Sincronizar las ausencias con su agenda de Outlook

Antes de empezar

Primeramente, la sincronización debe activarse en su plataforma por el servicio de soporte de Lucca. Póngase en contacto con nosotros para realizar esta solicitud. La funcionalidad es gratuita siempre que usted realice la configuración de manera autónoma; de lo contrario, se le propondrá la prestación del servicio.

A continuación, necesitará las autorizaciones siguientes en Timmi Ausencias para poder configurar la sincronización: 

• Configurar
• Configurar las sincronizaciones
• Consultar las sincronizaciones

Timmi Ausencias le permite sincronizar en tiempo real las ausencias con el calendario de Outlook de los empleados (con Office 365 o con Exchange). Al crear/aprobar/eliminar una ausencia en Timmi Ausencias, se creará/actualizará/eliminará automáticamente en el calendario del empleado. 

Atención: Las versiones de Exchange Server 2010 o 2013 ya no se mantienen por el editor y pueden dar lugar a una experiencia degradada y a riesgos de seguridad. Recomendamos actualizar a Microsoft Exchange 2019 u Office 365 antes de configurar la sincronización.

Nota: Timmi ausencias también puede utilizarse para la sincronización con Google Calendar.

En esta ficha encontrará: 

• ayuda para la configuración con Office 365
• ayuda para la configuración con Exchange in situ
• los principales problemas experimentados y sus soluciones

Configuración para Office 365 (y Exchange Online con una cuenta Microsoft)

• Acceda al módulo de sincronización de las ausencias que se encuentra en la aplicación Timmi Ausencias > Configuración > Sincronización de las ausencias.
• Haga clic en «Crear una sincronización».
• Seleccione los establecimientos para los cuales va a crear esta sincronización de las ausencias.
• Seleccione el tipo de sincronización: Exchange.
• Haga clic en «Crear una configuración» para confirmar.
• En el panel de la nueva configuración, haga clic en «Configurar».
• En la página de configuración, haga clic en el botón «Conceder las autorizaciones de acceso».

• A continuación, en la ventana emergente, conéctese a Office 365 con una cuenta de administrador (de la aplicación Office 365) para otorgar a Timmi Ausencias las autorizaciones necesarias para acceder a su agenda.
  

Hoy en día ya no utilizamos los 3 últimos permisos, pero como se ha mencionado anteriormente esto se debe a la biblioteca utilizada originalmente.

• Una vez concedida la autorización, la sincronización se actualiza y está lista para funcionar.

Configuración para Exchange in situ (alojamiento en sus servidores)

En el caso de una sincronización Outlook in situ, , Timmi Ausencias se basa en una cuenta de servicio que tiene derechos de lectura y escritura en las agendas de los empleados.

Aquí se explica cómo crear la cuenta de servicio en Exchange Server 2010 o 2013:

• En primer lugar, cree un usuario (vamos a darle el nombre «SynchroFiggoUser» en este ejemplo).
• Cree un perímetro de autorización personalizado (que se llamará SynchroFiggoScope aquí):

  New-ManagementScope –Name:SynchroFiggoScope –RecipientRestrictionFilter:{RecipientType -eq "UserMailbox"}

• Asigne la función estándar de personificación al usuario creado para Timmi Ausencias:
  

  New-ManagementRoleAssignment –Name:SynchroFiggoAssignment –
  Role:ApplicationImpersonation –User:SynchroFiggoUser –CustomRecipientWriteScope:SynchroFiggoScope 

• Fuerce la actualización para que se apliquen las asociaciones: gpupdate /force

Después, en Timmi Ausencias: 

• Vaya a Configuración > Sincronización de las ausencias.
• Haga clic en «Crear una sincronización».
• Seleccione los establecimientos para los cuales va a crear esta sincronización de las ausencias.
• Seleccione el tipo de sincronización: Exchange.
• Haga clic en «Crear una configuración» para confirmar.
• En el panel de la nueva configuración, haga clic en «Configurar».
• A continuación, vaya a la sección Configuración de conexión de la página de configuración.
• Seleccione «Exchange».
• A continuación, introduzca la URL del servidor, así como el nombre de usuario y la contraseña de la cuenta de servicio (respete las mayúsculas y minúsculas y el contenido de su identificador y contraseña; es necesario que coincidan exactamente con los que se encuentran en la cuenta de servicio) en la configuración de la sincronización con Exchange ():

La URL del servidor Exchange debe ser con la forma: https://mail.societe.com/ews/exchange.asmx.

Asimismo, deberá asegurarse de que la IP del servicio web de Lucca tenga autorización para acceder al servidor en cuestión.

Información útil: La sincronización con un servidor Exchange se hace en HTTPS y requiere la presencia de un certificado expedido por una entidad de certificación. Los certificados con autofirma no son suficientes.

Introduzca la configuración de la sincronización de ausencias. Haga clic en «Aplicar el cambio» para confirmar.

Una vez hecho esto, podrá volver a la lista de sincronizaciones. A continuación, haga clic en el panel de su sincronización para acceder a la supervisión.

