Distribuir las nóminas con Pagga

Antes de empezar

La solución Pagga le permite distribuir todas las nóminas de su empresa en pocos pasos. Sólo los administradores podrán acceder al menú dedicado y seguir los pasos descritos a continuación.

Importar nóminas

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  1. Haga clic en Importar nóminas
  2. Seleccione el mes de pago correspondiente
  3. Seleccione el archivo de origen que contiene las nóminas a distribuir. Puede ser un único archivo pdf o un archivo zip que contenga todas las nóminas en formato pdf.
  4. Inicie la importación haciendo clic en el botón Importar

Definir un período personalizado

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La casilla "Periodo personalizado" permite importar nóminas u otros documentos (como tablas de comisiones o avisos de participación en beneficios) correspondientes a un periodo distinto al mes natural.

Al marcar esta casilla, puede definir un período de pago y un título personalizados. El documento llevará entonces el nombre de la importación en el espacio Pagga personal del empleado.

Si el nombre introducido en la casilla "Título de la importación" es el mismo que el de otra importación (Pagga le dará un mensaje de alerta), los archivos se borrarán y sustituirán a los ya distribuidos. Por ejemplo, si has distribuido archivos a Alice, Bob y Chloe, luego haces una nueva importación con el mismo nombre para Bob, Chloe y Didier, entonces Alice conserva su archivo, Bob y Chloe ya no tienen el primer archivo y tienen el segundo, y finalmente Didier tiene un archivo gracias a la segunda importación.

 

Es importante: Pagga utiliza los números de la seguridad social para identificar los registros, por lo que es necesario que los documentos importados contengan el número de la seguridad nacional para que esto funcione.

Reimportación de un período previamente importado

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A veces es necesario volver a importar un periodo previamente importado. Al hacer clic en "elegir un archivo" de la importación que desea reimportar, puede adjuntar el nuevo archivo correspondiente.

Al reimportar un periodo de pago, las nóminas distribuidas anteriormente se sustituyen por las nóminas de la nueva importación. Sin embargo, si la nueva importación contiene nóminas diferentes a las de la primera importación, las nóminas ya distribuidas no se borran, por supuesto.

Asociar las nóminas a los empleados

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Una vez que haya hecho clic en el botón Importar, se importará el archivo de origen, se dividirá en tantos archivos pdf como páginas tenga y se analizará para asociar cada página con un empleado, basándose en el número de seguridad social introducido en los registros de usuarios de Lucca.

Las páginas en las que ningún número de la seguridad social coincide con el de un colaborador de la instancia de Lucca se sugieren al final de la etapa de análisis para que se asocien manualmente. Si sólo se identifica el nombre de un colaborador en la página, Pagga sugiere este colaborador para la asociación. Sólo tiene que hacer clic en el botón Elija un empleado. A continuación puede asociar manualmente al colaborador correspondiente mediante la lista desplegable Asociar con...

Una vez asociadas todas las nóminas, el botón Proxima etapa permite pasar a la etapa de Distribución.

Distribución

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Se muestra la lista de todos los empleados identificados en la importación y que se han suscrito al servicio de distribución (1). Los empleados que no recibirán sus nóminas en su espacio Pagga están identificados en el apartado "Nómina en papel" (2).

En el momento de la distribución, los empleados afectados pueden ser notificados por correo electrónico de la disponibilidad de su nómina en su espacio Pagga (la casilla Notificar por correo electrónico debe estar activada). Este correo electrónico puede personalizarse mediante el enlace Ver o modificar la plantilla de correo electrónico (3). Su mensaje personalizado se insertará en el correo electrónico genérico que se envía a los usuarios tras la distribución de las nóminas a través de Pagga, que encontrará en la siguiente imagen.

(4) El botón Distribuir nóminas inicia la distribución y el envío de correos electrónicos de notificación si se ha marcado la opción.

Descargar las nóminas "en papel"

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El último paso del proceso consiste en descargar el resto de nóminas a imprimir pulsando el botón Descargar nóminas (1), para distribuirlas físicamente a los empleados que no estén suscritos al servicio Pagga.

 

Plantilla de la notificación de distribución enviada por Pagga

 

Ejemplo para el período de pago de octubre de 2021

Asunto del correo electrónico: Ya puede descargar su nómina correspondiente al periodo comprendido entre el 01/10/2021 y el 31/10/2021.

Cuerpo del correo electrónico:

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Su mensaje personalizado se insertará en la zona amarilla resaltada (no hay límite en el tamaño de la zona ampliable).

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