Esta ficha de ayuda está dirigida a los contables de Lucca Facturas.
Su objetivo es explicar las diferentes etapas que se deben completar para el procesamiento de una factura hasta su contabilización.
Índice
Procesar una factura
Cuando se recibe una factura, Lucca Facturas requiere el control y la verificación de determinados datos separados en 2 secciones:
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Sección 1: los requisitos previos de una factura
Contiene los datos relativos al tipo de documento, el proveedor y el responsable de la compra. -
Sección 2: los detalles de la factura
Contiene información general de la factura, los importes y el desglose por naturaleza y centros de coste.
Sección 1: requisitos previos de una factura
En esta sección, verifica los datos relativos al tipo de documento, el proveedor y el responsable de la compra.
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El tipo de documento se identifica automáticamente mediante OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) cuando se importa el archivo. Puedes editarlo en cualquier momento según sea necesario.
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El proveedor se identifica también mediante OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
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Si el proveedor figura en Lucca Facturas, se identifica automáticamente.
- Si el proveedor se identifica automáticamente, pero no se encuentra en la base de datos, puedes crearlo haciendo clic en el botón «Crear un nuevo proveedor».
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El responsable de la compra: puedes indicar de forma manual el comprador responsable de esta factura desde la lista de los empleados de tu empresa.
Una factura puede procesarse de dos maneras diferentes:
Procesar una factura con una solicitud de compra
Si puedes recurrir a solicitudes de compromiso de gasto, vincular una factura a una solicitud de compra permite garantizar que el importe facturado coincida con el importe asignado.
Lucca Facturas propone la mejor compra a la cual vincular la factura: sugiere automáticamente la compra que más se aproxima. Si la compra propuesta se corresponde con la factura, puedes relacionarla.
En caso de que una factura esté vinculada a una solicitud de compra, todos los elementos mencionados en la sección: Requisitos previos de la factura se cumplimentarán automáticamente.
- Si no se propone ninguna compra o si la compra propuesta no se corresponde con la factura, puedes acceder a la lista de las compras rechazando la asociación y haciendo clic en «Buscar».
- Si no se ha realizado ninguna compra previamente, puedes crear una compra con el botón «Crear una compra». La factura se vinculará automáticamente y algunos elementos se cumplimentarán automáticamente gracias a los datos de la factura.
Procesar una factura sin solicitud de compra
Si no utilizas el módulo de solicitudes de compra, puedes simplemente procesar la factura sin vincularla a una compra existente. Para ello, los elementos mencionados en la sección: Requisitos previos de la factura se deberán introducir de forma manual.
En esta ficha de ayuda te vamos a presentar las diferencias que se deben tener en cuenta en las dos formas posibles de procesamiento.
Los detalles de la factura
En esta sección puedes controlar todos los datos de la factura leídos automáticamente. Si deseas controlar los datos o editarlos, pulsa el botón «Editar».
Información general de la factura:
En esta recuadro puedes comprobar el número de documento, la fecha del documento, así como información sobre el establecimiento, la naturaleza y el centro de coste.
Además, puedes añadir una etiqueta de seguimiento contable que te permitirá recuperar los datos introducidos en este campo directamente en la contabilidad, si la exportación está configurada para utilizar estos datos.
Importes y divisas:
Cuando se recibe una factura, el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) identifica: la divisa, el importe sin IVA, el tipo y el importe del IVA. Puedes editar estos datos en cualquier momento según sea necesario.
Importante: si suprimes todos los tipos de IVA, la totalidad del importe sin IVA se considerará no imponible.
Asignaciones analíticas:
En esta sección se exponen los ejes analíticos configurados en Lucca Facturas.
- Si la factura que se debe procesar está vinculada a una compra existente, los ejes analíticos se recuperan de la compra vinculada y pueden actualizarse.
- Si la factura se procesa sin compra, puedes introducir directamente los ejes analíticos en los campos correspondientes.
Para obtener más detalles sobre la forma de añadir y transmitir facturas, puedes consultar este artículo.
Desglose de la factura:
Se propone un desglose predeterminado sobre la base de la naturaleza y del centro de coste identificado. En el procesamiento de una factura, se accede a este módulo con el botón «Editar». Permite dividir una factura en varias líneas.
Para cada línea, puedes definir su naturaleza y un desglose analítico. Para obtener más información sobre el desglose, consultar este artículo.
Información del pago:
Para cada factura, puedes definir el medio de pago previsto por cada proveedor. Esta información se identificará y se cumplimentará automáticamente mediante el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Lucca Facturas propone los medios de pago siguientes:
- Transferencia
- Domiciliación
- Cheque
- Tarjeta física
- Tarjeta de un solo uso (si se utiliza Lucca Payment).
Las facturas duplicadas
Lucca Facturas te avisa cuando una factura está duplicada
Cuando se importa una factura, una alerta automática te avisa de la presencia de posibles duplicados. Esto garantiza que ninguna factura se abone dos veces y optimiza el tratamiento de estas anomalías.
La detección de duplicados se basa:
- En primer lugar, en el archivo importado, es decir, en el propio documento, su formato.
- En segundo lugar, Lucca Facturas se basa en los datos del documento importado: el número y la fecha de la factura, el importe y los datos del proveedor.
Contabilizar una factura
Una vez realizadas las operaciones de control, puedes contabilizar la factura haciendo clic en el botón «Contabilizar». Este botón no está operativo si faltan campos o si se han identificado errores.
Todas las facturas contabilizadas se encuentran en el módulo «Todas las facturas».
Rechazar una factura
Puedes rechazar una factura en cualquier momento si está incompleta o contiene errores.
Para ello, basta con hacer clic en el icono de la «papelera» en la parte superior del procesamiento de la factura y, a continuación, seleccionar el motivo del rechazo.