Importante: deje que la sincronización se realice durante un tiempo antes de consultar los eventos enviados y verificar si se visualizan correctamente en su agenda.

Detalle de la información sincronizada

Denominación de los eventos

Puede decidir si quiere que aparezca o no el tipo de ausencia (vacaciones, días de descanso compensatorio, baja por enfermedad, etc.) en la denominación del evento. De forma predeterminada, las denominaciones están ocultas (el evento indica «Ausente»).

• Si en la cuenta Timmi Ausencias se ha seleccionado (=sí) el parámetro «Descontado como ausencia», el evento aparecerá como Busy, que se traduce como «Ocupado» en Outlook.
• Si en la cuenta Timmi Ausencias no se ha seleccionado (=no) el parámetro «Descontado como ausencia», el evento aparecerá como Working Elsewhere, traducido por "Ausente de la oficina" o "En desplazamiento" por Microsoft.
  • A menos que la cuenta sea del tipo «Teletrabajo» (propiedad desactivada con la introducción de Timmi Oficina), en cuyo caso el estado mostrado será «Free», traducido por Microsoft como «libre» o «disponible».

Además, la configuración de sincronización puede utilizarse para enviar etiquetas de eventos, que corresponden al nombre de la cuenta en Timmi Ausencias:

• Si en la configuración de sincronización, el parámetro «Ocultar denominaciones» = sí: Timmi Ausencias envía la denominación «Ausente» en Outlook, excepto para las cuentas de Timmi Ausencias en las que el parámetro «motivo público» está marcado (=sí), en las que el nombre de la cuenta se envía tal y como aparece en Timmi Ausencias.
• Si la configuración «Ocultar denominaciones» en los ajustes de sincronización = no: Timmi Ausencias envía siempre a Outlook la denominación de la cuenta tal y como aparece en Timmi Ausencias.

Jornadas completas

En el caso de los eventos de un día, puede optar por enviarlos como «jornada completa» o con franjas horarias. Si escoge la opción de franja horaria, Timmi Ausencias creará un evento con los horarios configurados.

Esto corresponde al parámetro «Enviar las jornadas enteras en franjas horarias», que está disponible en la configuración de su sincronización.

Información útil: en el caso de las medias jornadas, las ausencias siempre se enviarán en franjas horarias, aunque este parámetro no esté seleccionado en la configuración.

Estado

Al introducir una solicitud pendiente de aprobación, se creará un evento de tipo provisional en el calendario. Cuando se aprueba la solicitud, se confirma el evento.

Sincronización por lotes de ausencias

Se puede forzar la sincronización de las ausencias ya presentes en Timmi Ausencias mediante la función de Sincronización por lotes de ausencias, que está disponible en la parte inferior de la página de configuración de la sincronización.

Esta funcionalidad es particularmente útil cuando se realizan pruebas con la sincronización.

El campo de texto le permite indicar la fecha a partir de la cual Timmi Ausencias debe sincronizar las ausencias. De esta manera, podrá consultar las ausencias del último mes, por ejemplo.

Debe seleccionar los establecimientos para los que hay que sincronizar las ausencias. También se puede no forzar una sincronización solo para algunos establecimientos.

Información útil: el contador del botón «Iniciar x eventos» aumenta siempre en función de la fecha introducida en el campo.
El número de eventos no indica el número de eventos pendientes de sincronización, sino el número de eventos existentes después de esa fecha.

Problemas frecuentes

Al realizar una sincronización de agenda, puede encontrar los errores siguientes.

• Todos los eventos presentan error: en general, se trata de un problema con la URL del servidor (Exchange on-premise) o con los derechos de acceso de la cuenta de servicio.
  En este caso, recomendamos: 
  • Resolver el error de configuración en la parte de Azure
  • Confirmar la configuración haciendo un reintento en un evento
  • Si el evento se ha enviado (ahora aparece como «Success»): reinicie la sincronización por lotes de ausencias desde el área «Configurar».
    
    
• Los eventos son erróneos para ciertos usuarios: compruebe la dirección de correo electrónico de los empleados en Lucca. Es posible que no coincida con la dirección de Office365/Exchange.
  Por lo general, el código de error en los registros (haciendo clic en Detalles del evento con error) es el siguiente.
  
  
• Las cancelaciones de ausencias generan error, con un código de error de este tipo:
  
  Hay dos causas posibles.
  • Puede deberse a que la ausencia fue creada por un ICS proveniente de las notificaciones de Timmi Ausencias, y no por el módulo de sincronización. Esto es normal cuando se hace la sincronización, pero no debería ocurrir después de 2-3 meses.
  • Puede deberse a que el empleado ya ha eliminado la ausencia de la agenda.

Función «Marcar eventos como procesados»

Si los eventos se marcan como procesados, en el futuro ya no intentaremos reiniciar la sincronización de estos eventos, ya sea de forma automática o manual a través de la función «Sincronización por lotes de ausencias».