solicitud. La funcionalidad es gratuita siempre que usted realice la configuración de manera autónoma; de lo contrario, se le propondrá una prestación.

A continuación, necesitará las autorizaciones siguientes en Timmi Ausencias para poder configurar la sincronización: 

  • Configurar
  • Configurar las sincronizaciones
  • Consultar las sincronizaciones

Timmi Ausencias le permite sincronizar en tiempo real las ausencias con el calendario de Outlook de los trabajadores (con Office 365 o con Exchange). Al crear/aprobar/eliminar una ausencia en Timmi Ausencias, se creará/actualizará/eliminará automáticamente en el calendario del trabajador. 

Cabe señalar lo siguiente: Timmi Ausencias también permite sincronizar con Google Calendar.

En esta ficha encontrará: 

Configuración para Office 365 (y Exchange Online con una cuenta Microsoft)

Si se produce una sincronización con Outlook Office 365, Timmi Ausencias se basa en nuestra aplicación de servicio Microsoft (Azure AD), a la que usted autoriza como administrador a acceder a su calendario de empresa. Esta acción la deberá efectuar una vez el administrador de la cuenta Office 365.
  • Acceda al módulo de sincronización de las ausencias que se encuentra en la aplicación Timmi Ausencias Configuración Sincronización de las ausencias.
  • Haga clic en «Crear una sincronización».
  • Seleccione los establecimientos para los cuales va a crear esta sincronización de las ausencias.
  • Seleccione el tipo de sincronización: Exchange.
  • Haga clic en «Crear una configuración» para confirmar.
  • En el inserto de la nueva configuración, haga clic en «Configurar».
  • En la página de configuración, haga clic en el botón «Conceder las autorizaciones de acceso».
  • A continuación, en la ventana emergente, conéctese a Office 365 con una cuenta de administrador (de la aplicación Office 365) para otorgar a Timmi Ausencias las autorizaciones necesarias para acceder a su agenda.
  • Una vez concedida la autorización, la sincronización se actualiza y está lista para funcionar.
Información útil: una sincronización de las ausencias no es inmediata; podrían pasar varios minutos antes de que aparezcan las ausencias en su herramienta de terceros. No dude en dejar que la sincronización se efectúe durante un tiempo antes de volver a la interfaz para comprobar que los eventos aparecen y verificar que aparezcan también en su herramienta de agenda.
En cualquier momento podrá consultar los derechos que haya concedido a Lucca desde la administración de Office 365: Admin Azure Active Directory Enterprise applications Timmi Ausencias – Sincronización de las ausencias Autorizaciones
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Configuración para Exchange in situ (alojamiento en sus servidores)

En el caso de una sincronización de Outlook in situ, Timmi Ausencias se basa en una cuenta de servicios que tiene derechos de lectura y escritura en las agendas de los trabajadores.

Aquí se explica cómo crear la cuenta de servicio en Exchange Server 2010 o 2013:

  • En primer lugar, cree un usuario (vamos a darle el nombre «SynchroFiggoUser» en este ejemplo).
  • Cree un perímetro de autorización personalizado (que se llamará «SynchroFiggoScope» aquí):
    New-ManagementScope –Name:SynchroFiggoScope –RecipientRestrictionFilter:{RecipientType -eq "UserMailbox"}
  • Asigne la función estándar de personificación al usuario creado para Timmi Ausencias:
    New-ManagementRoleAssignment –Name:SynchroFiggoAssignment –
    Role:ApplicationImpersonation –User:SynchroFiggoUser –CustomRecipientWriteScope:SynchroFiggoScope 
  • Fuerce la actualización para que se apliquen las asociaciones: gpupdate / force

Después, en Timmi Ausencias: 

  • Vaya a Configuración Sincronización de las ausencias.
  • Haga clic en «Crear una sincronización».
  • Seleccione los establecimientos para los cuales va a crear esta sincronización de las ausencias.
  • Seleccione el tipo de sincronización: Exchange.
  • Haga clic en «Crear una configuración» para confirmar.
  • En el inserto de la nueva configuración, haga clic en «Configurar».
  • A continuación, vaya a la sección Configuración de conexión de la página de configuración.
  • Seleccione «Exchange».
  • A continuación, introduzca la URL del servidor, así como el nombre de usuario y la contraseña de la cuenta de servicio (respete las mayúsculas y minúsculas y el contenido de su nombre de usuario y contraseña; es necesario que coincidan exactamente con los que se encuentran en la cuenta de servicio) en la configuración de la sincronización con Exchange.

La URL del servidor Exchange debe tener el formato: https://mail.societe.com/ews/exchange.asmx.

Asimismo, deberá asegurarse de que la IP del servicio web de Lucca tenga autorización para acceder al servidor en cuestión.

Información útil: La sincronización con un servidor Exchange se hace en HTTPS y requiere la presencia de un certificado expedido por un organismo de certificación. Los certificados con autofirma no son suficientes.

