Distribuir nóminas a través de Pagga Nómina

Antes de empezar

La solución Pagga Nómina te permite en pocos pasos distribuir las nóminas de la empresa en formato digital.

El acceso al módulo depende de un permiso y de su rol.

La distribución se realiza en 3 pasos:

  1. Importación
  2. Análisis (con asociación manual si es necesario)
  3. Distribución

Al final de este artículo, encontrarás los métodos de corrección en caso de error o importaciones múltiples, por período.

Importar nóminas

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  1. Haz clic en Importar nóminas
  2. Selecciona el mes de pago correspondiente
  3. Selecciona el archivo fuente que contiene las nóminas que desea distribuir.

El archivo puede ser un conjunto de archivos PDF individuales o un archivo .zip que contenga todas las nóminas en formato PDF.

Puedes iniciar la importación haciendo clic en el botón Importar

 

Análisis y asociación de nóminas a los trabajadores

Cuando hayas importado el archivo fuente, Pagga Nómina corta el archivo y lo analiza.

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Si Pagga Nómina no logra asociar al 100 % una nómina a un trabajador de tu entorno, podrás realizar un paso intermedio para la asociación manual: 

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(1). En el caso de que no se identifique ningún nombre de trabajador (o varios) en la página, existe una vista previa disponible al hacer clic en el enlace Página n.º X (2). Mientras visualiza la nómina, puede relacionar a mano el trabajador correspondiente utilizando la lista desplegable Atribuir a... (3).

Cuando haya relacionado todas las nóminas, el botón Pasar a la etapa siguiente (4) te permite ir a la etapa de Distribución. 

Distribución

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Antes de realizar la distribución, Pagga Nómina resume y enumera:

  • El número de nóminas que se distribuirán (con la lista de trabajadores correspondientes)
  • El número de nóminas no reconocidas o por imprimir

Al realizar la distribución, se notificará a los trabajadores por correo electrónico de la disponibilidad de su nómina en su espacio de Pagga Nómina (la casilla Notificar por correo electrónico debe estar habilitada).

La última etapa del proceso consiste en descargar las nóminas que quedan por imprimir haciendo clic en el botón Descargar nóminas (1), para repartirlas físicamente a los trabajadores que no estén suscritos al servicio de Pagga Nómina.

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Si tienes trabajadores que están en varios establecimientos, puedes utilizar un periodo personalizado.

 

Bonificación: personaliza la notificación enviada por Pagga Nómina tras la distribución

El correo electrónico de notificación se puede personalizar a través del enlace Ver o editar la plantilla de correo electrónico.

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El mensaje personalizado se insertará en el correo electrónico genérico enviado a los usuarios tras la distribución de las nóminas a través de Pagga Nómina, lo que encontrarás en la siguiente imagen.

Exemple:

Asunto del correo electrónico: Su nómina del período del 01/09/2020 al 30/09/2020 está disponible para descargar.

Cuerpo del correo electrónico

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Su mensaje personalizado se insertará en el área resaltada en amarillo (sin límite en el tamaño del área extensible).

 

Preguntas más frecuentes:

Definir un período personalizado

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Pagga Nómina define por defecto una importación de nóminas por periodo (por mes de pago). 

Sin embargo, es posible que necesite importar otros documentos durante el mismo período o incluso tener una distribución única, diferente de un mes del calendario (modificación y generación de una nueva nómina, por ejemplo).

Para ello, tienes a tu disposición la opción de periodos configurables. 

Se ubica en Distribución > Importar nóminas; seleccionar "Periodo configurable" (1)

Seguidamente:

(2) Configurar la descripción de la distribución y el período de distribución

(3) Importar tus archivos

(4) Importación.

Volver a importar un período ya importado

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Volver a importar un período ya importado sustituirá la última importación realizada. Si hace clic en "seleccionar un archivo" de la importación que desea volver a importar, podrá adjuntar el nuevo archivo correspondiente. 

Si la nueva importación contiene nóminas diferentes de la primera importación, las nóminas ya distribuidas no se eliminarán.
Si vuelve a importar un archivo en un mes actual, no se le facturará. En cambio, si se trata de un mes pasado, le facturaremos la nueva importación.

Eliminar una importación

Puede eliminar la distribución de una nómina directamente en Pagga Nómina haciendo clic en la papelera tal y como se ilustra a continuación.

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La eliminación afectará a todas las nóminas.

 

 

Advertencia: si se elimina una distribución realizada en un mes anterior, esta eliminación se regularizará en tu factura (por ejemplo, una importación realizada el 01/01/2021 y eliminada el 10/05/2021). Sin embargo, si eliminas una distribución realizada durante el mes en curso (por ejemplo, realizada el 01/05/2021 y eliminada el 10/05/2021), no afectará en términos de facturación. El desglose de Pagga Nómina se realiza a final de mes.

 

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