Las funcionalidades de generación masiva de documentos y firma masiva actualmente están en fase beta. Si quieres probarlas, ponte en contacto con el servicio de soporte de Lucca.

Antes de empezar

La funcionalidad de firma masiva te permite enviar un documento para su firma a varios de tus empleados.

El documento enviado para su firma puede ser igual para todos. Pero también puede personalizarse previamente para cada empleado con nuestro módulo de generación de documentos.

Principios generales

La firma masiva de un documento consta de varias etapas:

  • Selección del documento

  • Seleccionar el o los empleados que firmarán el documento

  • Selección del idioma del correo electrónico

  • Selección del nombre de la solicitud

  • Envío de solicitudes de firma

Requisitos previos

Para enviar un documento para su firma por uno o varios empleados, se debe cumplir este requisito previo:

  • Acceso a la entrada «Firma electrónica». Esta entrada está vinculada al permiso «Enviar una solicitud de firma a».

¿Cómo hago para que varios empleados firmen en masa?

Ir a la entrada «Generación de documentos» y pulsar el botón «Generar un documento».

El documento es exactamente igual para todos los empleados

Si quieres enviar un documento que no esté personalizado con los datos del empleado, ve a la entrada «Firma electrónica» y pulsa el botón «Solicitar firma masiva».

Selección del documento

En tu ordenador, importa el documento que quieres enviar para su firma.

En esta versión beta, solo se puede enviar un único documento para su firma.

Selección de los empleados correspondientes

Selecciona los empleados a los que corresponde el documento importado previamente. Los filtros permiten hacer una búsqueda avanzada.

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En esta versión beta, la solicitud de firma solo puede tener un único firmante: debe ser obligatoriamente el empleado al que corresponde el documento.

Por ejemplo: me gustaría enviar el mismo documento para su firma a Julie Bateau y a Augustin Bouvet. Julie Bateau será la única firmante de su documento, y Augustin Bouvet será el único firmante de su documento.

Ya estamos trabajando en añadir a más firmantes y aprobadores.

El documento se personaliza para cada empleado

Si quieres enviar un documento personalizado con los datos del empleado, primero debes generarlo en el módulo de generación de documentos. Para obtener más información, puedes consultar esta ficha de ayuda.

Si pasas el ratón sobre una línea del cuadro de seguimiento de la generación de documentos, puedes enviar los documentos generados para su firma. Esto redirige al módulo de firma electrónica.

Los documentos se importan automáticamente en el módulo, así como los empleados afectados. Los empleados para los que se ha generado un documento serán los firmantes del mismo.

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Guardado automático del documento firmado

Tras seleccionar los empleados correspondientes, automáticamente se puede guardar el documento firmado en un dato del expediente de Portal RR. HH.

Marca la casilla «Adjuntar el documento a su expediente de Portal RR. HH. después de firmarse» y selecciona un tipo de archivo.

Envío de las solicitudes

Tras seleccionar el idioma de los correos electrónicos que se quieren enviar y el nombre de la solicitud de firma, si existe, se pueden enviar las solicitudes. Según el número de solicitudes que se envíen, los correos electrónicos pueden tardar unos minutos en llegar a las bandejas de entrada de los empleados.

En el caso de las firmas masivas, hemos desactivado deliberadamente los correos electrónicos que los solicitantes suelen recibir cuando se finaliza o se rechaza una solicitud. Esto evita que se sobrecargue tu bandeja de entrada.

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