Descripción
El conector de Google Workspace permite sincronizar a los usuarios creados o editados en Lucca con el anuario (Directory) de Google Workspace.
Solución pertinente: Ficha de usuario
Tipo de integración: API
Sentido de la integración: Lucca → Google Workspace
Frecuencia de la integración: Cada vez que se crea o edita un empleado (incluidas las salidas)
Implementación de la integración: Autoservicio
Datos sincronizados
En el momento de la creación o la edición de un empleado
En caso de creación o de edición de un empleado, se envían los datos siguientes al anuario de Google Workspace:
- Apellidos
- Nombre
- Correo electrónico profesional
Atención: el correo electrónico profesional indicado en Lucca debe indicarse obligatoriamente con el (o los) nombre(s) de dominio previsto(s) por Google Workspace.
Se puede utilizar la herramienta de generación automática de direcciones de correo electrónico profesionales en Lucca para facilitar la tarea.
En el momento de la salida de un empleado
Cuando se indica una fecha de finalización del contrato de un empleado en Lucca sin que se le renueve con un nuevo contrato, el empleado se elimina a las 00:00 D+1 (huso horario de París) de su fecha de finalización del contrato en Google. Por ejemplo, si el contrato de un empleado finaliza el 19/10/2023 en Lucca, su cuenta se eliminará el 20/10/2023 a las 00:00 UTC+02:00.
Si prefieres desactivar la cuenta del empleado («suspender»), también lo puedes hacer. Hay un parámetro disponible en la configuración del conector de Google Workspace. Al desactivar este parámetro de eliminación, que es la opción predeterminada, el usuario se desactivará en la fecha de finalización del contrato de Lucca, si al finalizar dicho contrato no se le renueva con un nuevo contrato.
Instalación
1. Google Workspace: Recuperar la ID del cliente (o número de cliente) de tu entorno
Conéctate a tu entorno de Google Workspace, como Superadministrador, para obtener tu ID de cliente.
Menú
Cuenta
Configuración de la cuenta
Perfil. (Menu
Account
Account settings
Profile.)
2. Lucca: Instalar el conector
Requisitos previos: tener derechos de acceso al módulo de integración (rueda dentada -> Otra configuración -> Integraciones). Si no tienes acceso a este módulo, deberás recurrir al administrador de las funciones de tu empresa (en cual podrá ir a la administración de las funciones para darte acceso al módulo) o al servicio de soporte de Lucca.
2.1 Añadir el conector
Desde el módulo de configuración de los conectores, pulsa en «Añadir un conector» y selecciona «Google Workspace».
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2.2 Añadir una configuración
Una configuración corresponde a un conjunto de reglas para una lista determinada de establecimientos. Esto te permitirá, por ejemplo:
- Excluir uno o varios establecimientos que no pretenden sincronizarse
- Disponer de varias configuraciones diferentes si tienes varios entornos de Google distintos en función de los establecimientos.
Pulsa en «Añadir una configuración» y sigue las etapas de instalación.
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2.3 Configuración general
En esta primera etapa puedes especificar:
- El nombre de la configuración
- La lista de establecimientos relevantes
- La ID de cliente (número de cliente) de tu entorno de Google Workspace (ver punto 1, «Recuperar la ID de cliente de tu entorno»)
- Las direcciones de correo electrónico que se utilizarán para las notificaciones relacionadas con el conector
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2.4 Autorizaciones
Para esta etapa, pulsa en «Autorizar». Se te redirigirá a tu entorno de Google. Deberás conectarte con tu cuenta de Administrador de Google.
Desde este espacio de Google :
Si no has añadido el conector de Google Calendar con Lucca:
- pulsa en Añadir (o Add new) e indica los datos siguientes:
- ID de cliente: 117250607868947123654
- Habilitación OAuth : https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user
Si ya has añadido el conector de Google Calendar con Lucca:
- Identifica el proyecto que tiene la ID «117250607868947123654»
- Pulsa en Editar (o Edit)
- Añade la habilitación OAuth: https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user
Pulsa en Autorizar.
Una vez completada la configuración de esta delegación en Google, puedes volver a Lucca, marcar la casilla «He completado todas las etapas descritas más arriba o en la ficha de ayuda» y pulsar en Continuar.
2.5 Activación
Esta última etapa valida la configuración del conector. Desde este momento puedes activarlo haciendo clic en «Activar el conector», o bien puedes decidir activarlo posteriormente.
Una vez completadas estas etapas, el conector es funcional.
3. Lucca: constatar los flujos
El módulo de integración integra una página de registros. Esta página permitirá constatar el conjunto de los eventos sincronizados.
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Notificaciones por correo electrónico
Rueda dentada > Otra configuración > Integraciones > Google Workspace Directory
Desde la interfaz de ajustes de una configuración se pueden indicar las direcciones de correo electrónico en las que se recibirán las notificaciones cuando el conector active determinados eventos:
- Cuando se crea un empleado
- Cuando el conector no consigue crear un empleado
- Cuando se elimina/desactiva un empleado que se ha ido
- Cuando el conector no consigue eliminar/desactivar a un empleado que se ha ido
Límites
Sincronización de los grupos
El conector no permite gestionar la sincronización de los grupos de Google.