Introduzca los distintos datos configuración de su sincronización de ausencias. Haga clic en «

Aplicar el cambio» para confirmar.

No haga clic en el botón «Conceda las autorizaciones de acceso», que resulta útil para autenticar en línea, no in situ.

Una vez hecho esto, podrá volver a la lista de sincronizaciones. A continuación, haga clic en el inserto de su sincronización para acceder a la supervisión.

No haga clic tampoco en el botón «Actualizar las autorizaciones de acceso al calendario», que también resulta útil para autenticar en línea, no in situ.

Importante: deje que la sincronización se realice durante un tiempo antes de consultar los eventos enviados y verificar si se visualizan correctamente en su agenda.

Detalles de la información sincronizada

Denominación de los eventos

Puede decidir si quiere que aparezca o no el tipo de ausencia (vacaciones, días de descanso compensatorio, baja enfermedad, etc.) en la denominación del evento. De forma predeterminada, las denominaciones están ocultas (el evento indica «Ausente»).

  • Si en la cuenta Timmi Ausencias se ha seleccionado (=sí) el parámetro «Descontado como ausencia», el evento aparecerá como Busy, que se traduce como «Ocupado» en Outlook.
  • Si en la cuenta Timmi Ausencias no se ha seleccionado (=no) el parámetro «Descontado como ausencia», el evento aparecerá como Free, que Microsoft traduce como «Libre» o «Disponible» en Microsoft. Esto sucede, por ejemplo, con las cuentas de Teletrabajo.

Además, la configuración de la sincronización puede permitir enviar las denominaciones de los eventos, que se corresponden con el nombre de la cuenta en Timmi Ausencias:

  • Si, al configurar la sincronización, el parámetro «Ocultar las denominaciones» = sí: Timmi Ausencias envía la denominación «Ausente» a Outlook, excepto para las cuentas de Timmi Ausencias, en las que se ha seleccionado el parámetro «motivo público» (=sí), en cuyo caso se envía el nombre de la cuenta tal como aparece en Timmi Ausencias.
  • Si, al configurar la sincronización, el parámetro «Ocultar las denominaciones» = no: Timmi Ausencias siempre envía a Outlook la denominación de la cuenta tal como aparece en Timmi Ausencias.

Días completos

En el caso de los eventos de un día, puede optar por enviarlos como «día completo» o con franjas horarias. Si escoge la opción de franja horaria, Timmi Ausencias creará un evento con los horarios configurados.

Esto corresponde al parámetro «Enviar las jornadas enteras en franjas horarias», que se encuentra disponible en la configuración de su sincronización.

Información útil: en el caso de las medias jornadas, las ausencias siempre se enviarán en franjas horarias, aunque este parámetro no esté seleccionado en la configuración.

Estado

Al introducir una solicitud pendiente de aprobación, se creará un evento tipo provisional en el calendario. Cuando se aprueba la solicitud, se confirma el evento.

Sincronización por lotes de ausencias

Se puede forzar la sincronización de las ausencias ya presentes en Timmi Ausencias mediante la función de Sincronización por lotes de ausencias, que está disponible en la parte inferior de la página de configuración de la sincronización.

Esta funcionalidad resulta particularmente útil cuando se realizan pruebas con la sincronización.

El campo Fecha le permite indicar la fecha a partir de la cual Timmi Ausencias debe sincronizar las ausencias. De esta manera, podrá consultar las ausencias del último mes, por ejemplo.

Debe seleccionar los establecimientos para los que hay que sincronizar las ausencias. También es posible no forzar una sincronización solamente para algunos establecimientos.

Información útil: el contador del botón «Iniciar x eventos» se incrementa siempre en función de la fecha introducida en el campo.
El número de eventos no indica el número de eventos pendientes de sincronización, sino el número de eventos existentes después de esa fecha.

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Problemas frecuentes

Al implementar una sincronización de agenda, puede encontrar los errores siguientes.

  • Todos los eventos presentan error: en general, se trata de un problema con la URL del servidor (Exchange on-premise) o con los derechos de acceso de la cuenta de servicio.

  • Los eventos generan errores para ciertos usuarios: compruebe la dirección de correo electrónico de los trabajadores en Lucca. Es posible que no coincida con la dirección de Office365/Exchange.
    Por lo general, el código de error en los registros (haciendo clic en Detalles del evento con error) es el siguiente.
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  • Las cancelaciones de ausencias generan error, con un código de error de este tipo:
    mceclip0.png
    Hay dos causas posibles.
    • Puede deberse a que la ausencia fue creada por un ICS proveniente de las notificaciones de Timmi Ausencias, y no por el módulo de sincronización. Esto es normal cuando se lleva a cabo la sincronización, pero no debería ocurrir después de 2-3 meses.
    • Puede deberse a que el trabajador ya ha eliminado la ausencia de la agenda.

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