Antes de empezar
La funcionalidad de generación de documentos permite generar documentos rellenados automáticamente con los datos de los expedientes de Portal RR. HH. de los empleados.
De esta manera, se puede generar cualquier tipo de documento, como contratos de trabajo, otras cláusulas, certificados de viaje, etc.
Principios generales
La generación de un documento consta de varias etapas:
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La selección del modelo de documento
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La selección del o de los empleados para los que se quiere generar un documento
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El análisis y la confirmación de los datos del expediente de Portal RR. HH. de los empleados seleccionados
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Comprobación de los documentos previamente cumplimentados
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El envío para firmar
Requisitos previos
Para generar un documento para uno o varios empleados, deben cumplirse los siguientes requisitos previos:
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Tener acceso a la entrada «Generación de documentos». Esta entrada está vinculada al permiso «Generar documentos y gestionar los modelos»
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Solo se puede generar un documento si se tiene derecho a ver y editar todos los datos indicados en el modelo. A modo de ejemplo, si el modelo hace referencia a la fecha de inicio de contrato del empleado, pero no dispones del permiso para consultar o editar esta fecha en su expediente de RR. HH., no podrás generar o previsualizar el documento
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Los datos presentes en el documento deben haber sido indicados previamente en el expediente de RR. HH., pero se puede forzar el envío del documento si no se diera el caso
¿Cómo se genera un documento para un empleado?
Selección del modelo
Entre todos los modelos incluidos en tu biblioteca de modelos, selecciona la plantilla de documento que quieres generar. Seguidamente, se muestra una vista previa del modelo para comprobar que es el correcto.
Selección de la población
Selecciona el empleado o los empleados para los que se quiere generar el modelo de documento seleccionado. Los filtros permiten hacer una búsqueda avanzada.
Análisis y comprobación del documento
El módulo comprueba si los datos incluidos en el modelo de documento se han cumplimentado correctamente en los expedientes de Portal RR. HH. de los empleados seleccionados.
Para cumplimentar los datos que faltan, la interfaz muestra los empleados y los datos correspondientes.
Una vez cumplimentados, pulsar el botón «Actualizar» para restablecer la lista de datos que faltan.
Si se han cumplimentado todos los datos, se puede ir a la siguiente etapa.
Vista previa de los documentos cumplimentados
Antes de generar los documentos, se puede comprobar que se han introducido los datos de los empleados correctamente.
Se puede acceder a la vista previa de cada documento a través del menú desplegable.
Generación de documentos
Al pulsar el botón para generar los documentos, aparecerá una pantalla de carga. Según el número de documentos que se generen, el tiempo de generación puede ser de unos segundos a varios minutos. Cuando se hayan generado los documentos, puedes enviarlos para su firma o volver al cuadro de seguimiento.
Descarga de archivos
Si se hace clic sobre una línea del cuadro de seguimiento de la generación de documentos, se abre una ventana con los empleados correspondientes de esta generación de documentos y el documento asociado a ellos. Se pueden descargar todos los documentos generados.
Mientras esperamos esta implementación, existe un atajo: genera un modelo de documento vinculado a un dato del expediente de RR. HH. A continuación, realiza un informe sobre el dato en cuestión para obtener todos los documentos en un archivo ZIP.
Envío para firmar
Al pasar por encima de una generación de documentos en el cuadro de seguimiento, puedes pulsar el botón «Enviar para su firma». De este modo, se importarán automáticamente los documentos generados en el módulo de firma, listos para el envío.
Para obtener más información, puedes consultar esta ficha de ayuda.
Guardar los documentos generados automáticamente
Cuando se generan, se puede adjuntar un modelo de documento a un dato del expediente de Portal RR. HH. de tipo archivo. Con esta configuración, cuando se genera un documento, se guarda automáticamente en el expediente de Portal RR. HH. de los empleados para los que se han generado documentos.