En Lucca Notas de gastos, la lista de categorías que se muestra para un gasto no se puede configurar, lo cual permite una mejor selección automática de la categoría gracias a los datos del escaneo inteligente (lectura automática del justificante) y del canal bancario en caso de un gasto efectuado con una Tarjeta de gastos.
En cambio, la ausencia de personalización de esta lista puede resultar limitante si deseas diferenciar varias tipologías de gastos dentro de una misma categoría.
Así pues, los campos personalizados te permiten solicitar a los empleados más información sobre un gasto, en función de tus necesidades, para luego usarla en tu proceso de gestión.
Los campos personalizados consisten en una lista desplegable de valores configurados previamente de acuerdo a tus necesidades.
Escoger entre eje analítico y campo personalizado
Estos conceptos son relativamente similares. De hecho, en ambos casos, deberás solicitar a los usuarios que escojan una opción de una lista desplegable de valores.
Los ejes analíticos deben usarse para recopilar ese dato que te permita analizar los gastos de la empresa. Se comparten con otros productos de Lucca, y se mantienen de forma centralizada mediante la rueda dentada (consulta la ficha de ayuda correspondiente).
Los campos personalizados deben usarse únicamente en el marco de los gastos profesionales, y sirven para precisar el contexto de un gasto. Este contexto te permitirá entender mejor las circunstancias relacionadas con un gasto, y también podrás usarlo en tu proceso de gestión, especialmente para la política de gastos.
Añadir un campo personalizado
Para añadir un campo personalizado, dirígete a la sección «Configuración» > «Campos personalizados» y pulsa el botón «Añadir un campo personalizado».
Se mostrará un formulario para que puedas configurar el campo personalizado.
Tendrás la posibilidad de:
- Añadir un nombre al campo personalizado.
- Determinar si es obligatorio o no rellenar el campo para poder declarar el gasto.
- Seleccionar la lista de categorías de gastos en la que quieres que aparezca el campo.
- Añadir una lista de valores posibles para el campo. Estos valores constan de una etiqueta (visible para los empleados) y un código que podrá ser exportado con fines de seguimiento.
A continuación, se te redirigirá a la página siguiente, donde podrás consultar tu lista de campos personalizados.
Gestionar los campos personalizados
Desde la lista de campos personalizados, puedes activar o desactivar un campo en cualquier momento pulsando el botón «...» situado al final de la línea, además de consultar todos los campos desactivados mediante la casilla de verificación «Mostrar los campos desactivados».
Se puede volver a activar un campo personalizado mediante una acción similar.
También se puede editar un campo personalizado pulsando en él. De este modo, accederás a un formulario de edición que te permitirá editar todos los datos que configuraste al crear el campo. Entre otras cosas, así podrás mantener al día la lista de valores disponibles para este campo, de nuevo con la posibilidad de desactivar los valores obsoletos.
Visibilidad del campo en el formulario del gasto
Una vez añadido, el campo aparecerá en el formulario del gasto, bajo la información del mismo.