Las funcionalidades de generación masiva de documentos y firma masiva actualmente están en fase beta. Si quieres probarlas, ponte en contacto con el servicio de soporte de Lucca.

Antes de empezar

La funcionalidad de generación de documentos permite generar documentos rellenados automáticamente con los datos de los expedientes de Portal RR. HH. de los empleados.

De esta manera, se puede generar cualquier tipo de documento, como contratos de trabajo, otras cláusulas, certificados de viaje, etc.

Principios generales

La generación de un documento consta de varias etapas:

  • La selección del modelo de documento

  • La selección del o de los empleados para los que se quiere generar un documento

  • El análisis y la confirmación de los datos del expediente de Portal RR. HH. de los empleados seleccionados

  • Comprobación de los documentos previamente cumplimentados

  • El envío para firmar

Para generar cualquier documento, primero se deben crear modelos de documentos.

Requisitos previos

Para generar un documento para uno o varios empleados, deben cumplirse los siguientes requisitos previos:

  • Tener acceso a la entrada «Generación de documentos». Esta entrada está vinculada al permiso «Generar documentos y gestionar modelos».

  • Solo se puede generar un documento si se tiene derecho a ver y editar todos los datos indicados en el modelo. Por ejemplo, si el modelo hace referencia a la fecha de inicio del contrato del empleado, pero no tienes derecho a ver o editar esta fecha en el expediente de Portal RR. HH. del empleado, no podrás previsualizar ni generar el documento.

  • Los datos incluidos en el documento primero deben introducirse en el expediente de Portal RR. HH., pero se puede forzar el envío del documento si no es así.

¿Cómo se genera un documento para un empleado?

Ir a la entrada «Generación de documentos» y pulsar el botón «Generar un documento».

Selección del modelo

Entre todos los modelos incluidos en tu biblioteca de modelos, selecciona la plantilla de documento que quieres generar. Seguidamente, se muestra una vista previa del modelo para comprobar que es el correcto.

Selección de la población

Selecciona el empleado o los empleados para los que se quiere generar el modelo de documento seleccionado. Los filtros permiten hacer una búsqueda avanzada.

Análisis y comprobación del documento

El módulo comprueba si los datos incluidos en el modelo de documento se han cumplimentado correctamente en los expedientes de Portal RR. HH. de los empleados seleccionados.

Para cumplimentar los datos que faltan, la interfaz muestra los empleados y los datos correspondientes.

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Una vez cumplimentados, pulsar el botón «Actualizar» para restablecer la lista de datos que faltan.

Si se han cumplimentado todos los datos, se puede ir a la siguiente etapa.

Vista previa de los documentos cumplimentados

Antes de generar los documentos, se puede comprobar que se han introducido los datos de los empleados correctamente.

Se puede acceder a la vista previa de cada documento a través del menú desplegable.

Generación de documentos

Tras pulsar el botón para generar los documentos, se redirige al cuadro de seguimiento de generación de documentos. Aparece una línea y se generan los documentos. Según el número de documentos que se generen, el tiempo de generación puede ser de unos segundos a varios minutos.

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En esta versión beta, se avisa cuando los documentos se han generado. Refrescar la página web unas cuantas veces hasta ver el distintivo verde «Generado» en la columna «Estado». Esto significa que los documentos ya se han generado y se pueden descargar y enviar para su firma.

Descarga de archivos

Si se hace clic sobre una línea del cuadro de seguimiento de la generación de documentos, se abre una ventana con los empleados correspondientes de esta generación de documentos y el documento asociado a ellos. Se pueden descargar todos los documentos generados.

En esta versión beta, solo se pueden descargar documentos de uno en uno. Estamos trabajando para poder descargar todos los archivos con un solo clic.

Mientras tanto, si tienes que descargar todos los archivos, hay una solución: genera un modelo de documento adjunto a un dato del expediente de Portal RR. HH. y, seguidamente, haz un informe sobre el dato en cuestión para recuperar todos los documentos en un archivo ZIP.

Envío para firmar

Se puede adjuntar un modelo de documento a un dato del expediente de Portal RR. HH. de tipo archivo. Esta configuración significa que cuando se genera un documento, se guarda automáticamente en el expediente de Portal RR. HH. del empleado para el que se ha generado el documento.

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Para obtener más información, puedes consultar esta ficha de ayuda.

Guardar los documentos generados automáticamente

Cuando se generan, se puede adjuntar un modelo de documento a un dato del expediente de Portal RR. HH. de tipo archivo. Con esta configuración, cuando se genera un documento, se guarda automáticamente en el expediente de Portal RR. HH. de los empleados para los que se han generado documentos.

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