ℹ️ Puntualizaciones
- Tú, como cliente de Lucca, eres el responsable del tratamiento de los datos personales de los candidatos introducidos en la solución.
- Lucca no es más que el encargado del tratamiento.
Eso significa que almacenamos los datos de los candidatos para ti y que eres el único responsable de las finalidades y bases legales de su tratamiento.
⚖️ El marco legal
El Reglamento General de Protección de Datos, o RGPD, controla el tratamiento de los datos personales en la Unión Europea. Es el marco jurídico sobre el que se basa Lucca Reclutamiento, cuyo objetivo es ayudarte con el tratamiento de los datos de tus candidatos.
💡En Francia, la CNIL especifica los fundamentos que deben respetarse durante el tratamiento de datos personales con fines de contratación en su guía de contratación, la cual te invitamos a consultar.
Utilizar el módulo Gestión de datos personales
Para cada perfil, el módulo Gestión de datos personales permite hacer un seguimiento de la base legal de conservación de los datos, así como de las diferentes fechas (recopilación, información y fecha de vencimiento de conservación de datos).
- Fecha de recopilación: es la fecha en que recopilaste o introdujiste la información del candidato.
- Fecha de información: fecha en que le comunicaste tu política de confidencialidad al candidato.
- Fecha de vencimiento de conservación de los datos: corresponde a un plazo máximo de 2 años a contar desde la fecha de recopilación.
💡 La CNIL especifica las bases legales durante el tratamiento de datos personales en la ficha n.° 4 de su guía de contratación. En particular, las bases legales aplicables en el marco de la constitución de una biblioteca de CV son el consentimiento y el interés legítimo.
El módulo Gestión de datos personales está disponible al pulsar en el escudo que aparece a la derecha del nombre del candidato. Existen 2 casos para completar este módulo:
1️⃣ Candidatos que han solicitado una oferta desde una página de empleo en Lucca Reclutamiento
El caso de los candidatos que hayan postulado desde una página de empleo de Lucca Reclutamiento es el más sencillo: durante la candidatura, el candidato da su consentimiento para que sus datos personales puedan conservarse durante 2 años (*). Todos los campos del módulo de datos personales se cumplimentan automáticamente.
El escudo del módulo de gestión pasará automáticamente a ser de color naranja, y más tarde, rojo, cuando venza la fecha de conservación de los datos. Entonces, te corresponderá a ti eliminar o archivar al candidato.
(*) la duración de 2 años no es configurable por el momento. Puedes indicar la URL de tu política de confidencialidad en la pestaña de configuración general de Lucca Reclutamiento.
2️⃣ Candidatos creados manualmente en Lucca Reclutamiento
Respecto a los candidatos creados manualmente en Lucca Reclutamiento (por ejemplo, mediante importación de CV), solo se conoce la fecha de recopilación de la información personal. De forma predeterminada, la fecha de vencimiento de conservación de los datos se fija en un mes.
En ese caso, el escudo del módulo de gestión de datos personales aparece de color naranja, y te corresponde a ti completar manualmente la información del módulo de gestión de datos personales.
Otras funcionalidades ligadas a los datos personales
Para mayor confidencialidad, podrás redactar notas internas que solo serán visibles para las personas debidamente autorizadas
❓ Preguntas frecuentes
Soy usuario de Lucca Reclutamiento, ¿cómo puedo gestionar una solicitud de ejercicio de derechos?
Si eres usuario de Lucca Reclutamiento, tus candidatos podrán ponerse en contacto contigo para ejercer uno de sus derechos a tenor del marco del RGPD. Lucca Reclutamiento puede ayudarte a responder a estas solicitudes mediante las siguientes funcionalidades:
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Derecho de acceso: los administradores pueden acceder desde la misma página a toda la información almacenada sobre un candidato en la solución y pueden transmitírsela a los candidatos en el formato de su elección. Recuerda que las páginas de perfil se pueden imprimir desde el formato PDF gracias a las funcionalidades nativas de tu navegador (archivo > imprimir)
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Derecho de rectificación: los administradores podrán editar manualmente cualquier campo de la ficha del candidato
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Derecho de supresión: los administradores pueden archivar o eliminar un perfil en cualquier momento
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Derecho de oposición: los administradores podrán eliminar el perfil del candidato en cuestión en cualquier momento
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Derecho a la limitación del tratamiento: los administradores podrán archivar el perfil del candidato en cuestión en cualquier momento
¿Cómo puede ayudarme Lucca Reclutamiento a cumplir con el RGPD?
- Tienes el control de los datos recopilados: eres libre de decidir qué datos deseas recopilar de los candidatos, ningún campo es obligatorio. Por tanto, los datos recopilados dependerán de los datos contenidos en los CV de los candidatos o de los datos que introduzca el usuario directamente en la solución.
- Tienes el control sobre la gestión de accesos: como en todas nuestras soluciones, puedes gestionar fácilmente los derechos de acceso y los poderes que las personas tienen en la solución
- Tienes el control de la información de los candidatos sobre el tratamiento de sus datos: puedes indicar directamente en la solución la URL de tu política de confidencialidad para que aparezca a pie de página en tus ofertas de empleo. Asimismo, tienes el control sobre los textos que te permiten obtener el acuerdo de los candidatos para conservar sus datos y la dirección de correo electrónico de contacto para toda solicitud de ejercicio de derechos.