Antes de empezar
La funcionalidad de firma masiva te permite enviar un documento para su firma a varios de tus empleados.
El documento enviado para su firma puede ser igual para todos. Pero también puede personalizarse previamente para cada empleado con nuestro módulo de generación de documentos.
Principios generales
La firma masiva de un documento consta de varias etapas:
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Selección del documento
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Seleccionar el o los empleados que firmarán el documento
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Selección del idioma del correo electrónico
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Selección del nombre de la solicitud
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Envío de solicitudes de firma
Requisitos previos
Para enviar un documento para su firma por uno o varios empleados, se debe cumplir este requisito previo:
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Acceso a la entrada «Firma electrónica». Esta entrada está vinculada al permiso «Enviar una solicitud de firma a».
¿Cómo hago para que varios empleados firmen en masa?
El documento es exactamente igual para todos los empleados
Si quieres enviar un documento que no esté personalizado con los datos del empleado, ve a la entrada «Firma electrónica» y pulsa el botón «Solicitar firma masiva».
Selección del documento
En tu ordenador, importa el documento que quieres enviar para su firma.
Selección de los empleados correspondientes
Selecciona los empleados a los que corresponde el documento importado previamente. Los filtros permiten hacer una búsqueda avanzada.
Por ejemplo: me gustaría enviar el mismo documento para su firma a Julie Bateau y a Augustin Bouvet. Julie Bateau será la única firmante de su documento, y Augustin Bouvet será el único firmante de su documento.
Ya estamos trabajando en añadir a más firmantes y aprobadores.
El documento se personaliza para cada empleado
Si quieres enviar un documento personalizado con los datos del empleado, primero debes generarlo en el módulo de generación de documentos. Para obtener más información, puedes consultar esta ficha de ayuda.
Si pasas el ratón sobre una línea del cuadro de seguimiento de la generación de documentos, puedes enviar los documentos generados para su firma. Esto redirige al módulo de firma electrónica.
Los documentos se importan automáticamente en el módulo, así como los empleados afectados. Los empleados para los que se ha generado un documento serán los firmantes del mismo.
Guardado automático del documento firmado
Tras seleccionar los empleados correspondientes, automáticamente se puede guardar el documento firmado en un dato del expediente de Portal RR. HH.
Marca la casilla «Adjuntar el documento a su expediente de Portal RR. HH. después de firmarse» y selecciona un tipo de archivo.
Envío de las solicitudes
Tras seleccionar el idioma de los correos electrónicos que se quieren enviar y el nombre de la solicitud de firma, si existe, se pueden enviar las solicitudes. Según el número de solicitudes que se envíen, los correos electrónicos pueden tardar unos minutos en llegar a las bandejas de entrada de los empleados.